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Les dépôts d'espèces pour les régies des collectivités locales : une nouvelle procédure au printemps 2021

Il existe sans doute dans votre collectivité une ou plusieurs régies qui permettent aux usagers de régler leurs factures sans avoir à se déplacer dans un centre des Finances publiques avec le système de la régie de recettes. En effet, un agent territorial appelé régisseur peut encaisser directement les règlements des parents dans une crèche municipale, ceux des touristes dans un camping ou bien ceux des spectateurs dans un théâtre.

Beaucoup a été fait ces dernières années pour moderniser les moyens de paiement proposés aux usagers avec notamment, l'introduction de la carte bancaire sur place ou à distance.

Vous avez probablement équipé vos plus grosses régies de terminaux de paiement électronique ou proposer un service de paiement en ligne comme PAyFip, solution gratuite développée par la DGFiP. Certains usagers, toutefois, continuent de privilégier les espèces pour les montants inférieurs à 300 euros, comme la loi les  y autorise.

Pour leur sécurité, les régisseurs vont donc régulièrement déposer leur encaisse auprès du comptable public.

A compter du printemps 2021, le dispositif de dépôt des espèces va changer. La DGFiP qui ferment progressivement ses caisses acceptent du numéraire a passé  un marché national avec La Banque Postale qui accueillera désormais à ses guichets tous les régisseurs des collectivités locales.

La facturation de la prestation sera prise en charge par l'État, en fonction du nombre d'opérations dans un souci à la fois de bonne gestion des deniers publics et de sécurité des personnes et des biens. Vous veillerez à ce que vos régisseurs ne déposent pas des montants trop faibles. Il leur sera recommandé d'éviter tout dépôt au-deça de 50 euros. Pour vos agents occupant des fonctions de régisseur titulaire ou suppléant, le système sera plus  rapide qu'il ne l'est actuellement, avec un dépôt de sac scellés, sans procédures de comptage contradictoire.

Avant de se déplacer en bureau de poste, le régisseur éditera le code-barres de la régie sur une palteforme dédiée, développée par La Banque Postale.

La plateforme lui indiquera l'adresse et les horaires d'ouverture des bureaux de poste les plus proches parmi les plus de 3300 retenus à l'échelon national.

Les fonds seront déposées dans des sacs scellés en différenciant les dépôts de pièces de ceux de billets. Chaque sac renfermera un bordereau détaillant son contenu. Une fois arrivé au bureau de poste, le régisseur présentera le code-barres de la régie et annoncera le montant de son dépôt, il se verra remettre un récépissé de dépôt en échange de ses sacs scellés.

L'opération sera alors enregistré sur la plateforme et apparaîtra dans l'historique des opérations de la régie.

Les fonds seront crédités automatiquement sur le compte au Trésor de la collectivité ou sur le groupe Banque de France du comptable de la collectivité.

Dès le surlendemain du dépôt, une opération comparable plus sécurisée encore, vaudra pour les retraits d'espèces dont peuvent avoir besoin certains régisseurs soit pour disposer d'un fonds de caisse dans une régie de recettes soit pour reconstituer leur avance dans le cas d'une régie d'avance.

Pour s'approvisionner en espèces, le régisseur formulera une demande préalable via la plateforme dédiée de La Banque Postale, auprès du bureau de poste de son choix en précisant sa demande en pièces et en billets.

Une fois cette demande validée par la DGFiP et la date de mise à disposition confirmé par La Banque Postale, le régisseur pourra se présenter au bureau de poste dans les 7 jours suivants avec un code-barres à usage unique et sa pièce d'identité.

Pour toute question sur le nouveau dispositif de dépôt et de retrait d'espèces, vos régisseurs peuvent contacter le comptable ou le conseiller aux décideurs locaux de votre collectivité à la DGFiP.

Des tutoriels pédagogiques leur seront transmis début avril pour leur présenter la plateforme créée à leur intention et leur préciser les modalités pratiques des nouvelles procédures.