Le régime des remboursements de frais des élus municipaux

L'essentiel

Afin de faciliter l’exercice de leur mandat, les élus municipaux peuvent bénéficier du remboursement de frais exposés dans le cadre de leurs fonctions : dans le cadre de l’exécution d’un mandat spécial, frais de déplacement et de séjour lors de la participation à des réunions des instances ou organismes au cours desquelles ils représentent leur collectivité ; frais d’accompagnement et d’aide technique pour les élus en situation de handicap ; frais de garde d’enfants ou de personnes dépendantes.

Remboursement de frais dans le cadre de l’exercice d’un mandat spécial

Les frais de déplacement et de séjour des élus municipaux dans l’exercice habituel du mandat

Les remboursements de frais pour les élus en situation de handicap

Les frais de garde d'enfants ou de personnes dépendantes

Remboursement des dépenses exceptionnelles et de secours

Les indemnités pour frais de représentation

 

Remboursement de frais dans le cadre de l’exercice d’un mandat spécial

Il s’agit en premier lieu des frais que nécessite l’exécution d’un mandat spécial par les membres d’un conseil municipal. La notion de mandat spécial, qui a été construite par la jurisprudence, s’applique uniquement aux missions accomplies dans l’intérêt de la collectivité, par un membre de son organe délibérant et avec l’autorisation de celui-ci. Un mandat spécial ne peut donc être confié par l’organe exécutif.

Le mandat spécial, qui exclut les activités courantes de l’élu, doit correspondre à une opération déterminée de façon précise. Sans qu’il soit possible d’en dresser une liste exhaustive, l’organisation d’une manifestation de grande ampleur (festival, exposition), le lancement d’une opération nouvelle (chantier important), un surcroît de travail momentané et exceptionnel (catastrophe naturelle) peuvent être de nature à justifier un mandat spécial.

Dans ce cadre, les frais de déplacement et de séjour sont remboursés dans les conditions applicables aux agents de l'État, c’est-à-dire celles du décret du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'État.

Les frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées ou dépendantes peuvent aussi, dans certains cas, en particulier pour les élus municipaux ne bénéficiant pas d’indemnités de fonction, être pris en charge par la collectivité, dans la limite du montant horaire du SMIC. Les autres types de dépenses exposées par l’élu exécutant un mandat spécial sont indemnisés dans des conditions précisées par l’assemblée locale.

 

Les frais de déplacement et de séjour des élus municipaux dans l’exercice habituel du mandat

En second lieu, les collectivités locales peuvent prendre en charge les frais de transport et de séjour occasionnés par des réunions de leur organe délibérant ou au cours de laquelle les élus représentent celles-ci. Tenant compte de situations différentes, le législateur a toutefois apporté des aménagements selon le type de collectivité ou d’établissement :

  • pour les élus municipaux, il faut que la réunion ait lieu hors du territoire de leur commune.
     

Les remboursements de frais pour les élus en situation de handicap

Lorsqu’ils sont en situation de handicap, les élus municipaux peuvent bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique résultant de la participation à des réunions. Cette indemnisation, qui est cumulable avec les précédentes, ne peut dépasser par mois le montant de la fraction représentative de frais d’emplois, soit 646,25 euros depuis le 1er juillet 2010.

 

Les frais de garde d'enfants ou de personnes dépendantes

Outre l’exercice d’un mandat spécial, potentiellement ouvert à tous dans les conditions précitées, deux situations ouvrent droit à la prise en charge des frais de garde d’enfants ou de personnes dépendantes :

  • pour les conseillers municipaux qui ne perçoivent pas d’indemnité de fonction et qui, pour se rendre et participer aux réunions de leur conseil, de commissions ou d’organismes où ils représentent leurs communes, ont engagé de tels frais : le conseil municipal doit décider expressément, au vu de justificatifs, d’un remboursement qui ne peut excéder, par heure utilisée, le montant horaire du SMIC. Une telle disposition n’a de sens que pour les conseillers municipaux, car cette fonction n’ouvre pas droit, hormis les exceptions exposées dans la présente fiche, à la perception d’une indemnité de fonction. Les conseillers généraux et régionaux « simples » reçoivent en effet tous une indemnité de fonction ;

  • pour les titulaires de mandats exécutifs ayant suspendu leur activité professionnelle pour l’exercice de leur mandat (les mêmes que ceux évoqués dans le cadre de ce droit) : l’organe délibérant peut accorder une aide financière à ces élus s’ils utilisent un chèque emploi service universel (CESU). Le montant maximum annuel de cette aide est fixé à 1 830 euros.
     

Remboursement des dépenses exceptionnelles et de secours

Le maire et ses adjoints peuvent être remboursés des dépenses exceptionnelles d’assistance et de secours engagées en cas d’urgence sur leurs deniers personnels, après délibération du conseil municipal.

 

Les indemnités pour frais de représentation

Le maire peut recevoir, sur décision expresse du conseil municipal, des indemnités pour frais de représentation. Ces indemnités ont pour objet de couvrir les dépenses engagées par le maire, et lui seul, à l’occasion de ses fonctions et dans l’intérêt de la commune. Ainsi en est-il, notamment, des dépenses qu’il supporte personnellement en raison des réceptions et manifestations qu’il organise ou auxquelles il participe dans ce cadre. Par ailleurs, aux termes de la jurisprudence :

  • le conseil municipal n’a que la faculté de voter cette indemnité si les ressources ordinaires de la commune le permettent ;

  • l’indemnité peut être versée sous forme fixe et annuelle, ce qui implique qu’elle ne corresponde pas obligatoirement à un montant précis de dépense. Elle doit toutefois répondre à un besoin réel et ne peut constituer un traitement déguisé, qui viendrait s’ajouter aux indemnités de fonction. Il est donc fortement recommandé aux maires de conserver tous les documents de nature à justifier de l’octroi de l’indemnité de représentation ;

  • le montant de l’indemnité, sous les réserves qui précèdent, est variable et laissé à l’appréciation de la collectivité.

Dernière modification  : 29/09/2016