Dématérialiser

Les collectivités territoriales et les établissements publics locaux entrés dans la démarche de dématérialisation de leurs budgets utilisent les maquettes dématérialisées disponibles à partir du logiciel TotEM - Totalisation et Enrichissement des Maquettes. Cet outil, gratuit et téléchargeable librement sur le site www.odm-budgetaire.org, permet de consolider les données budgétaires contenues dans les progiciels de gestion ou sous d’autres formats et les informations relatives aux états annexes afin de générer budgets primitifs, budgets supplémentaires, décisions modificatives et comptes administratifs complets sans double saisie.

Une fois le budget voté, c’est le fichier XML complet issu de TotEM qui est télétransmis en préfecture en vue du contrôle budgétaire.

Grâce aux maquettes dématérialisées produites par la DGCL, cette dématérialisation s’effectue dans le respect strict de la présentation et du plan de comptes réglementaires applicables à l’exercice en cours :

  • Si le budget de l’exercice N est voté en année N-1 (jusqu’au 31 décembre N-1), la présentation et le plan de compte N-1 s’appliquent ;
  • Si le budget de l’exercice N est voté en année N (à partir du 1er janvier N), la présentation et le plan de comptes N s’appliquent.

TotEM propose quatre fonctionnalités principales en complément de votre progiciel de gestion financière :

  • L’enrichissement de la partie IV des documents budgétaires (états annexes gérés en dehors du progiciel de gestion financière) ;
  • L’emploi d’une maquette budgétaire et d’un plan de compte réglementaires à jour au moment de la date de vote du budget ;
  • Deux modes de visualisation des documents budgétaires pour permettre leur diffusion ;
  • La validation et le scellement des documents budgétaires avant leur envoi à la préfecture vers Actes Budgétaires.

 

Pré-requis à l’utilisation de TotEM :

Utiliser un progiciel financier compatible

  • Contacter son éditeur pour s’assurer que celui-ci s’est mis en conformité avec les outils de dématérialisation ;
  • Installer la mise à jour du progiciel qui permet de générer le document dématérialisé (génération d’un « flux XML »).

Disposer d’un accès à Internet

  • L’application TotEM est en connexion permanente avec le site odm-budgetaire.org afin de télécharger les versions actualisées des maquettes règlementaires au format dématérialisé.
  • L’envoi du document budgétaire au format dématérialisé s’effectue par le biais d’un tiers de télétransmission et nécessite également une connexion à Internet.

Disposer d’une version récente de Java

  • Disposer au minimum de la version JRE 1.6 de Java.

Signer une convention ACTES

  • Signer une convention ACTES avec la préfecture après délibération de l’organe délibérant. Lorsque la collectivité est déjà raccordée à l’application ACTES, un simple avenant à cette convention doit être signé.

Recourir à un tiers de télétransmission

  • Recourir à un tiers de télétransmission homologué à transmettre des documents au format XML : les tiers homologués pour Actes budgétaires sont les mêmes que ceux de l’application Actes.

 

La procédure de dématérialisation des documents budgétaires se décompose en 7 étapes :

 

Vous trouverez une présentation détaillée de chacune des étapes de la dématérialisation dans le guide téléchargeable ici.