Fiches questions/réponses sur les régies d'avances et de recettes

Principes généraux

Un régisseur est une personne physique (et jamais une personne morale), le plus souvent, un agent des services d’une collectivité ou d’un établissement public local, qui est chargé, pour le compte du comptable public, d’opérations de paiement de dépenses (régisseur d’avances) et/ou d’encaissement de recettes (régisseurs de recettes) pour assurer un service de proximité.

Dans le cadre d’une régie d’avances, le régisseur est chargé du paiement de certaines dépenses. Pour cela, il dispose d'une d’avance de fonds versée par le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local.

Une fois ces dépenses payées, l’ordonnateur établit un document administratif dénommé "mandat", au nom du régisseur, récapitulant par nature (exemples : fournitures de bureau, produits d'entretien, etc) lesdites dépenses .

Le comptable, à réception du mandat, s'assure de la régularité de la dépense qui lui est présentée au regard notamment des pièces qui lui sont jointes (le plus souvent des factures). Il reconstitue l'avance faite au régisseur à hauteur des dépenses qu'il a validées.

Cette reconstitution donne lieu :

  • Si le régisseur dispose d'un compte, à un virement sur ce compte ;
  • Dans le cas contraire, à une remise en numéraire de la somme correspondante entre ses mains.

Dans le cadre d’une régie de recettes, le régisseur encaisse les recettes réglées par les usagers des services de la collectivité ou de l’établissement public local, tout comme le ferait un comptable public, à savoir en numéraire, par chèque, par prélèvement automatique ou par versement ou virement sur son compte ainsi que par carte bancaire ou par porte-monnaie électronique MONEO.

Il peut également se voir remettre des chèques-vacances, des titres restaurant, des chèques d’accompagnement personnalisés ou des chèque emploi-service universels comme moyens de règlement.

Le régisseur est autorisé à disposer d’un fonds de caisse permanent destiné à lui permettre de rendre la monnaie plus facilement et dont le montant est mentionné dans l’acte de création de la régie.

Le régisseur verse et justifie les sommes encaissées auprès du comptable dans les conditions fixées par l'acte de création de la régie et au minimum une fois par mois.

L'ordonnateur (maire de la commune, président du conseil général, président du conseil régional, président de l'établissement de coopération intercommunale, directeur d'un établissement public local, etc) est le représentant élu de l'assemblée délibérante (commune, conseil général, conseil régional, communauté d'agglomération, communauté de communes, etc) ou le représentant de l'établissement public.

S’agissant des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux ou médico-sociaux érigés en personne morale de droit public autonome, il s’agit du directeur.

  1. En matière de dépenses : l’ordonnateur est chargé d’engager (acte qui rend la collectivité ou l'établissement public local redevable : "débiteur" ), de liquider (acte de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le montant de la dépense) et d’ordonnancer ou de mandater (acte qui donne l’ordre de payer la dette) les dépenses.
  2. En matière de recettes : l’ordonnateur constate les droits de la collectivité ou de l’établissement public local, liquide les recettes (il détermine le montant de la dette des redevables) et émet les ordres de recettes destinés à assurer le recouvrement des créances de la collectivité ou de l'établissement public local.

Le maire, le président du conseil général, le président du conseil régional, le président du conseil d’administration ou le directeur de l’établissement public local.

Le directeur de l’établissement public de santé ou de l’établissement social ou médico-social érigé en personne morale de droit public autonome.

  • En matière de dépenses :

Le comptable réceptionne les documents établis par l’ordonnateur lors de la phase d’ordonnancement de la dépense (ordres de payer).

Avant tout règlement de la dépense, il exerce différents contrôles , qui lui permettent de s’assurer que le paiement qu’on lui demande d’effectuer correspond bien à une dépense régulièrement engagée, liquidée et ordonnancée.

Il vérifie ensuite que la personne qui reçoit le règlement a bien qualité pour donner un « acquit » libératoire, c'est-à-dire pour libérer la collectivité ou l'établissement public local de sa dette.

  • En matière de recettes :

Le comptable contrôle l’autorisation de percevoir la recette, la mise en recouvrement des créances de l’organisme public et la régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes.

Pour les collectivités locales, les hôpitaux et les établissements sociaux et médico-sociaux, le comptable est un agent du ministère de l'économie et des finances (Direction Générale des Finances Publiques), dénommé "comptable direct du Trésor".

Pour les établissements publics locaux, le comptable est, le plus souvent, un comptable direct du Trésor.

Si tel n'est pas le cas, il est désigné en général par l'autorité de tutelle de l'établissement ou agréé par elle.

L’ordonnateur demande (prescrit) l'exécution des recettes et des dépenses.

Le comptable, seul chargé du maniement des fonds publics, en assure le recouvrement ou le paiement, après avoir exercé, sous sa responsabilité per-sonnelle et pécuniaire, les contrôles visant à constater la régularité de ces recettes ou de ces dépenses, sans examiner leur opportunité.

Les fonctions d'ordonnateur et de comptable sont totalement incompatibles, cette incompatibilité étant même étendue aux conjoints. C'est ainsi que le conjoint d'un Maire ne peut être comptable de la commune en question.

Création d'une régie

La régie est créée :

  • par délibération de l'assemblée de la collectivité (conseil régional, conseil général, conseil municipal) ou de l'établissement public local (conseil communautaire, conseil syndical, conseil d'administration) ;
  • par décision de l'ordonnateur ou de la commission permanente du conseil régional ou général si une délégation a été accordée par l'assemblée pour ce faire ;
  • par décision du directeur en matière hospitalière ou dans les établissements sociaux et médico-sociaux autonomes.

Le régisseur est nommé par arrêté de l’ordonnateur de la collectivité ou de l'établissement public local ou par décision du directeur de l’établissement public de santé ou de l’établissement public social ou médico-social autonome auprès duquel la régie est instituée, après avis conforme du comptable.

Nomination du mandataire suppléant

Le suppléant est amené à exercer les fonctions de régisseur titulaire en l'absence de celui-ci (vacances, maladie) pour une durée ne pouvant excéder deux mois . Il est nommé dans les mêmes conditions que le régisseur titulaire.

La nomination d'au moins un mandataire suppléant est obligatoire.

L’acte de nomination du régisseur et de son suppléant doit être signé par eux.

Nomination d’un régisseur intérimaire

Le régisseur intérimaire est destiné à remplacer le régisseur dans ses fonctions en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier pour une durée excédant deux mois, ou en cas de cessation de fonctions du régisseur, dans l’attente de la nomination d’un nouveau régisseur titulaire.

Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local doit être destinataire d'un exemplaire de l'acte de création de la régie et de l’acte de nomination du régisseur, et de son mandataire-suppléant.

Dès sa nomination, il est conseillé au régisseur de prendre contact avec les services du comptable public pour arrêter les modalités pratiques de fonctionnement de la régie (par exemple : ouverture du compte, procurations, remise d'un fonds de caisse, etc).

Lorsqu'il y est astreint, le régisseur doit justifier de la constitution d’un cautionnement.

Lorsqu’il y a changement de régisseur ou remplacement d’un régisseur titulaire par son suppléant ou par un régisseur intérimaire, le comptable procède à une opération dite de "remise de service".

La remise de service permet de déterminer les opérations relevant soit du régisseur, soit de son remplaçant. Elle consiste à constater le montant des sommes figurant dans la caisse de la régie : numéraire, chèques bancaires ou postaux, etc, les pièces justificatives des dépenses payées ou des recettes encaissées et non transmises à l'ordonnateur, et les différents tickets, cartes d'abonnement, etc, en stock à la régie.

Fonctionnement d'une régie

  • Le mandataire suppléant :

Collaborateur direct du régisseur titulaire, le mandataire suppléant remplace le régisseur en cas de maladie, de congé ou de tout autre empêchement exceptionnel, pour une durée maximale de deux mois.

Lors du remplacement, une remise de service doit être effectuée.

Durant la période de remplacement, le suppléant du régisseur encourt les mêmes responsabilités que le régisseur.

Le suppléant est dispensé de cautionnement.

  • Les autres mandataires du régisseur :

Une sous-régie est préconisée lorsque le fonctionnement de la régie nécessite l'implantation de plusieurs lieux d'accès à un même service pour les usagers (par exemple, la collectivité peut proposer que le paiement de la cantine scolaire puisse se faire à deux endroits : l'école ou la mairie) . Dans ce cas, les mandataires du régisseur sont communément dénommés sous-régisseurs.
Les agents de la régie sont également des mandataires du régisseur. Souvent, il y en a plusieurs, le régisseur centralisant leurs opérations en fin de journée.

Leurs fonctions sont les suivantes :

  • ils interviennent pour le compte du régisseur quel que soit le type de régie ;
  • ils tiennent une comptabilité (en cas de sous-régie uniquement) ;
  • ils justifient des opérations qu’ils effectuent auprès du régisseur ;
  • ils ne sont pas astreints au cautionnement ;
  • ils agissent sous la responsabilité du régisseur.

L'acte de création de la régie fixe les moyens de règlement que peut utiliser le régisseur.

L'acte de création peut ainsi prévoir que le régisseur paye les dépenses :

  • en numéraire ; par mandat postal ;
    ou, s'il dispose d'un compte "bancaire":
  • en numéraire ;
  • par mandat postal ;
  • par virement ;
  • par chèque ;
  • par carte bancaire ;
  • sur dérogation, par prélèvement automatique.

Les relevés de compte permettent au régisseur et au comptable de suivre les dépenses effectuées dans le cadre de la régie.

Le compte du régisseur est un compte de dépôts de fonds au Trésor (CDFT).

Il est, en principe, ouvert dans les écritures de la trésorerie générale dont dépend le poste comptable en charge des opérations de la régie.

L'ouverture d'un tel compte doit être prévu dans l'acte de création de la régie.

Lorsque le régisseur remplit les formalités d'ouverture de ce compte, il produit au comptable l’acte constitutif de la régie, son acte de nomination et un justificatif d’identité. Il signe un document d’ouverture de compte.

Le comptable remet alors au régisseur des plaquettes décrivant les conditions générales de fonctionnement du CDFT et les services associés (carnet de chèques, relevés de comptes, carte bancaire, etc).

Le régisseur peut donner des procurations sur son compte en remplissant des formulaires joints aux plaquettes.

Un régisseur d’avances peut payer :

  • les dépenses de matériel et de fonctionnement non comprises dans un marché public passé selon une procédure formalisée, dans la limite d’un montant fixé par arrêté du ministre chargé du Budget (arrêté du 19 décembre 2005 - 2.000 euros par opération) ;
  • la rémunération de certains personnels payés sur une base horaire ou à la vacation, y compris les charges sociales afférentes et les salaires des agents qui entrent ou quittent une collectivité ou un établissement public local au cours d'un mois ;
  • les secours ;
  • les frais de mission et de stage y compris les avances ;
  • les remboursements de recettes préalablement encaissées par régie ;
  • les acquisitions de spectacles dans la limite d’un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget (arrêté du 19 décembre 2005 - 10.000 euros payables par chèque ou par virement) ;

C'est l'acte de création de la régie qui énumère, parmi les dépenses précitées, celles dont le régisseur assurera le paiement.

Dans le délai maximum fixé par l’acte de création de la régie d’avances et au minimum une fois par mois, le régisseur procède au versement des pièces justificatives des paiements effectués par ses soins. Ces pièces sont récapitulées sur un "bordereau-journal" de dépenses, établi en double exemplaire et transmis à l'ordonnateur.

L'ordonnateur procède alors à la vérification des pièces produites. S'il valide l'ensemble des dépenses réalisées par le régisseur, il établit un mandat au nom du régisseur pour le montant des justifications admises. Dans le cas contraire, le montant de la dépense non admise est déduit du bordereau, et sa régularisation demandée au régisseur (le plus souvent, il s'agit pour le régisseur de produire une facture rectifiée par le fournisseur ou une pièce complémentaire).

Le mandat est ensuite transmis au comptable qui procède à la reconstitution de l'avance soit directement par versement de numéraire entre les mains du régisseur soit par un virement sur le compte du régisseur.

Afin d’accélérer la reconstitution de l’avance entre les mains du régisseur, le régisseur peut, après accord de l’ordonnateur et du comptable, remettre directement ses pièces au comptable qui effectue la reconstitution de l’avance à hauteur des justifications qu’il admet, à charge pour le comptable de transmettre les pièces à l’ordonnateur pour émission du mandat de régularisation.

C’est l’acte de création de la régie qui prévoit les moyens d'encaissement susceptibles d’être acceptés par le régisseur.

Le régisseur peut être autorisé à encaisser les sommes dues :

  • en numéraire ;
  • par chèque bancaire ou postal ;
  • par virement sur son compte ;
  • par carte bancaire. Pour ce faire, il doit disposer de l'équipement nécessaire (terminal de paiement électronique notamment) ;
  • par porte-monnaie Monéo ;
  • par prélèvement automatique sur le compte du redevable. Le régisseur doit alors être en mesure de confectionner lui-même les fichiers de prélèvement et disposer d'un numéro national d'émetteur de prélèvements à demander au comptable ;
  • par chèque vacances, chèques d'accompagnement personnalisé ; titres-restaurant et chèques emploi-service universel.

L'encaissement donne lieu le plus souvent à remise d'un "ticket", soit issu d'un carnet avec souches si la régie n'est pas informatisée (c'est le cas fréquemment des régies de droits de pêche, de droits de place sur les marchés, etc), soit délivré

  • par automate (horodateurs, etc),
  • ou à l'aide de machines enregistreuses (piscines, etc).

Le régisseur encaisse uniquement les recettes énumérées dans l'acte de création de la régie.

Les justifications des recettes (droits d'entrée à la piscine, à la crèche, etc) encaissées sont remises au comptable aux dates prévues dans l'acte de création de la régie et au minimum une fois par mois.

Parallèlement dès que le montant en numéraire détenu par le régisseur augmenté le cas échéant des sommes figurant sur son compte "bancaire" atteint le maximum fixé par l'acte de création de la régie ou selon la périodicité prévue par cet acte (au minimum une fois par mois), le régisseur verse au comptable la totalité de l'encaisse.

Les chèques sont remis à l’encaissement ou au comptable public, si le régisseur ne détient pas de compte "bancaire", selon une périodicité fixée par l’acte constitutif de la régie. Ils peuvent être envoyés par voie postale en recommandé.

Le régisseur paye les dépenses au vu des documents - pièces justificatives (factures, états des frais, etc) - qui sont habituellement exigés par les comptables lorsqu’ils payent directement des dépenses de même nature.

Les contrôles que doivent exercer les régisseurs portent sur :

  • la nature de la dépense :
    le régisseur vérifie que l’objet de la dépense correspond bien aux dépenses dont le paiement a été autorisé par l’acte de création de la régie ;
  • la validité de la créance, c’est-à-dire :
    • la nécessité de vérifier toutes les opérations figurant sur la facture (exactitude des calculs de liquidation) ;
    • la production des factures ou décomptes (justifications) ;
    • le paiement intervient après exécution de la prestation : livraison de la marchandise par exemple (justification du service fait).
  • le caractère libératoire du règlement :
    le régisseur vérifie que le paiement est effectué au bon créancier (vérification de l'identité) ou à son représentant (vérification de la régularité du pouvoir présenté).

Il utilise alors un mode de règlement de la dépense tel que prévu par l'acte de création de la régie.

En règle générale, les encaissements peuvent être effectués, soit "au comptant", soit "au constaté".

1. Recettes "au comptant"

Le régisseur calcule lui-même le montant des sommes dues par l'usager du service et les encaisse aussitôt. Il dispose pour cela d'un tarif établi par la collectivité.

2. Recettes "au constaté"

L’encaissement est précédé de l’intervention d’un service de la collectivité ou de l'établissement public local qui calcule (liquide) le montant des sommes dues, notamment dans le cas de redevances, de taxes, de remboursement de services rendus. Le service liquidateur établit alors une facture (décompte), au vu duquel le régisseur perçoit la somme due.

Si le redevable ne règle pas les sommes dues dans un délai figurant sur la facture, le régisseur en informe l’ordonnateur qui émet un ordre de recettes dont le recouvrement est confié au comptable.

La régie prolongée : le non paiement spontané par le redevable

Lorsque le paiement n'a pas été effectué spontanément par les usagers du service, l'acte de création de la régie peut prévoir que le régisseur dispose de la faculté d'adresser à l'usager une relance appelant son attention sur le montant des sommes restant dues ainsi que sur la date limite de paiement auprès de la caisse de la régie.
En l'absence d'encaissement dans le délai imparti, le régisseur, qui ne peut exercer de poursuites, informe l'ordonnateur qui émet à l’encontre de l'usager un ordre de recettes dont le recouvrement est confié au comptable.

Le traitement des chèques impayés

Si le régisseur dispose d'un compte "bancaire", le régisseur demande à l'usager de régulariser sa situation. Si aucun versement volontaire n’intervient, le régisseur réduit ses encaissements du montant de l’impayé et transmet le chèque impayé, accompagné de l'avis de rejet établi par l'établissement bancaire ou postal au comptable.

Le remboursement des trop-perçus

Les sommes perçues à tort par le régisseur sont remboursées par le comptable. A cet effet, le régisseur établit un relevé détaillé de recettes indûment perçues comportant tous renseignements permettant leur remboursement et il l’adresse au comptable.

Néanmoins, le régisseur peut être habilité à rembourser aux usagers des recettes préalablement encaissées par régie. L’opération de remboursement nécessite que le régisseur de recettes soit également nommé régisseur d’avances.

Par exemple, cette procédure trouve tout son intérêt dans le cadre d’une régie de billetterie, en cas d’annulation de spectacle, lorsqu’il convient de rembourser le prix des billets.

Comptabilité du régisseur

"Les régisseurs sont astreints à tenir une comptabilité dont la forme est fixée par le ministre chargé du Budget et le cas échéant par le ou les ministres concernés" (article R.1617-16 du Code Général des Collectivités Territoriales).

La comptabilité est tenue selon la méthode dite de "la partie double", Par exemple, un régisseur chargé d'encaisser les factures de cantine scolaire perçoit au cours de la même journée un chèque 20 euros, de la part d'un usager, et une somme de 10 euros en numéraire de la part d'un autre usager.

Il lui appartient de décrire ces encaissements dans un livre de comptabilité scindé en deux parties (l'une retraçant les moyens d'encaissement, l'autre la nature des produits perçus).

Cette comptabilité doit être tenue quotidiennement et faire ressortir à tout moment :

  • pour les régies de recettes, la situation du montant en caisse ;
  • pour les régies d’avances, la situation de l’avance reçue et de la consommation qui en a été faite.

Les régisseurs doivent également assurer si nécessaire un suivi :

  • des valeurs qu’ils détiennent (vignettes, timbres, tickets, etc),
  • des marchandises dont ils assurent la vente (cartes postales, pin's, etc).

Les registres sont conçus de façon à enregistrer simultanément l’opération tant par nature de moyens d'encaissement ou de paiement (chèque, numéraire, etc) que par nature de recettes ou de dépenses ( recettes : cantines, crèches, …, dépenses : fournitures de bureau, alimentation, etc). Certains doivent être tenus de façon obligatoire, d’autres sont facultatifs.

Les registres obligatoires

  • "Le livre-journal" :
    toutes les opérations effectuées par le régisseur y sont enregistrées dès leur constatation.
  • Le registre à souches numérotées :
    il est destiné à constater les recettes, lorsqu'il n'est pas remis de tickets (exemple des droits de place sur les marchés).

Les registres facultatifs

  • Le carnet de développement des opérations du compte "opérations diverses"
    Le compte "opérations diverses" a pour objet de retracer toutes les opérations restant à régulariser (enregistrement des rejets de pièces justificatives par l’ordonnateur ou le comptable, par exemple : des factures peuvent devoir être rectifiées par le fournisseur).
  • Les carnets de développement du compte "dépenses" et du compte "recettes".
    Ils sont destinés à faire apparaître la ventilation des opérations par nature.
    Par exemple, s'agissant d'une régie d'avances chargée de l'achat de menues fournitures de la collectivité, le régisseur peut avoir à distinguer d'une part l'acquisition de timbres poste, de l'achat de produits d'entretien et de celui de fournitures administratives d'autre part.
    S'agissant d'une régie de recettes chargée de l'encaissement de loyers, il convient de ventiler entre les loyers et, par exemple, le remboursement de frais de chauffage).
  • Le bordereau des chèques remis à l'encaissement.

Il sert à enregistrer les chèques reçus en paiement, avant leur transmission au comptable

Responsabilité du régisseur

En cas de perte, de vol ou de disparition des fonds (numéraire), valeurs (instruments de paiement tels les chèques d'accompagnement personnalisé, les chèques emploi-service universels…) et pièces justificatives (pertes de factures conduisant à des dépenses non justifiées) qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions.

Afin de couvrir ce risque, il lui appartient de souscrire un cautionnement qui servira à garantir la collectivité ou l’établissement public de la disparition éventuelle de ces fonds et valeurs.

Il peut également souscrire une assurance.

Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.

Le régisseur est tenu de constituer un cautionnement.

Celui-ci a pour objet de garantir le reversement à la collectivité ou à l'établissement public local des sommes éventuellement mises à la charge du régisseur à l'occasion de la mise en jeu de sa responsabilité personnelle et pécuniaire.

Le cautionnement est fixé par un barème national (arrêté du ministre chargé du budget en date du 28 mai 1993 – conversion en euros par arrêté du 3 septembre 2001).

Il est obligatoire dès lors que le montant moyen des recettes encaissées mensuellement ou le montant de l'avance versée au régisseur atteint le minimum fixé par ce barème. Il doit être justifié au comptable.

Il est souscrit par le régisseur, sous forme généralement d’une adhésion à une association de cautionnement mutuel qui se porte caution solidaire.

A l’occasion de la cessation de ses fonctions, le régisseur peut obtenir auprès du comptable un certificat attestant qu'il est quitte de ses opérations. Ce certificat lui permet d'obtenir la libération des garanties qu'il a constituées. Passé un délai de six mois après la cessation de fonctions, le comptable ne peut refuser au régisseur la délivrance de ce certificat, sauf à demander à l’ordonnateur d’engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur.

L’assurance n’est pas obligatoire mais peut utilement être souscrite par le régisseur en vue de couvrir le risque de mise à sa charge d'une partie des sommes restant dues à l'issue de la mise en jeu de sa responsabilité personnelle et pécuniaire par le ministre chargé du budget.

En effet, l'assemblée délibérante de la collectivité ou de l'établissement public local peut proposer au ministre chargé du budget qu'une part du manquant constaté dans la caisse de la régie soit laissé à la charge du régisseur.

Lorsqu'il s'agit d'un établissement public de santé ou d'un établissement public social ou médico-social, cette compétence appartient au directeur.