Comment mettre en place un programme de carte d'achat

Avec la publication du décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004, le recours à la carte d'achat est désormais ouvert à toute collectivité locale. Toutefois, la carte d'achat n'est pas un outil qui peut se plaquer sur une organisation d'achat sans réflexion, préparation et réorganisation. La carte d'achat est d'abord un outil de gestion.

Ainsi, l'expérience acquise démontre l'importance d'une phase analytique préparatoire et que ce temps de préparation est important. En effet, seule la conduite d'une série d'études préalables permet à la collectivité locale de finement appréhender l'intérêt pour elle de la mise en place d'un programme de carte d'achat et d'arrêter avec clarté ses attentes. La mise en place d'un programme de carte d'achat, bien que moins complexe que celle d'un progiciel de gestion intégré, nécessite tout de même une attention certaine et d'importants efforts, notamment en matière de réorganisation.

Par ailleurs, il faut aborder une telle mise en place de manière extrêmement méthodique. Une cartographie des achats de petit montant et une analyse du processus d'approvisionnement de la collectivité constituent la première démarche à effectuer. Ceci permet de déterminer l'enjeu et le périmètre de la carte d'achat au sein de la collectivité locale.

La cartographie des achats de petits montants

Elle consiste en une analyse de la nature, du nombre et du montant des achats de petit montant, qui ne résulte pas des seuls bons de commande et factures. Une analyse qualitative des concentrations internes de commandes est également nécessaire. Ainsi, lorsque le processus interne de commande conduit les utilisateurs finaux du bien ou service à commander via un service achat, toute déconcentration de la commande – principe fondamental pour la carte d'achat – aura pour effet d'accroître le nombre des commandes et de faire baisser le montant unitaire de ces dernières.

La cartographie des achats doit également s'intéresser aux fournisseurs. Dans la mesure où un référencement des fournisseurs est nécessaire à un processus de commande par carte d'achat, il convient de rechercher en priorité des achats récurrents effectués chez un même fournisseur.

La mise en place d'une carte d'achat se fait de manière progressive, périmètre d'achat par périmètre, service par service. En fonction des objectifs recherchés par une collectivité locale (faire des économies de gestion, faciliter le travail quotidien de ses agents, etc.), la cartographie des achats va lui permettre de déterminer les achats pour lesquels la mise en place de la carte d'achat est considérée comme prioritaire.

L'analyse des processus de commande et de paiement

Pour chacun des achats sur lesquels elle estime utile de mettre en place la carte d'achat, la collectivité va devoir analyser son processus de commande et de paiement. Il convient de partir de la réalité du processus, d'entrer dans le détail concret, et de ne surtout pas oublier d'interroger les agents publics ayant des besoins quotidiens pour exercer leur mission.

L'une des solutions adoptée par certains sites pilotes pour analyser les processus de commande a été de réunir les acteurs de la chaîne de dépense - l'agent ayant un besoin concret, les services gestionnaires et le comptable public - pour leur faire décrire le processus.

De la description même du processus d'achat ressort généralement un certain nombre d'idées pour la mise en place d'un système de carte d'achat. A cet égard, lorsque la collectivité locale dispose de cartes pétrolières, le processus de commande et de paiement utilisé pour le carburant est généralement un assez bon exemple de ce qui peut être réalisé pour d'autres achats avec la carte d'achat.

La formation d'un projet carte d'achat

A l'issue de cette première étude, la collectivité locale doit interroger ses fournisseurs sur leur acceptation de la carte d'achat. Lorsque les fournisseurs sont sélectionnés par voie d'appel d'offres, la collectivité introduit dans son cahier des charges une clause ou une question relative à l'exécution des commandes passées dans le cadre du marché au moyen de cartes d'achat.

La passation du marché d'émission de carte d'achat

La mise en place d'un programme de carte d'achat au sein d'une collectivité locale suppose la conclusion d'un marché de prestation de services passé avec une banque ou un établissement financier, habilité à émettre des cartes d'achat. Ce marché dit d'émission de cartes d'achat est soumis à des règles de passation classique et sa formation doit évidemment être conforme aux dispositions du code des marchés publics, notamment en matière de publicité et de transparence dans la sélection.

La sélection de l'établissement bancaire va dépendre de nombreux critères, dont l'influence sur la réussite du programme s'avère déterminante au vu des expériences passées. Compte tenu de la nature nouvelle et très particulière de la prestation, des contrats type devraient prochainement être proposés aux acheteurs publics.

Dernière modification  : 04/05/2017