3.1 FAQ

Dans ce menu, vous trouverez une liste des questions les plus fréquemment posées au support Actes budgétaires par les utilisateurs. Nous y apportons des éléments de réponse détaillés. Veuillez en prendre connaissance avant de saisir le support. Si toutefois cela ne répondait pas à vos interrogations, vous pouvez créer un signalement auprès du support TotEM via le menu « Saisir le support ».

Table des matières

► Dématérialisation

 

► Installation Totem.

 

► Visualisation

 

► Rematérialisation

 

► Contrôles TotEM

 

► Validation d’un document budgétaire

 

► Scellement d’un document budgétaire

 

► Messages d’erreur

 

► Questions métier

 

► Autres questions

 

► Dématérialisation

Il est possible de dématérialiser les budgets disponibles en version dématérialisée et de transmettre les autres budgets (relevant de la nomenclature M. 22 par exemple) à la préfecture par d’autres biais (via ACTES ou en version papier).
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La dématérialisation au format XML des documents budgétaires ne porte que sur les présentations normées, constituant les maquettes réglementaires appartenant aux instructions budgétaires et comptables. Ainsi, toute autre présentation non normée telle que le bilan des acquisitions ou les comptes certifiés des associations n’est pas concernée par la démarche de dématérialisation proposée avec TotEM et Actes budgétaires. Toutefois, ces éléments doivent être transmis au représentant de l’Etat : ils sont télétransmis au format PDF dans le même temps que le document budgétaire, si possible dans la même enveloppe de télétransmission. La préfecture aura accès à ces documents via l’application dédiée au contrôle de légalité (ACTES).
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La première année de raccordement, il est possible d’intégrer la démarche de dématérialisation des documents budgétaires à partir de n'importe quelle étape budgétaire de l'exercice : il est donc envisageable de commencer par dématérialiser une décision modificative ou un budget supplémentaire. Le ralliement à Actes budgétaires doit néanmoins toujours être précédé de la signature d’une convention auprès de la préfecture (ou signature d’un avenant à la convention Actes).
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► Installation Totem

Non. Les dernières versions de maquettes utilisées sont téléchargées automatiquement à chaque ouverture de TotEM. Ces maquettes sont stockées :

  • Sur le serveur de la collectivité en mode client/serveur ;
  • Sur le poste de l’utilisateur en mode monoposte.

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► Visualisation

Dans une décision modificative, tous les états sont facultatifs car tous ne font pas l’objet d’une modification en cours d’année. Pour ajouter un état de la partie budgétaire au document, il est nécessaire de spécifier dans le sommaire quels états des parties I, II, III et IV doivent être produits. Cependant, dès lors qu’une ligne budgétaire relative aux parties I, II ou III fait l’objet d’une modification, il est nécessaire d’ajouter à votre document l’ensemble des parties I, II et III.

Pour connaître les modalités d’utilisation du Sommaire, veuillez-vous référer au guide d’utilisation disponible à partir du menu « Utiliser TotEM » : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/22-utiliser-totem
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Le contrôle des données dans TotEM remonte probablement des erreurs d’imputation : TotEM attend un respect strict du plan de comptes réglementaire et des règles contenues dans l’instruction budgétaire et comptable. Si le progiciel autorise certains écarts vis-à-vis de la norme, TotEM informe de leur non-respect lors du contrôle des données et de la visualisation du flux. Les montants mal imputés ne sont pas pris en compte dans les totalisations. Pour obtenir un budget équilibré dans TotEM, les imputations doivent donc être corrigées dans le progiciel pour ensuite réimporter un flux conforme à la norme.

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question concernant la visualisation des budgets dans TotEM ? Accédez au formulaire de contact pour soumettre votre question à l’équipe projet.
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► Rematérialisation

Le problème que vous rencontrez est le suivant : l’ensemble des lignes est complété, sauf la dernier ligne (« TOTAL ») qui reste à zéro comme dans l’exemple suivant ;

La ligne « TOTAL » ne fait pas automatiquement la totalisation des autres lignes de l’annexe, c’est une ligne à compléter manuellement.

Si vous souhaitez le faire dans TotEM, il faut renseigner le champ « Indicateur type de contribution directe » avec « 99 – Total ».

 


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Il n’est pas possible de personnaliser l’édition des états dans TotEM. Leur présentation est celle prévue par les maquettes réglementaires, il est donc impossible de les alléger ou de les compléter. De la même façon, les notes de bas de page figurant à la suite des tableaux ne sont pas modifiables.

Si vous souhaitez modifier les éléments de la page de garde, vous devez vous rapprocher de votre éditeur pour savoir si votre progiciel financier permet de générer les données de la page de garde.

Depuis TotEM, certaines données sont néanmoins accessibles et modifiables.

  • lors de la création d’un nouveau document budgétaire
  • ou en double-cliquant sur la ligne du document budgétaire depuis la liste des flux non scellés de la fenêtre principale, à partir de la fenêtre suivante :

Dans les deux cas présentés ci-dessus, vous accédez à la fenêtre vous permettant de renseigner ou mettre à jour les informations générales comme le nom de la collectivité, le titre du budget, la nature de la décision… :


 

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Afin que les états soient visibles dans le document rematérialisé, il est nécessaire de procéder comme suit:

  • Editez le flux à partir du bouton.

  •  Cliquez sur « Sommaire » dans les menus à gauche de la fenêtre qui s’ouvre.

  • Cliquez sur « Cocher » de « Tous les états de la liste ».

  • Puis enregistrer en cliquant sur l’icône .

  • Visualiser le document.

Suite à cela, les états devraient s'afficher, de même que le chiffre près du sommaire devrait évoluer à la hausse.
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Certaines chaînes de caractères (libellés) contenues dans votre flux sont trop longues pour permettre une visualisation complète du tableau. Il convient, dans un premier temps, de raccourcir les libellés les plus longs qui ne seraient pas justifiés. Dans un second temps, un moyen de contournement peut être envisagé.


A partir de TotEM et du bloc annexe concerné :

  • Cliquez sur « Exporter les données vers un tableur ».

  • Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur.

  • Identifiez les libellés à l’origine de cette anomalie de visualisation. A partir de celui-ci, modifiez les cellules contenant,  par exemple, "MOYEURIBOR12M" en "MOY EURIBOR12M" (c'est-à-dire en intercalant un espace entre le Y et le E). De cette manière, les libellés les plus longs ne seront plus inscrits sur une seule ligne mais iront automatiquement à la ligne. Le tableau se réorganisera alors pour permettre la visualisation de l’ensemble des colonnes. Il convient de renouveler cette manipulation sur toutes les chaînes de caractères qui pourraient sembler trop longues.

  • Enregistrez ce nouveau fichier puis retourner sur TotEM dans le bloc annexe concerné.
  • Cliquez sur « Importer des données ».

  • Cliquez sur le bouton   et sélectionnez le fichier que vous avez modifié.

  • Sélectionnez la méthode d’import « Annule et remplace » et cliquez sur « Ok ».

  • Veillez à bien "Enregistrer" votre annexe modifiée en cliquant sur .

  • Vous pourrez alors lancer à nouveau la visualisation.  

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Le contrôle des données dans TotEM remonte probablement des erreurs d’imputation : TotEM attend un respect strict du plan de comptes réglementaire et des règles contenues dans l’instruction budgétaire et comptable. Si le progiciel autorise certains écarts vis-à-vis de la norme, TotEM informe de leur non-respect lors du contrôle des données et de la visualisation du flux. Les montants mal imputés ne sont pas pris en compte dans les totalisations.

Généralement, le flux de données de votre document budgétaire comporte des lignes budgétaires imputées sur des articles non-réglementaires car n'existant pas dans le plan de compte ou n’étant pas au niveau le plus fin de la nomenclature. Les imputations doivent donc être corrigées dans le progiciel de la collectivité pour ensuite réimporter un flux conforme à la norme dans TotEM.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux contrôles effectués par TotEM dans le menu « Contrôler un flux » sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/24-controler-flux.

Vous trouverez l’ensemble des plans de compte sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/instructions-budgetaires-et-comptables
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Oui, il s’agit d’une évolution des maquettes dématérialisées mise en place en 2015. Il ne s’agit donc pas d’une anomalie de TotEM. Cette évolution des maquettes concerne l’état IV-A1 des nomenclatures M14-nature/M52-fonction/M52-nature et l’état IV-A2 de la nomenclature M52-fonction.
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Les montants qui doivent être affichés sur la présentation croisée par nature de la M14 en vote par fonction sont les dépenses et les recettes de l’exercice comme indiqué dans les intitulés de l’état. C'est-à-dire les propositions nouvelles sans les reports.
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La maquette règlementaire ne fait apparaitre uniquement les entrées et sorties relatives à la variation du patrimoine du CGCT et celles du code de l'urbanisme.
Seuls les « Codes type variation du patrimoine » 01 pour le CGCT et 02 pour l'urbanisme peuvent être visualisés dans le document budgétaire.

Par conséquent, si vous souhaitez que les informations inscrites dans l'annexe apparaissent lors de la visualisation du document budgétaire, nous vous invitons à renseigner le « Code type variation du patrimoine » en 01 ou 02.

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► Contrôles TotEM

Le flux de données de votre document budgétaire comporte des lignes budgétaires imputées sur des articles non-réglementaires car n'existant pas dans le plan de compte ou n’étant pas au niveau le plus fin de la nomenclature.

Pour être correctement rematérialisées via TotEM, toutes les lignes budgétaires du document doivent être conformes au plan de compte.

Vous devez donc corriger ces imputations dans votre progiciel financier et importer à nouveau les données dans TotEM afin que les montants associés à ces lignes budgétaires soient pris en compte dans le document.
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Un flux qui contient des erreurs d'imputation budgétaire remontées dans le rapport d’analyse peut être scellé et transmis à la préfecture en l’état (la préfecture bénéficiera du même rapport d’analyse sur le flux). Cependant les montants en erreur n'apparaîtront ni dans le document budgétaire, ni dans les totaux. Ceux-ci risquent donc d’être déséquilibrés.

Vous trouverez l’ensemble des informations relatives aux contrôles effectués par TotEM dans le menu « Contrôler un flux » consultables sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/24-controler-flux .
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L'anomalie apparait lorsque le flux ne correspond pas à la règle suivante:
Pour toutes les lignes budgétaires, s'il existe une balise <CaracSup Code="TypOpe" V="1">, il est nécessaire que la balise <Operation> soit présente et que sa valeur soit un nombre (10 chiffres max).Dans la plupart des cas, le flux concerné par cette anomalie comporte un nombre de balises  <CaracSup Code="TypOpe" V="1"> différent du nombre de balises  <Operation>.

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La variation du pourcentage provient d'un calcul automatique permettant l'arrondi des décimales ; cette différence ne peut pas être corrigée.

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► Validation d’un document budgétaire

Il est possible d’annuler l’étape de validation d’un flux sur TotEM. Pour cela, il convient de se rendre sur l’écran d’enrichissement du flux disponible à partir de l’écran principal en cliquant sur l’icône du flux concerné.

Une fois sur l’écran d’enrichissement du flux, plusieurs menus sont présents et notamment un menu « Visualisation ». Sélectionnez le sous-menu «  Valider et sceller le flux », puis cliquez sur « Annuler validation en cours ».
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► Scellement d’un document budgétaire

Il est impossible d’annuler le scellement d’un flux ou de le modifier une fois scellé. Il est cependant possible de le dupliquer : la duplication permet d’obtenir exactement le même flux en version non scellée ; des modifications seront ainsi possibles.

Pour dupliquer un  flux, il faut cliquer sur l’icône   présente dans la deuxième colonne de la fenêtre principale de TotEM.

Le flux sera alors automatiquement dupliqué et sa duplication apparaîtra dans la liste des flux non scellés. Attention : un flux ne peut être dupliqué que si le flux d’origine est scellé.
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Les utilisateurs avancés peuvent effectuer la vérification décrite dans cette réponse avant de charger leur flux budgétaire sur la plateforme de transmission.

L’écran d’accueil de l’application TotEM indique si un flux budgétaire a été scellé ou non. En revanche, TotEM n’est pas en mesure d’indiquer si le fichier scellé a été sauvegardé, et si c’est bien ce fichier qui a été chargé sur la plateforme de transmission. La manipulation suivante est à réaliser sur le flux XML budgétaire à charger sur la plateforme de transmission.

Ouvrir le fichier XML sauvegardé dans un navigateur internet ou dans un éditeur de code source (comme Notepad++).

Vérifier que les lignes mentionnant les versions de l’outil et indiquant le scellement sont bien présentes.

Si ces lignes sont absentes du flux à charger sur la plateforme de transmission, il convient de récupérer à nouveau le fichier scellé à partir de TotEM voire, en cas de problème persistant, de procéder à un nouveau scellement du flux.
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Une anomalie a dû se produire lors de la procédure de scellement du flux.

Nous vous invitons à renouveler le scellement et à vérifier la présence de la balise de scellement directement dans le flux.

Pour renouveler l’opération de scellement :

1 - Ouvrir le flux scellé, dans « aide » ;

2 - Cliquer sur « informations pour le support » ;

3 - Cliquer sur « récupérer le flux de base non scellé » ;

4 - Enregistrer le flux non scellé ;

5 - Intégrer le flux dans TotEM ;

6 - Sceller à nouveau le flux.

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► Messages d’erreur

Les difficultés que vous rencontrez semblent provenir d’une erreur de configuration des paramètres de TotEM. Il s’agit dans la plupart des cas d’une impossibilité d’accès à internet pour TotEM à l’origine d’une connexion défectueuse ou du non-renseignement des informations proxy exigées par TotEM.

A partir du bouton  de la fenêtre principale de TotEM, veuillez vérifier que les configurations de chacun des onglets suivants aient été respectées :

 

  • TotEM Client Monoposte

Onglet « Mode »

Si vous avez choisi d’utiliser TotEM en mode Monoposte, vous devez choisir « Monoposte ».

Onglet « Général »

Les informations à compléter dans cet onglet sont à récupérer auprès de votre administrateur réseau.

  • Dossier de travail : (à renseigner obligatoirement)

Répertoire dans lequel sont stockés les flux budgétaires intégrés dans TotEM (par défaut C:/ProgramData/Totem/repository).

  • Nombre maximal de thread de calcul : (facultatif)

Dans le cas où TotEM est exécuté sur une machine très puissante avec plusieurs processeurs par exemple, il est possible de spécifier le nombre de thread en parallèle qui pourront s’exécuter.

  • URL de mise à jour : (à renseigner obligatoirement)

URL du site qui héberge les maquettes des documents budgétaires mises à disposition par la DGCL (http://odm-budgetaire.org/composants/).

  • Dossier de travail temporaire : (facultatif)

Possibilité de stocker les fichiers de travail temporaire dans un répertoire différent du « user_home » de l’utilisateur connecté.

Onglet « DSC »

Cet onglet permet de renseigner l’URL de téléchargement (http://odm-budgetaire.org/composants/remat) permettant à TotEM d’utiliser les dernières versions des maquettes et des plans de compte. Cette information est pré-renseignée par défaut, de même que son emplacement (../tools/dsc.jar).

Onglet « PRINT COMP »

Cet onglet permet de renseigner l’URL de téléchargement (http://odm-budgetaire.org/composants/remat) permettant d’actualiser automatiquement le composant PRINT COMP responsable de la génération du fichier PDF à partir du document budgétaire. Cette information est pré-renseignée par défaut, de même que son emplacement (../tools/print-comp.jar).

Lorsque la configuration est effectuée, cliquez sur « Enregistrer ». Vous devez enfin fermer et redémarrer TotEM pour tenir compte des nouveaux paramètres.

  • TotEM Client Multiposte

Onglet « Mode »

Si vous avez choisi d’utiliser TotEM en mode Multiposte, vous devez choisir « Connecté à un serveur TotEM ».

Une fois cette manipulation effectuée, les onglets DSC et PRINT COMP disparaissent.

Onglet « Général »

Les informations à compléter dans cet onglet sont à récupérer auprès de votre administrateur réseau.

  • URL du serveur TotEM : (à renseigner obligatoirement)

Dans les paramètres de configuration de TotEM Serveur, dans l’onglet http, vous voyez le « Port d’écoute » (par défaut « 8080 ») et le chemin de l’application (par défaut « /totem »).

Avec ceci vous pouvez construire l’URL à mettre dans l’onglet « Général » du TotEM Client, qui sera du type : http://<nom DNS du serveur TotEM> :<port d’écoute>/<chemin de l’application>

Par défaut, on aura alors :

Lorsque la configuration est effectuée, vous devez fermer et redémarrer TotEM pour tenir compte des nouveaux paramètres.

/!\ Les informations concernant le proxy sont à renseigner obligatoirement si le poste de l’utilisateur utilise un proxy pour se connecter au serveur. Elles sont à récupérer auprès de votre administrateur réseau.

A noter que ces explications ne concernent que la partie client de TotEM. Si vous évoluez en installation client/serveur, il est possible que les erreurs de configuration proviennent de l’installation serveur. Dans ce cas, vous trouverez en pièce-jointe la documentation complète de configuration du serveur (serveur multiposte et serveur multiposte WAR) qu’il convient de fournir à votre responsable informatique pour vérifications.
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TotEM remonte ce message bloquant car il a détecté que le flux à charger était identique à un autre flux (même document budgétaire, même exercice, même périmètre), non scellé, déjà présent dans TotEM.

Il convient d’effectuer les vérifications suivantes avant le chargement du flux :

  • Identifier le budget non scellé déjà présent dans TotEM portant sur le même document budgétaire, le même exercice et le même périmètre ;
  • Vérifier lequel des deux flux est celui à conserver :
    •  Si le bon flux est celui déjà présent dans TotEM, et que le nouveau flux à charger n’est pas censé être identique (même document budgétaire, même exercice, même périmètre), il faut se rapprocher de l’éditeur de progiciel à l’origine du flux pour le corriger ;
    •  Si le flux initialement chargé dans TotEM était bon mais doit être mis à jour, alors la mise à jour du flux budgétaire s’effectue dans l’écran d’enrichissement du flux concerné. Pour cela, nous vous recommandons de consulter le guide utilisateur présent sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-budgetaires-1
    • Si le flux initialement chargé n’a plus de raison de perdurer dans TotEM et qu’il n’a pas été scellé, il peut être supprimé à partir de l’écran d’accueil.

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TotEM ne peut donc pas vérifier la disponibilité d'éventuelles mises à jour des documents budgétaires. TotEM peut néanmoins fonctionner sur la base des documents budgétaires préalablement téléchargés.

Ce message d’erreur apparaît généralement lorsque les paramètres de configuration de votre TotEM Client et/ou Serveur ne sont pas correctement renseignés. Une erreur de renseignement de vos informations proxy en est sans doute la cause. Pour connaître les modalités de paramétrage de votre TotEM Client et/ou Serveur, veuillez vous référer aux guides d’installation de TotEM disponibles à partir du menu « Installer TotEM » sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-budgetaires-1.
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Une telle erreur signifie que l’application n’avait plus de ressources (mémoire) pour continuer son exécution normale.

Pour remédier à ce problème, vous pouvez modifier le fichier « LanceOutils.bat » disponible par défaut ici : « C:\Program Files\Totem\bin\LanceOutils.bat » (XP) ou ici « C:\Program Files (x86)\Totem\bin\LanceOutils.bat ».

Editez la ligne 69 :

start "TOTEM" "%JAVACMD%" -Xms256m -Xmx512m "-Dtotem_appdata=%TOTEM_APPDATA%" -jar ../totem-client.jar --config-file "%TOTEM_APPDATA%/conf/starter.properties"

pour qu’elle devienne :

start "TOTEM" "%JAVACMD%" –Xms512mXmx1024m "-Dtotem_appdata=%TOTEM_APPDATA%" -jar ../totem-client.jar --config-file "%TOTEM_APPDATA%/conf/starter.properties"

Si le problème persiste, vous pouvez augmenter encore ces valeurs :

start "TOTEM" "%JAVACMD%" –Xms1024mXmx2048m "-Dtotem_appdata=%TOTEM_APPDATA%" -jar ../totem-client.jar --config-file "%TOTEM_APPDATA%/conf/starter.properties"

Cependant, des valeurs élevées comme celles-ci risquent de provoquer des ralentissements de votre poste si celui-ci ne possède pas assez de mémoire vive.

Vous pouvez également fermer les autres programmes en cours d'exécution sur votre pc afin de libérer de la mémoire vive.
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Ce message indique que l’application TotEM n’arrive pas à se connecter à Internet et que celle-ci ne peut donc pas télécharger les modèles de maquettes réglementaires.

Afin de solutionner ce problème, il convient de vérifier les informations de paramétrage renseignées dans TotEM, dans l’onglet Général de l’écran de configuration :

  • Si vous utilisez un proxy pour vous connecter à Internet, les informations indiquées dans le cadre Proxy doivent être vérifiées (paramètres à demander à votre administrateur réseau) :
    • Les champs Serveur et Port doivent toujours être renseignés pour une connexion classique avec un proxy
    • Les champs Utilisateur, Mot de passe et Domaine ne doivent être renseignés que dans le cas d’une connexion par utilisateur/mot de passe
  • Si vous n’utilisez pas de proxy pour vous connecter à Internet, aucune information ne doit être renseignée dans le cadre Proxy

Davantage de précisions concernant les paramétrages de TotEM sont disponibles dans les guides d’installation de TotEM suivant le type d’installation. Ce guide est consultable sur le site : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-budgetaires-1.
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Cette erreur est liée au serveur Windows 2003. Un correctif a été livré par Microsoft que vous trouverez à partir du lien suivant : http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?familyid=972ba7c5-54df-4b0f-819b-4405bbbed291&displaylang=fr

Après installation de ce correctif et relance du serveur, le problème sera résolu.
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Ce message signifie que le poste client n’arrive plus à communiquer avec le serveur. L’interface Totem Serveur sur le serveur doit être fermé.

Pour solutionner ce problème, veuillez effectuer la manipulation suivante :

  • Fermer les fenêtres de TotEM sur le poste client
  • Relancer le service TotEM Serveur sur le serveur
  • Relancer TotEM sur votre poste client

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Ce message d'erreur est provoqué par le fait que TotEM n'arrive pas à accéder au site ODM. (Pour rappel TotEM se connecte au site ODM afin de récupérer les ressources permettant de rematérialiser les maquettes budgétaires)

Le problème peut avoir des sources multiples :

  • Problèmes de connexion internet  
  • Problème de connexion réseau
  • Votre antivirus ou votre pare-feu bloquent l’accès aux ressources disponibles sur le site ODM.

Le troisième point peut être résolu en demandant à la personne qui s’occupe de votre antivirus et de votre pare-feu de placer le site ODM (http://odm-budgetaire.org/) dans la liste blanche de votre antivirus ou de votre pare-feu. Cette action permettra d’autoriser les téléchargements en provenance du site ODM que le logiciel TotEM fait pour mettre à jour les maquettes réglementaires en continu.
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Dans le cas où cette anomalie est rencontrée, nous vous invitons à suivre la procédure suivante :
1. Ouvrir TotEM ;
2. Sauvegarder le fichier repository ;
3. Supprimer le fichier repository présent dans l'arborescence de TotEM ;
4. Lancer une visualisation d'un flux budgétaire ;
5. Un nouveau fichier repository va ainsi se créer ; l'anomalie est normalement résolue.

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Après avoir détecté cette anomalie, nous l’avons transmise à notre service informatique qui a étudié un cas d'échantillon d'adresses IP concerné par le blocage. Il apparaît que le firehol utilisé des fournisseurs de blacklists d'adresses IP problématiques, si une IP est marquée comme "à problème" par un de ces fournisseurs de service, alors le firehol bloque les paquets émanant de ces IP.
Si une adresse IP est bloquée par ce genre service, cela peut être un symptôme de machine infectée dans le sous réseau derrière l'IP de sortie. Il convient pour les administrateurs de trouver la raison de la mise en liste noire et prendre les actions correctrices nécessaires.
Nous vous invitons à prendre contact avec votre service informatique.

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Les logs peuvent être récupérés aux liens suivants selon le type d’installation :
Monoposte : C:\ProgramData\Totem
Serveur : C:\ProgramData\TotemServeur

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► Questions métier

La procédure des dépenses imprévues prévue par la loi (articles L. 2322-1 et L. 2322-2 du CGCT pour les communes, L. 3332-1 du CGCT pour les départements et L. 4322-1 du CGCT pour les régions) autorise l’exécutif à effectuer des virements du chapitre de dépenses imprévues aux autres chapitres à l’intérieur d’une même section.

En effet, l’organe délibérant peut prévoir au budget un montant de dépenses qui pourra être employé par l’exécutif pour faire face à des dépenses pour lesquelles aucune dotation n’est inscrite au budget ou pour abonder des articles sous dotés initialement. Ces chapitres jouent donc comme un réservoir de crédits que l’assemblée délibérante laisse à disposition de l’exécutif en plus de ses pouvoirs budgétaires propres (virement d’article à article à l’intérieur d’un chapitre lorsque les crédits ne sont pas spécialisés).

Les crédits pour dépenses imprévues sont inscrits au chapitre 020 pour la section de fonctionnement et 022 pour la section d’investissement. Ils ne peuvent être supérieurs à 7.5 % des dépenses réelles prévisionnelles de la section.

Lorsqu’il emploie ces crédits, l’exécutif prend une décision de virement qui doit être transmise au représentant de l’Etat pour revêtir un caractère exécutoire et émet un mandat imputé sur l’article correspondant à la nature de la dépense auquel il joint la décision de virement.

Par ailleurs, l’exécutif doit, dès la première session qui suit l’ordonnancement de la dépense, en rendre compte à l’assemblée délibérante, pièces justificatives à l’appui. En l’absence de précision de la loi, rien ne fait obstacle à ce que cette première session se déroule l’année suivante.

Cette formalité a pour objet d’informer l’assemblée délibérante de la manière dont l’exécutif a fait usage de ses pouvoirs en matière de dépenses imprévues. Cette dernière pourra éventuellement sanctionner l’ordonnateur en déduisant ou supprimant lors de la prochaine décision budgétaire, les crédits relatifs aux dépenses imprévues.
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Concernant le BP, l'arrêté du 9 décembre 2014, précise dorénavant au point 42: "Au volume II, tome I, au budget primitif voté par nature, les états intitulés « IV-A2.6 - Remboursement d'un emprunt avec refinancement » et « IV-A2.7 - Emprunts renégociés au cours de l'année N » sont supprimés.".

ll n'est donc plus nécessaire de typer en 06 votre emprunt de refinancement puisque cela n'est plus permis dans la maquette actualisée. Il faut néanmoins toujours le typer en 01 (enregistrement des annuités payées avant le refinancement)

Cependant, lors de l'élaboration de votre CA, les emprunts refinancés devront être présents deux fois: une fois, avec la balise CodTypEmpr = 06 (enregistrement du refinancement) et une autre fois avec la balise CodTypEmpr = 01 (enregistrement des annuités payées avant le refinancement).
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Les comptes 2044 ne retracent que des opérations d'ordre.

Les comptes 2044 constituent une subdivision au fonctionnement un peu spécifique au sein des comptes 204. En effet, l'utilisation de ces comptes ne génère pas de flux de trésorerie puisqu'il s'agit de subventions en nature et non en argent.

Les comptes 2044 ne peuvent donc enregistrer que des opérations d'ordre.

Voici des illustrations concrètes de l'utilisation de ces comptes :

  • En cas de cession d'un bien à l'euro symbolique : le compte 2044 est débité par le crédit du compte d'immobilisation 21 concerné (pour sortir l'immobilisation de l'actif) => opération d'ordre budgétaire
  • En cas d'opération d'investissement pour le compte de tiers (compte 458), si à la fin de l'opération le compte de dépenses (4581) présente un solde plus élevé que le compte de recettes (4582), la collectivité peut être amenée à prendre à sa charge cette différence et l'opération sera alors : débit 2044 et crédit 4582 (ainsi l'opération au 458 peut être soldée) => opération d'ordre budgétaire.

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Le 165 est une recette financière mais n'est pas considéré comme une ressource propre permettant de couvrir l'annuité de la dette (dans le calcul de l'équilibre budgétaire) car les dépôts et cautionnements sont des montants à restituer, qui ne peuvent être mobilisés pour le remboursement de la dette.
C'est pourquoi ce compte apparaît bien dans la partie III-Vote mais pas dans l'annexe relative à l'équilibre (IV-B7).
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Il est normal que les montants du compte 165 n’apparaissent pas dans les états annexes.

Sur la maquette 2012 parue au JO, pour les états III B1 et III B2, les articles des chapitres 16 en réel doivent apparaitre sans exception.

En ce qui concerne les états IV A6.1 et IV A6.2, la liste explicite des articles devant figurer dans le chapitre 16 est indiquée. L’article 165 est exclu de cette liste. Il ne doit pas donc pas apparaitre sur cette vue.
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TotEM utilise un plan de compte unique pour l'ensemble des documents budgétaires relatifs à une même maquette et n'a pas vocation à faire du contrôle budgétaire. Les anomalies relevées par TotEM se limitent au typage des articles (Recette/dépense, Réel/Ordre, Investissement/fonctionnement) et non à l'emploi de ces articles qui sont des questions relatives aux instructions budgétaires et comptables à adresser à votre préfecture.

L’article 775 est à utiliser uniquement au CA car il atteste de la vente effective d’un bien. Au BP, il faut utiliser le chapitre 024 car il s’agit uniquement d’une prévision et non d’une recette réelle.
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L'IBC précise que : "La numérotation la plus détaillée inscrite dans les plans de comptes correspond au niveau du compte par nature qui doit être utilisé pour l’exécution du budget."

Ainsi, ODM/TotEM interdit l'utilisation des comptes "chapeaux" dès lors qu'ils connaissent des subdivisions.

Exemple de l’article 7384

Jusqu'en 2014, le compte 7384 pouvait être « mouvementé » car il ne comportait pas de subdivision mais une subdivision a été créée en 2015 avec les articles 73841 et 73842 qui constituent maintenant le niveau de plus fin.
Ces deux nouveaux comptes doivent être utilisés par les collectivités pour les montants qui relèvent de 2015 et pour l’avenir. Le compte 7384 demeure cependant actif en 2015 pour tous les montants qui renvoient à l’exercice 2014 (pour mémoire budget précédent, RAR).
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La liste des contributions directes est définie par la maquette du document budgétaire parue au JO en fonction de la norme comptable. Cette liste est donc fixe et ne dépend pas de la saisie effectuée dans TotEM. TotEM ne permet que de saisir les valeurs des bases et taux de contribution.
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Les montants présents dans les tableaux des états IV Détail des opérations financières en dépense et Détail des opérations financières en recette correspondent aux I, II de l'état IV Détail des opérations financières en dépense et III de l'état IV Détail des opérations financières en recette dont la note de base page (2) précise Crédits de l’exercice votés lors de la séance. Les montants affichés sont donc uniquement ceux de la délibération votée.
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Les états III-A8.1 et III-A8.2 sur l’équilibre des opérations financières ont été supprimés de la partie III car l’information figure déjà en partie IV : l’information est désormais disponible aux annexes IV-B7 et IV-B7.2.

Si l’arrêté du 16 décembre 2013 relatif à l’instruction budgétaire et comptable M52 applicable aux départements indique toujours que ces deux états sont obligatoires, il s’agit d’erreur matérielle qui ne remet pas en cause l’alimentation de l’annexe dans TotEM : les données alimentant l’annexe se situant parmi les lignes budgétaires, il suffit de veiller à ce que les annexes soient bien cochées dans le sommaire.
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L'annexe "Signatures" dans l'outil TotEM requiert uniquement le nom et prénom des signataires.
Si vous souhaitez transmettre un document réellement signé par les membres du conseil municipal, vous pouvez le transmettre sous format pdf dans l'enveloppe joint au flux xml scellé et à la délibération.

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L'annexe « Etat des Travaux en Régie » est alimentée à partir du bloc annexe « Ventilation TEOM, Eau/Assainissement, Services assujettis TVA ».

Pour les travaux en régie, le type de ventilation à sélectionner est « G-Travaux en régie ».

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L'alimentation de la ligne « Annuité nette de la dette (2) » se fait en sélectionnant le code type d'emprunt « 10- Elément pour ratio » et en indiquant le montant souhaité dans les champs « Pour ratio».

L’annexe « Emprunts » ne doit comporter qu’une seule ligne ayant le code type d’emprunt « 10- Elément pour ratio ».

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► Autres questions

Les informations relatives aux modalités de vote du budget ne peuvent pas être saisies dans TotEM. Ces informations proviennent de votre logiciel de gestion financière. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre éditeur pour connaître les modalités de saisie de ces données.
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Le code INSEE de la collectivité ne peut pas être saisi à partir de TotEM. Cette information provient de votre logiciel de gestion financière. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre éditeur pour connaître les modalités de saisie de cette donnée.
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La dématérialisation au format XML des documents budgétaires ne porte que sur les présentations normées, constituant les maquettes réglementaires appartenant aux instructions budgétaires et comptables. Ainsi, toute autre présentation non normée telle que le bilan des acquisitions ou les comptes certifiés des associations n’est pas concernée par la démarche de dématérialisation proposée avec TotEM et Actes budgétaires. Toutefois, ces éléments doivent être transmis au représentant de l’Etat : ils sont transmis au format PDF dans le même temps que le document budgétaire, si possible dans la même enveloppe de transmission. La préfecture aura accès à ces documents via l’application dédiée au contrôle de légalité (ACTES).
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Les dernières versions de maquettes utilisées sont téléchargées automatiquement à chaque ouverture de TotEM.

Ces maquettes sont stockées :

  • Sur le serveur de la collectivité en mode client/serveur ;
  • Sur le poste en mode monoposte.

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Si vous avez voté votre budget avant le 31 décembre de l’année N-1, avec le plan de compte de l’année N-1, et si vous ne le finalisez dans TotEM que début janvier, vous pourrez demander à TotEM d'utiliser le plan de compte de l’année N-1 et pas le plan de compte de l’année N : vous pourrez le faire via la fenêtre "Modification du flux document budgétaire" accessible en « double-cliquant » sur la ligne du budget dans la liste des budgets dans le menu principal de TotEM.

Il suffit de cocher ou décocher la zone "Forcer le plan de compte de l'année précédente" qui apparaît en bas de l'écran.

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Le caractère exécutoire des documents transmis par voie électronique dans Actes réglementaires et Actes budgétaires prend effet à la réception des accusés réceptions des actes par la collectivité. Attention, dans certains cas, les accusés réception ne sont pas reçus, c’est l’opérateur de transmission qui devra transmettre ces documents à la collectivité.

Pour rappel, les modalités de transmission électronique sont décrites à partir du lien suivant: http://www.collectivites-locales.gouv.fr/25-teletransmission .
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Les systèmes d’exploitation compatibles sont les suivants :

  • Windows 7 (32 bits)
  • Windows 7 (64 bits)
  • Windows 8.1 (32 bits)
  • Windows 8.1 (64 bits)
  • Windows 10 (32 bits)
  • Windows 10 (64 bits)

Messages d’avertissements rencontrés :

Alors que la version de java RE est effectivement v1.6, le message suivant s’affiche :

Que l’on choisisse « oui » ou « non » on peut installer TotEM sans problème. Lorsqu’on a une version de java RE strictement supérieur à v1.6 le message ne s’affiche pas.

Messages d’erreurs rencontrés :

Sous tous les systèmes d’exploitation (sauf win10 64 bits), à la fin de l’installation du serveur TotEM le message « L'erreur système 5 s'est affiché, accès refusé » s’affiche. Mais il ne pose pas de problèmes pour la suite.

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Sous Windows 10 64 bits, les navigateurs testés et compatibles sont Chrome 64, Firefox 57, Edge 40.15063.00, Internet Explorer 11.0.44, Opera 51.0, Safari 5.1.7.

Sous Windows 10 32 bits, Windows 8.1 64 bits, Windows 7 32 bits, Windows 7 64 bits, le navigateur testé et compatible est Internet Explorer 11.0.44.

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1 - Sauvegarder les données TotEM

Les documents budgétaires utilisés dans TotEM sont conservés sur le disque dur soit:

  • De l’ordinateur sur lequel est installé TotEM (utilisation en mode monoposte)
  • Du serveur (utilisation en mode client-serveur)

2 - Réinstallation de TotEM

L’installation de TotEM est identique d’un système Windows à une autre (cf les guides d’installations section 1.2) :

  • Lancer l’installeur (totem-setup-1.6.798.exe et/ou totem-serveur-setup-1.6.798) et suivre les indications.
  • Lancer l’application (clients et/ou serveur).
  • Configurer le réseau pour le mode multiposte (indiquer l’existence d’un proxy dans TotEM si besoin)

3 - Restaurer les données TotEM

  • Vous devez supprimer le répertoire « repository »
  • Ensuite vous déposez le fichier zip précédemment récupéré dans le répertoire data, puis vous devez  « extraire ici » le contenu du fichier zip.

Il n’y a pas d’action nécessaire pour la migration vers un nouveau navigateur.

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Dernière modification  : 10/10/2018