Édition du 29 mars 2017

 

 
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ressources humaines

Employeurs publics et prélèvement à la source : quelles actions à mener en 2017 ?

Le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu, instauré par l'article 60 de la loi de finances pour 2017, entrera en vigueur au 1er janvier 2018. Dès cette date, les employeurs, tant publics que privés, devront assurer le rôle de collecteur de l'impôt sur les revenus versés à leurs agents, salariés ou bénéficiaires de revenu.

S'agissant des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, le nombre de collecteurs est évalué à près de 67 000, et à 5 600 pour les établissements hospitaliers ou médico-sociaux. Le nombre d'agents-contribuables concernés est, quant à lui, estimé respectivement à 1,9 million et 1,2 million de personnes.

2017 constitue ainsi une année charnière pour les collectivités-employeurs et leurs éditeurs de logiciels de paye car il va s'agir, pour eux, de mettre en place, tester puis sécuriser les échanges d'information et les flux financiers avec la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), appelés à devenir mensuels dès janvier 2018.

Les uns comme les autres pourront évidemment compter sur le soutien de la DGFiP, qui s'est organisée en conséquence. Passons en revue les grandes actions à mener dans les prochains mois, avec le calendrier des principales échéances à respecter.

À compter du 1er janvier 2018, les collectivités territoriales, les établissements publics locaux et les établissements publics de santé vont devenir, en tant qu'employeurs publics, des acteurs du dispositif de prélèvement à la source (PAS) de l'impôt sur le revenu.

En 2017, plusieurs étapes permettent de mener à bien cette réforme importante.

Les futures modalités d'échange d'informations entre les employeurs publics et la DGFiP

Pour les collectivités territoriales, les établissements publics locaux et les établissements publics de santé, les échanges avec la DGFiP relatifs au PAS se feront au moyen d'une nouvelle déclaration dénommée « PASRAU » (« prélèvement à la source pour les revenus autres »), qui s'inspire du mécanisme de la déclaration sociale nominative (DSN) en vigueur pour les collecteurs du secteur privé.

La déclaration PASRAU comportera :

  • le SIRET et la dénomination de l'employeur,
  • et, pour chacun des agents à qui cet employeur verse des revenus :
    - le NIR (identifiant INSEE, appelé usuellement « numéro de sécurité sociale ») ;
    - les éléments d’état civil de l’agent (nom, prénoms, date de naissance, lieu de naissance et adresse postale) ;
    - le montant du revenu net imposable, le montant collecté au titre du prélèvement à la source et le taux appliqué.

Un flux retour, dit compte-rendu métier (CRM), permettra ensuite l’envoi par la DGFiP à la collectivité du taux de prélèvement à la source qui devra être appliqué pour chaque agent le mois suivant.

Attention Le CRM pourra ne pas comporter de taux pour certains agents. Par exemple : une entrée dans la vie active (pas de déclaration de revenus déposée l'année précédente), ou en raison d'un échec d’identification de l’individu par la DGFiP, ou encore si le contribuable a choisi de ne pas transmettre son taux à son employeur. En pareils cas, la collectivité devra appliquer une grille de taux par défaut. L’application de cette grille sera automatisée dans les logiciels de paye.

Le lieu d'échange d'informations entre les collecteurs et la DGFiP : le portail net-entreprises.fr

► Les déclarations PASRAU devront être déposées sur le portail www.net-entreprises.fr, et non sur le portail internet de la gestion publique (PIGP) par lequel passent les échanges habituels entre la DGFiP et les collectivités locales.

► De la même manière, les comptes-rendus métier seront mis à disposition de chaque collecteur sur son tableau de bord de Net-entreprises.

A l'heure actuelle, seules quelques collectivités déjà passées à la DSN ont un compte sur Net-entreprises. Toutes les autres devront s’y créer leur compte d'ici au mois d'octobre prochain. La première personne se connectant au nom de la collectivité deviendra administrateur du compte et pourra ensuite déléguer des droits à d'autres agents de la collectivité amenés à utiliser la plateforme.

En se connectant sur le site www.pasrau.fr, l'internaute est immédiatement dirigé vers la rubrique de Net-entreprises dédiée à ce sujet, où il trouvera, parmi la documentation proposée, une très pratique « Note sur les modalités d’inscription à PASRAU » détaillant la procédure avec des copies d'écran.
Pour les collectivités qui rencontreraient des difficultés dans la phase d'inscription, un dispositif d'assistance existe sur le site (base de connaissances partagée, formulaire en ligne, assistance téléphonique).

Plusieurs modes de dépôt des déclarations PASRAU seront possibles sur Net-entreprises.fr :
- en mode API (machine à machine) ;
- en mode EDI (dépôt d'un fichier) ;
- par saisie de formulaire en ligne.
Les deux premiers modes, qui permettront d'automatiser les échanges mensuels avec Net-entreprises, supposent que le logiciel de paye de la collectivité ait été adapté en conséquence.
Quant à la saisie de formulaire, par laquelle les données sont saisies agent par agent, elle est envisageable pour de petites entités seulement. Pour faciliter les opérations des collectivités choisissant ce mode d'échange, le système conservera les données renseignées lors de la première saisie, de façon à ce que la collectivité n'ait plus, les mois suivants, qu'à apporter les modifications intervenues sur la période.

La mise à jour des bases de données RH à mener en 2017

La fiabilité des informations relatives aux bénéficiaires de revenus (NIR, éléments d'état civil et adresse du domicile) constitue un enjeu majeur du bon fonctionnement du dispositif. Toutes ces informations seront, en effet, indispensables pour que :

  • l'employeur récupère, auprès de la DGFiP, le taux d'imposition personnel à appliquer à chaque agent ;
  • les montants prélevés soient correctement rattachés au foyer fiscal de l'agent et automatiquement pris en compte dans la liquidation de son impôt.

Aussi, il est primordial que les collecteurs fiabilisent, d'ici la fin de l'année 2017, les éléments d'identification attachés aux agents. Les éléments caractérisant chaque agent bénéficiaire de revenus sont :

  • le NIR ;
  • les éléments d'état civil : nom de famille, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance ;
  • l'adresse du domicile de l'agent.

Le NIR, notamment, constitue la pierre angulaire de l'identification des personnes. Si un agent n'en dispose pas, il est nécessaire de l'orienter vers une demande d'immatriculation. Pendant la période d'immatriculation, un numéro provisoire (le NTT : numéro technique temporaire) sera autorisé.

Des actions doivent donc être menées par chaque employeur pour fiabiliser les éléments d'identification des agents contenus dans son système d'information RH, en deux phases :

  • d'abord, il faut réaliser le plus tôt possible un diagnostic des informations présentes dans les logiciels de paye pour le dossier de chaque agent ;
  • ensuite, il faut mener les travaux permettant une identification précise de chaque agent avant la fin de l'année 2017.

  • Pour consulter le calendrier des échéances 2017, cliquez ici.

La fiabilisation des bases de données RH en rythme de croisière

A l'instar du dispositif existant en DSN, les déclarations PASRAU déposées sur Net-entreprises feront systématiquement l'objet d'une interrogation du Service national de gestion des identités (SNGI) géré par la CNAV, afin de vérifier la validité des informations d'identité transmises (NIR et éléments d'état civil).

Les collectivités et établissements publics seront informés, en retour, des résultats de ce traitement : un bulletin dit « BIS » sera mis à leur disposition sur leur tableau de bord Net-entreprises. Le bulletin précisera :

  • la liste des personnes non identifiées ;
  • la liste des personnes retrouvées, mais pour lesquelles des informations supplémentaires ou différentes sont connues du SNGI.

Chaque destinataire pourra alors exploiter les éléments transmis dans le « BIS », pour mettre à jour les dossiers de ses agents. Quant à la liste des personnes non identifiées, elle devra faire l'objet de démarches spécifiques pour tendre vers une certification de leurs informations d'identité.

Lorsque la DGFIP n'aura pas pu reconnaître un agent, le compte rendu métier (CRM) comportera des informations à exploiter quant à l'origine de l'échec de l'identification.


La mise à jour des systèmes d'information RH des collectivités en 2017

La plupart des collectivités locales n'auront évidemment pas à constituer manuellement les fichiers mensuels nécessaires pour le dépôt de la déclaration PASRAU : dès l'instant où leur logiciel RH aura été adapté en conséquence, d'ici à octobre 2017, il générera automatiquement le flux d'information nécessaire.

Le système d'information RH intégrera aussi directement les grilles nationales de taux par défaut devant s'appliquer aux agents pour lesquels un taux individuel ne sera pas transmis par la DGFiP.

Dans cette optique, la DGFiP a pris contact avec les grands éditeurs du marché, afin de s'assurer qu'ils mettent bien à jour leurs logiciels de paye dans les délais. Les contrats passés par les collectivités avec leurs éditeurs prévoient, en règle générale, que les adaptations des logiciels inhérentes aux évolutions réglementaires sont couvertes par les contrats. Toutefois, dans certains cas, il est possible que certains éditeurs facturent à leurs clients une partie des évolutions les plus complexes.

Cas particulier des collectivités auto-éditrices

Les collectivités ayant développé leur propre logiciel RH doivent, comme les éditeurs du marché, les mettre en conformité d'ici octobre 2017. Les cahiers des charges techniques nécessaires à ces opérations sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.pasrau.fr .
Les collectivités auto-éditrices ont particulièrement intérêt à participer à la phase pilote de juillet 2017 (voir point suivant), pour assurer la validation en conditions réelles des développements réalisés.

Les différentes phases jusqu'à la mise en oeuvre

    Pour consulter le calendrier des échéances 2017, cliquez ici.

La phase pilote à compter de juillet 2017

Les collectivités locales et établissements publics locaux et de santé pourront, comme un certain nombre d'entreprises privées, participer à une phase pilote à compter de juillet 2017.
Cette phase permettra de sécuriser le dispositif par le test, en conditions réelles, des modalités de dépôt des déclarations et de récupération des taux. Les testeurs pourront ainsi bénéficier, dès le mois de juillet, des bilans d'identification du SNGI, c'est-à-dire prendre de l'avance dans la fiabilisation des données individuelles de leurs agents (NIR et état civil).

Les inscriptions à la phase pilote seront ouvertes sur Net-entreprises à compter d'avril 2017. Des binômes de pilotes « éditeur-collecteur » devront être constitués, et les collectivités ou établissements publics intéressés ont intérêt à se rapprocher rapidement de leur éditeur pour se porter candidats.

La phase d'initialisation fin 2017

Les collectivités-employeurs devront être en mesure de fournir à la DGFiP, dès octobre 2017, une première déclaration PASRAU en production (avec montants de PAS nuls) pour tous leurs agents répertoriés dans le train de paye de septembre. Il ne s'agira plus là d'une phase de test, mais d'échanges en conditions réelles, en production. En retour, courant octobre, les services de la DGFiP transmettront à chaque collectivité les taux d'imposition applicables à ses agents.

Les échanges engagés en octobre se poursuivront en novembre et décembre : une fois entrée dans le dispositif PASRAU, chaque collectivité employeur doit prendre le pli du dépôt mensuel d'informations sur Net-entreprises, ainsi que de l'intégration (également mensuelle) du CRM nominatif disponible en retour, environ huit jours après le dépôt de la déclaration. Les derniers taux transmis par la DGFiP fin 2017 seront ceux qui devront être appliqués à la paye de janvier 2018.

Attention Pour les collectivités qui liquident très tôt leur paye chaque mois, le CRM afférent à la déclaration du mois M-1 ne sera pas forcément disponible au moment de la liquidation de la paye du mois M. Dans ce cas, elles pourront utiliser les taux reçus de la DGFiP contenus dans le CRM afférent à la déclaration du mois M-2, car ces taux resteront valides jusqu'à la fin du deuxième mois qui suit la date de mise à disposition de ces taux.

La mise en oeuvre en janvier 2018

À compter de janvier 2018, les collectivités locales prélèveront, sur la rémunération de leurs agents, une part d'impôt sur le revenu à reverser à la DGFiP, à partir du dernier taux transmis en phase d'initialisation.

Les montants prélevés en janvier devront être déclarés et reversés avant le 10 février 2018.

Le reversement à la DGFiP du PAS collecté sera effectué suivant le modèle actuellement à l’œuvre pour les cotisations sociales des organismes relevant du secteur local.

La gestion comptable et financière du PAS à compter de janvier 2018

À compter de janvier 2018, les collectivités locales prélèveront, sur la rémunération de leurs agents, une part d'impôt sur le revenu à reverser à la DGFiP.
Le prélèvement à la source donnera lieu à l'émission d'un mandat au débit du compte 641, « Rémunérations du personnel », émis chaque mois par l'ordonnateur lors du mandatement de la rémunération des agents.

Pour le mois de décembre d'une année N, le fait générateur du PAS étant le versement des salaires effectués en décembre N, les collectivités comptabiliseront la dépense sur l'exercice N, de la même façon que les cotisations sociales. Le mandat PAS de décembre N sera payé avant le 10 janvier N+1, conformément à la date d'échéance.

La pièce justificative à remettre par la collectivité au comptable, à l'appui du mandat du prélèvement à la source, sera un état n'individualisant pas le taux appliqué à chaque agent (information figurant sur les bulletins de paye), mais reprenant les éléments agrégés de la déclaration PASRAU, c'est-à-dire :

  • le mois de l'échéance ;
  • le montant total afférent aux prélèvements effectués au titre des rémunérations du mois ;
  • les montants des régularisations éventuelles ;
  • le montant total des sommes mises en paiement.

Pour les employeurs relevant de la sphère publique locale, le reversement mensuel du prélèvement à la source auprès de la DGFiP s'effectuera comme pour les cotisations sociales.

En règle générale, le versement sera mensuel, mais il pourra être trimestriel pour les employeurs publics et privés de moins de 11 agents ou salariés, dès lors que l'option pour le paiement trimestriel est retenue pour le versement des cotisations sociales (l'option sociale vaut option fiscale).

Les sommes afférentes au PAS collecté seront versées au service des impôts des entreprises (SIE) de la DGFiP dont relève la collectivité ou l'établissement public local. Le comptable de la collectivité lui indiquera les références BIC IBAN du compte bancaire du SIE sur lequel les sommes prélevées au titre du PAS devront être reversées. Des recommandations seront prochainement édictées par la DGFiP pour que ces flux portent une référence normalisée permettant d'identifier facilement la nature du produit recouvré, l'échéance du prélèvement et la collectivité émettrice. De même, des consignes seront adressées afin que les ordonnateurs renseignent une date d'échéance dans le mandat afférent au PAS afin de respecter la date d'exigibilité du prélèvement.

Attention L'article 60-I-F de la loi de finances pour 2017 a inscrit explicitement le prélèvement à la source au rang des dépenses obligatoires recensées par le CGCT. Les dispositions relatives au mandatement d'office ou à l'inscription d'office trouveront donc à s'appliquer dans le cas où une collectivité employeur ne respecterait pas ses obligations de collecte et de reversement.

Pour en savoir plus, consultez le site dédié au prélèvement à la source.

Directeurs de la publication :
DGFiP : Bruno Parent
DGCL : Bruno Delsol

Contact : webmestre-colloc@dgfip.finances.gouv.fr

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