Titre 1 - Institution des régies et sous-régies

Chapitre 1 - Autorité qualifiée pour créer une régie
Chapitre 2 - Acte constitutif d'une régie ou d'une sous-régie

Chapitre 1 - Autorité qualifiée pour créer une régie

La décision de charger des régisseurs pour le compte des comptables publics d’opérations d’encaissement ou de paiement appartient à l'assemblée délibérante de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local.

Toutefois, cette compétence peut faire l'objet d'une délégation d'attribution, selon les lois et règlements en vigueur.

Ainsi, par exemple, dans le cas des régies communales, le maire peut recevoir délégation du conseil municipal, en application de l'article L 2122-22 alinéa 7 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).

L'acte constitutif d'une régie peut donc prendre la forme :

  • soit d'une délibération comprenant les mentions prévues au chapitre 2 ;
  • soit d'un acte de l'autorité exécutive, pris par délégation.

En application de l’article L.3211-1 du CGCT, le conseil général règle par ses délibérations les affaires du département. De même l’article L.4221-1 du CGCT donne au conseil régional la compétence pour régler par ses délibérations les affaires de la région.

Ces dispositions ne font pas obstacle à ce qu’une délibération fixe le principe de la régie et confie à l’ordonnateur le soin d'en préciser les modalités de fonctionnement. Les articles L.3211-2 du CGCT, pour le conseil général, et L.4221-5, pour le conseil régional, ouvrant la possibilité de déléguer une partie des attributions du conseil général ou du conseil régional à la commission permanente, celle-ci peut être habilitée à créer des régies.

S'agissant des établissements publics de santé, une nouvelle réglementation trouve sa source dans la réforme "hôpital 2007" adoptée par l'ordonnance n°2005-406 du 2 mai 2005.

En application de cette disposition, le directeur d'un établissement public de santé bénéficie d'une compétence générale pour régler les affaires de l'établissement autres que celles qui sont dévolues au conseil d'administration (articles L.6143-1 et L.6143-7 du code de la santé publique).

En l'espèce, le directeur d'un établissement public de santé est compétent pour créer les régies.

S'agissant des établissements sociaux et médico-sociaux érigés en personne morale de droit public autonome, ils sont régis par des dispositions spécifiques issues du code de l'action sociale et médico-sociale (articles L.312-1 et suivants du code de l'action sociale et des familles).

Le conseil d'administration voit ses compétences énumérées de manière limitative (article L.315-12 du CASF), le directeur réglant les affaires générales (L.315-17 du CASF).

En l'espèce, le directeur d'un établissement public social ou médico-social est compétent pour créer les régies.

L’acte doit comprendre les mentions prévues au chapitre 2 du présent titre et notamment viser l’avis conforme du comptable assignataire des opérations de la régie.

L’avis du comptable doit être préalable à la délibération ou à la décision de l’ordonnateur.

L'avis conforme et préalable du comptable est une formalité substantielle. L'absence de respect de cette formalité emporte deux conséquences :

  • L'acte est susceptible d'être déféré devant le juge administratif en raison du non respect de la réglementation ;
  • Le comptable ne prend pas en charge les opérations de la régie, non du fait de l'illégalité présumée de l'acte constitutif mais du fait que le régisseur agit en son nom et pour son compte. Le juge des comptes ne connait que le compte de gestion du comptable public dont la responsabilité personnelle et pécuniaire s'étend aux opérations des régisseurs.

En effet, le maniement de deniers publics que toute régie suppose, justifie à ce stade l'intervention du comptable dont la responsabilité personnelle et pécuniaire peut être mise en jeu en raison du fonctionnement de la régie.

En l'absence de régularisation de la situation, le comptable devra, en application de l'article R.212-19 du code des juridictions financières, appeler l'attention du Trésorier-Payeur Général aux fins d'examen d'une éventuelle saisine de la chambre régionale des comptes, des opérations qu'il présume constitutives de gestion de fait.

Chapitre 2 - Acte constitutif d'une régie ou d'une sous-régie

L'acte constitutif d'une régie ou sous-régie comporte un certain nombre de dispositions nécessaires à la définition des opérations confiées au régisseur ou au mandataire "sous-régisseur" et les conditions de leur exécution. Certaines de ces dispositions sont obligatoires, les autres facultatives (cf : annexes 9 à 12).

1. Dispositions obligatoires

1.1. Dispositions communes aux régies ou sous-régies de recettes, aux régies ou sous-régies d'avances et aux régies ou sous-régies de recettes et d'avances.

1.1.1. Visas

  • d'une part l’acte constitutif doit viser les textes réglementaires généraux suivants :
  • décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la Comptabilité Publique, et notamment l'article 18 ;
  • décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 modifié relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs (annexes 2 à 4) ;
  • articles R.1617-1 à R.1617-18 du Code Général des Collectivités Territoriales relatifs à la création des régies de recettes, d’avances et de recettes et d'avances des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, (annexe 1) ;
  • arrêté du 3 septembre 2001 relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents (annexe 5) ;

Pour les mandataires (sauf le suppléant), le décret modifié relatif à la responsabilité des régisseurs ainsi que les arrêtés portant sur l'indemnité de responsabilité et le cautionnement n'ont pas lieu d'être visés.

  • d'autre part, les textes réglementaires suivants spécifiques à chaque établissement :
    • pour les régies des OPHLM et OPAC soumis en matière financière et comptable aux règles de la comptabilité publique : Code de la construction et de l'habitation et notamment ses articles R.423-57 et R.423-32-2 ;
    • pour les régies des EPS : le Code de la Santé Publique et notamment l'article L.6143-7 ;
    • pour les régies des établissements sociaux et médico-sociaux : le Code de l'action sociale et des familles et notamment l'article L.315-17.

L'avis conforme du comptable public assignataire est une formalité substantielle de l'acte de création de la régie ou sous-régie.

Il doit être donné préalablement à la décision de création de la régie.

Cet avis conforme se justifie par le fait, d'une part, que toute régie ou sous-régie implique le maniement de deniers publics, et d'autre part, que le juge des comptes ne connaît que le compte de gestion du comptable public dont la responsabilité personnelle et pécuniaire s'étend aux opérations des régisseurs.

En cas de présomption d'illégalité ne mettant pas en cause sa responsabilité personnelle et pécuniaire, le comptable doit émettre un avis conforme et appeler l'attention du comptable supérieur sur le caractère illégal des dispositions incluses dans l'acte de création de la régie, lequel appréciera la nécessité de saisir le représentant de l'Etat (circ. n°90 CD 2646 du 18/6/90 et CD 4211 du 12/9/90 ; instr. n° 90-78-M0 du 10/7/90 modifiée par n° 90-100-M0 du 17/9/90).

Ce n'est qu'en présence de dispositions pouvant mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire par le juge des comptes, que le comptable public assignataire mentionne un avis non conforme (par exemple, l'acte constitutif de la régie ne prévoit pas les conditions de reversement des recettes ).

1.1.2. Service auprès duquel est instituée la régie ou sous-régie et adresse du siège de la régie ou sous-régie

L'acte constitutif de la régie ou sous-régie doit indiquer clairement :

  • le service public concerné ;
  • l'organisme public auquel est rattaché le service public ;
  • l'adresse complète de la régie ou sous-régie ;
  • la date de début des opérations.

1.1.3. Objet de la régie ou sous-régie

L'acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l'objet même de la régie ou sous-régie, c'est-à-dire, la nature des opérations qui seront réalisées par l'intermédiaire de celle-ci.

1.1.4. Cautionnement du régisseur (titulaire ou intérimaire)

Pour garantir les fonds qui lui sont confiés et dont il est personnellement et pécuniairement responsable en vertu des dispositions du décret du 15 novembre 1966 modifié, l'acte constitutif de la régie doit énoncer expressément si le régisseur est astreint à constituer un cautionnement ou s'il en est dispensé (R.1617-4-II du CGCT).

Le montant de celui-ci résulte de dispositions réglementaires et sera précisé uniquement dans l'acte de nomination du régisseur (arrêté du 28 mai 1993, conversion en euros par arrêté du 3 septembre 2001).

Le cautionnement est à la charge du régisseur.

En aucun cas, la collectivité ou l'établissement public local ne saurait se substituer au régisseur pour la prise en charge définitive des frais de cautionnement.

En effet, la prise en charge par l’organisme public local des frais de cautionnement souscrits par les régisseurs est incompatible avec le principe de la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur et ne constitue pas une dépense publique.

Les modalités de réalisation du cautionnement sont indiquées au titre 2, chapitre 3, § 1.5.1.

Elle s'applique lorsque le montant des sommes maniées n'excède pas les seuils fixés par arrêté du ministre chargé du budget (arrêté du 29 décembre 1997, conversion en euros par arrêté du 3 septembre 2001).

Sont également dispensés de cautionnement les mandataires du régisseur.

1.1.5. Indemnité de responsabilité du régisseur (titulaire ou intérimaire) et du mandataire suppléant

L'acte constitutif indique si une indemnité de responsabilité est attribuée ou non au régisseur et au suppléant, mais n'en précise pas le montant qui est fixé dans l'arrêté de nomination du régisseur (Article R.1617-5-2 du CGCT).

En aucun cas le régisseur ou le mandataire suppléant ne peut recevoir une rémunération en fonction du résultat de la régie ou forfaitaire. En effet, cette rémunération s'applique aux modes de gestion délégués d'un service public que constituent la régie intéressée et la gérance.

1.1.6. Signature de l'acte de création de la régie ou sous- régie

Il convient que l'acte de création de la régie ou sous-régie soit revêtu des signatures de l'autorité qualifiée pour instituer la régie ;
En fonction des besoins de la régie, des copies de l’acte de création seront établies.

1.1.7. Date de production des justificatifs d'opérations

Le régisseur doit produire à l’ordonnateur les pièces justificatives de dépenses ou de recettes selon la périodicité définie dans l'acte de création de la régie, cette périodicité devant au minimum s’élever à une fois par mois (article R.1617-8 du CGCT pour les recettes, article R.1617-14 pour les dépenses) et obligatoirement :

  • en fin d'année, sans pour autant que la date du 31 décembre constitue une obligation dès lors que pour des raisons de facilités de fonctionnement, une autre date est privilégiée;
  • en cas de remplacement du régisseur par l'intérimaire ou par le mandataire suppléant ;
  • en cas de changement de régisseur ;
  • au terme de la régie.

La périodicité obligatoire de production des pièces justificatives peut être supérieure au délai mensuel pour les régies :

  • dont le montant de l'encaisse est peu élevé ou réalisant un nombre restreint d'opérations de dépenses. Cette appréciation est laissée à l'initiative du comptable assignataire ;
  • éloignées du poste comptable assignataire ;
  • temporaires.

Le mandataire "sous-régisseur" verse ses pièces au régisseur.

Afin de faciliter le fonctionnement de la régie ou sous-régie d'avances et de reconstituer, de façon régulière, l'avance dont dispose le régisseur ou mandataire "sous-régisseur", il est recommandé de veiller à ce que la périodicité de production des pièces justificatives de paiement soit adaptée aux besoins de la régie.

Le cas échéant, lorsque l'ordonnateur, le comptable et le régisseur d'avances en sont d'accord, le versement des pièces justificatives peut être effectué par le régisseur ou le mandataire "sous-régisseur" directement auprès du comptable (article R.1617-14 du CGCT). Si les contrôles opérés par le comptable se révèlent satisfaisants, celui-ci reconstitue directement l'avance et la verse au régisseur. Cette modalité de fonctionnement doit figurer explicitement dans l'acte constitutif de la régie.

Dans cette hypothèse, il appartient au comptable de transmettre à l'ordonnateur les pièces justificatives aux fins de mandatement des dépenses correspondantes.

Si l'ordonnateur refuse de mandater une partie des dépenses (ou la totalité), le comptable doit demander au régisseur de régulariser au plus vite la situation.

Le versement des pièces justificatives de recettes pourra être effectué auprès du comptable, indépendamment de toute mention dans l'acte constitutif de la régie, afin de faciliter l'émission des titres de recettes encaissées par régie.

1.2. Formalités obligatoires communes aux régies ou sous-régies de recettes, aux régies ou sous-régies d’avances et aux régies ou sous-régies de recettes et d’avances

1.2.1. Caractère exécutoire de l'acte constitutif de la régie ou sous-régie

L'acte constitutif de la régie ou sous-régie de la collectivité ou de l'établissement public local est exécutoire de plein droit dès qu'il est publié et transmis au représentant de l'Etat dans le département.

Pour les établissements publics de santé, l'acte constitutif de la régie ou sous-régie est exécutoire de plein droit dès sa publication.

1.2.2. Duplication de l'acte de création de la régie ou sous-régie

L'acte constitutif de la régie ou sous-régie doit faire l'objet d'au moins cinq copies :

  • une pour les services administratifs de la collectivité ou de l'établissement public local ;
  • une destinée au régisseur ;
  • une pour le mandataire suppléant ;
  • deux adressées au comptable, dont l'une d'elle doit être jointe, parmi les pièces particulières, au premier compte de gestion qui suit la création de la régie ou sous-régie. L'autre sera conservée dans le poste comptable ;
  • le cas échéant, une destinée au mandataire "sous-régisseur".

1.2.3. Mesures de publicité

Afin que le caractère dérogatoire et les limites du maniement des deniers publics par le régisseur ou sous-régisseur soient connus du public, l'acte constitutif de la régie ou sous-régie doit faire l'objet d'une publicité suffisante par les moyens appropriés (journal local, affichage à la mairie ou dans les locaux de l'établissement, au lieu d'installation de la régie ou sous-régie).

1.3. Dispositions obligatoires propres aux régies ou sous-régies de recettes

1.3.1. Nature des recettes pouvant être encaissées

La nature des produits à encaisser est fixée par l'acte constitutif de la régie. Toutefois, hormis les droits d'enregistrement et de timbre des concessions de cimetières, les impôts, taxes et redevances prévus au Code général des Impôts, au Code des douanes et au Code du domaine de l'Etat ne peuvent être encaissés par l'intermédiaire d'une régie sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget ( art R.1617- 6 du CGCT).

En conséquence, peuvent être recouvrés par l'intermédiaire d'une régie ou sous-régie, les produits locaux non fiscaux.

Toutefois, dans l'intérêt du service public, les recettes communales encaissées par l'intermédiaire d'une régie peuvent être l’accessoire de produits non communaux.

Il peut en être ainsi lorsque, pour satisfaire les besoins des usagers, la collectivité souhaite mettre à leur disposition un service assuré par un tiers et rémunéré par les bénéficiaires.

Il s'agit, par exemple, de produits pour le compte de la SNCF, de FRANCE TELECOM..., voire pour le compte d'une autre collectivité ou établissement public local.

Dans ce cas et dans la mesure où ce service génère des recettes pour la collectivité, l'assemblée délibérante adopte le principe de l'encaissement par l'intermédiaire d'une régie de recettes de produits pour le compte des tiers avec lesquels la collectivité aura signé une convention.

Si l’opération de reversement des sommes dues aux tiers s’effectue par l’intermédiaire du régisseur, il convient de créer une régie d’avances.

Si le reversement des sommes dues aux tiers se réalise par le comptable, cette opération s’effectue par l’intermédiaire de comptes de tiers et non pas budgétairement.

Dans ce cas, les sommes encaissées pour le compte d'un tiers s'imputent, chez le comptable, au crédit du compte 4648 "autres encaissements pour le compte de tiers" lors du versement du régisseur et au débit de ce même compte, lors du reversement audit tiers qui se fait au vu d'un ordre de paiement émis par l'ordonnateur et de la convention passée entre le tiers et la collectivité ou l'établissement public local.

De même, la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs ne saurait être engagée à hauteur des déficits éventuels liés à l'exécution de ces opérations.

Il appartient à la collectivité ou à l'établissement public local de prendre toute garantie contre ce risque potentiel (assurance ou clause de non prise en charge du risque lié au maniement de fonds pour le compte d'un tiers dans la convention passée avec ledit tiers).

L'acte constitutif de la régie ou sous-régie détermine limitativement les produits que le régisseur ou sous-régisseur est habilité à encaisser.
Cette énumération est exhaustive : aucune autre recette ne peut être encaissée par l'intermédiaire de la régie.

La nature des produits encaissés par la sous-régie doit s'inscrire parmi les recettes prévues à l'acte de création de la régie.

Les recettes à encaisser se présentent sous deux formes :

  • produits domaniaux : droits de stationnement payant sur voirie, droits d'entrée dans les musées, les monuments, salles de spectacle, piscines...;
  • produits de vente : vente de brochures... ;
  • produits de prestations de services : redevance pour prêt de livres, de disques, photocopies, cantines scolaires, forfaits hospitaliers, consultations externes... ;
  • timbres mobiles vendus par les municipalités (instruction DGI 12-B-3-90 du 18 octobre 1990 complétée par instruction DGI 12-B-4-95 du 20 octobre 1995) ;
  • cautions (locations de salles, ouvrages,…..);
  • taxes et redevances pour services rendus : redevance pour l'enlèvement des ordures, redevances de consommation d'eau... ;
  • produit des concessions de cimetières ;
  • produits des offices d'HLM et d'OPAC : loyers, charges locatives... ;
  • cantines scolaires ;
  • consultations externes.

1.3.2. Modes de perception et forme des justificatifs

Les modes de perception et la forme des justificatifs remis en contrepartie des encaissements doivent être clairement précisés dans l'acte constitutif de la régie ou sous-régie.

En application des dispositions combinées des articles 24 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité Publique et R.1617- 7 du CGCT, les redevables sont autorisés à s'acquitter des sommes à leur charge selon les modes de perception suivants :

  • en numéraire ;
  • au moyen de chèques bancaires, postaux ou assimilés ;
  • par carte bancaire ;
  • par virement ;
  • par porte-monnaie Monéo ;
  • par prélèvement ;
  • à l'aide d'instruments de paiement (chèques-vacances, chèques d'accompagnement personnalisé, chèques emploi service universels, tickets restaurant, ..).

Les modes de recouvrement des produits de la sous-régie doivent s'inscrire dans la liste de ceux prévus par l'acte de création de la régie.

Par mesure de simplification, il est admis qu’un nouveau moyen de paiement automatisé (carte bancaire, TIP, prélèvement) puisse être mis en œuvre sans mise à jour préalable de l’acte constitutif de la régie, dès lors que la régularisation a lieu lors de la plus prochaine réunion de l’instance délibérative lorsque cet acte doit prendre la forme d'une délibération.

1.3.3. Limitation de l'encaisse

La définition de l'encaisse diffère selon que le régisseur est titulaire ou non ès qualité d'un compte de disponibilités.

Dans ce cas, l'encaisse est constituée par les seules recettes encaissées en numéraire par le régisseur et ses mandataires.

L'encaisse est constituée de l'ensemble des recettes en numéraire détenu par le régisseur et ses mandataires et des sommes figurant sur le compte du régisseur.

L'acte constitutif indique le montant maximum de l'encaisse que le régisseur est autorisé à conserver (R.1617-10 du CGCT).

La fixation du montant de l'encaisse se fait sans tenir compte de l'attribution au régisseur d'un fonds de caisse éventuel.

L'intérêt de la trésorerie de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local et le souci d'éviter les risques de perte, vol ou détournement, doivent inciter à fixer les chiffres maxima d'encaisse au niveau le plus bas compatible avec les besoins de la régie ou sous-régie.

1.3.4. Périodicité de versement de l'encaisse

Le régisseur doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le maximum fixé par l'acte de création de la régie et au minimum une fois par mois, et obligatoirement :

  • en fin d'année, sans pour autant qu'obligation soit faite d'un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date ;
  • en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ;
  • en cas de changement de régisseur ;
  • au terme de la régie.

Le rythme de versement est déterminé en fonction du souci permanent d'atténuer les risques de perte, vol ou détournement et de renflouer la trésorerie de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local.

La périodicité obligatoire de versement de l'encaisse peut être supérieure au délai mensuel pour les régies:

  • dont le montant de l'encaisse est peu élevé ;
  • éloignées du poste comptable assignataire ;
  • temporaires.

La périodicité de versement de l'encaisse est précisée dans l'acte constitutif de la régie.

Les chèques sont remis à l'encaissement lorsque le régisseur ne détient pas de compte de dépôts, selon une périodicité fixée dans l'acte constitutif de la régie. Ils peuvent être envoyés par voie postale, en recommandé (article R.1617-8 du CGCT).

1.4. Dispositions obligatoires propres aux régies ou sous-régies d'avances

1.4.1. Nature des dépenses à payer.

La nature des dépenses payables par régies ou sous-régies d'avances est précisée à l'article R.1617-11 du CGCT. Il s'agit :

  • des dépenses de matériel et de fonctionnement (non comprises dans un marché public passé selon une procédure formalisée), dans la limite d'un montant par opération déterminé par arrêté du ministre chargé du budget (annexe 8, arrêté du 19 décembre 2005 fixant ce montant à 2.000 euros);
  • des rémunérations des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation, ainsi que les charges sociales y afférentes ;
  • au titre du mois au cours duquel les agents entrent au service des collectivités locales et de leurs établissements publics ou le quittent, les rémunérations desdits agents ;
  • des secours ;
  • des avances sur frais de mission et de stage ou les frais de mission et de stage lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;
  • des remboursements de recettes préalablement encaissées par régie ;
  • des acquisitions de spectacles dans la limite d'un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget(annexe 8, arrêté du 19 décembre 2005 fixant le montant à 10.000 euros) ;
  • de toute autre dépense autorisée spécifiquement par le ministre chargé du budget.
  • pour les régies à l'étranger, toute autre dépense nécessaire au bon fonctionnement de la régie.

Il en résulte que le régisseur ou son mandataire n'a pas à régler de dépenses entraînant un montage juridique complexe.

Ainsi, il ne peut en aucun cas, à titre d'exemples, payer des dépenses :

  • sur marchés publics formalisés par un contrat écrit ;
  • d'acquisitions immobilières ;
  • d'interventions sociales et diverses, à l'exclusion des secours ;
  • d'interventions économiques et financières ;
  • d'opérations réalisées sous mandat.

L'acte constitutif énumère avec précision et de manière limitative les dépenses qui peuvent être réglées par l'intermédiaire de la régie ou sous-régie.

La nature des dépenses payées par la sous-régie d'avances doit s'inscrire parmi la nature des dépenses listées dans l'acte de création de la régie d'avances.

Il convient de souligner que bien qu'il s'agisse d'une dérogation au principe de séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable, lorsqu'un agent de la collectivité ou de l'établissement public local ou un élu consent à faire l'avance, sur ses deniers, de faibles dépenses tel que l'achat d'articles de faible valeur marchande, il n'y a pas lieu d'instituer une régie.

La dépense peut lui être remboursée au moyen d'un mandat établi à son profit et appuyé, le cas échéant, d'un décompte descriptif des menues fournitures qui ont été acquises.

1.4.1.1. Dépenses de matériel et de fonctionnement

Les dépenses de matériel et de fonctionnement non comprises dans un marché public passé selon une procédure formalisée et dans la limite d'un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget peuvent être payées par régie (article R.1617-11-1° du code général des collectivités territoriales).

Sont notamment considérées comme des dépenses de matériel et de fonctionnement, à titre indicatif, les dépenses afférentes :

  • à l'acquisition de toutes fournitures ;
  • à l'achat de denrées alimentaires périssables ;
  • à l'exécution de menus travaux, réparations ;
  • aux frais de carburant, entretien courant des véhicules appartenant à la collectivité territoriale ou à l'établissement public local ;
  • aux frais postaux ;
  • aux abonnements de publication ;
  • aux frais de réception et de représentation ;
  • aux vignettes et timbres fiscaux ;
  • à la vie sociale d'un établissement public de santé ou d'un établissement social ou médico-social (sorties cinéma, matériel de loisir,….)

Le montant des dépenses de matériel et de fonctionnement pouvant être payées par l'intermédiaire d'une régie d'avances est précisé dans l'acte constitutif, dans la limite d'un montant de 2.000 euros par opération (arrêté du 19 décembre 2005, annexe n°8).

1.4.1.2. Rémunération des personnels

L'article R. 1617-11-2° et 3° du code général des collectivités territoriales dispose que peuvent être payées par régies d'avances :

  • les rémunérations des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation ainsi que les charges sociales y afférentes ;
  • au titre du mois au cours duquel les agents entrent au service des collectivités locales, de leurs établissements publics ou le quittent, les rémunérations desdits agents.

L'utilisation du terme rémunération recouvre le traitement indiciaire et les primes et indemnités diverses.

Par ailleurs, le paiement en espèces de ces dépenses peut être réalisé par l'intermédiaire d'une régie ou sous-régie d'avances, à condition que le montant net de celles-ci soit inférieur ou égal à 750 euros.

Si le montant net de la dépense est supérieur à 750 euros ou si le bénéficiaire en fait la demande, la procédure de règlement par virement sur un compte bancaire ou assimilé est obligatoire.

Le paiement en espèces des rémunérations dues aux agents des collectivités territoriales et de leurs établissements publics échappe à la règle de l'avance permanente.

Ainsi, l'avance nécessaire au paiement en espèces des rémunérations dues aux agents des collectivités locales et des établissements publics locaux ne sera renouvelée qu'à chaque échéance de traitements, pour une période précisée dans l'acte constitutif de la régie ou sous-régie.

A l'issue de ce délai, le régisseur ou mandataire "sous-régisseur" verse obligatoirement le montant de l'avance inutilisée et les justificatifs des sommes payées au comptable assignataire qui poursuivra seul le règlement des traitements impayés.

1.4.1.3. Les secours

L'acte constitutif de la régie ou sous-régie devra clairement spécifier la nature du secours.

La notion de secours (article R.1617-11-4° du CGCT) revêt une acception large et ne doit pas être comprise uniquement comme le paiement de secours urgents et de faible montant.

1.4.1.4. Les avances sur frais de mission et de stage ou les frais de mission et de stage en l’absence d’avances.

Les régisseurs peuvent être habilités à verser des avances sur frais de mission et de stage ou les frais de mission et de stage lorsqu'il n'a pas été consenti d'avances (article R.1617-11-5° du CGCT).

Les frais de mission et de stage visés sont ceux dont la réglementation est fixée par :

  • Le décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, pour les agents des communes, des départements, des régions et de leurs établissements publics, à l'exclusion des personnels relevant de la fonction publique hospitalière ;
  • S'agissant des dépenses relatives au remboursement des frais de déplacement du régisseur lui-même ou des fonctionnaires territoriaux en mission à l'étranger, en l'absence de disposition réglementaire, l'assemblée délibérante devra adopter une délibération de principe autorisant le remboursement des frais de déplacement à l'étranger de ces agents et fixant le mode de remboursement.

Cette délibération devra être produite au comptable comme pièce justificative de la dépense.

Les frais de mission et de stage visés sont ceux dont la réglementation est fixée par :

  • pour le territoire métropolitain de la France : le décret n°92-566 du 25 juin 1992 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais ocasionnés par les déplacements des fonctionnaires et agents relevant de la fonction publique hospitalière ;
  • pour les déplacements dans les DOM ou entre la métropole et les DOM : l'arrêté du 11 octobre 1958 relatif à l'attribution d'indemnités représentatives de frais aux agents des établissements d'hospitalisation, de soins et de cure qui fait référence aux articles 3 à 14 et 16 et 17 du décret n° 53-511 du 21 mai 1953 relatif aux modalités de remboursement des frais engagés par les personnels civils de l'Etat à l'occasion de leurs déplacements ;
  • pour les déplacements à l'étranger : le conseil d'administration de l'établissement doit déterminer les modalités et les conditions de remboursement des agents qui ne peuvent être plus étendues que celles prévues au décret n°86-416 du 12 mars 1986 applicable aux déplacements à l'étranger des agents de l'Etat.
  • Frais d’exécution d’un mandat spécial
  • Article L.2123-18 et R.2123-22-1 du CGCT (élus municipaux) ;
  • Article L.3123-19 al.2 et R. 3123-20 du CGCT (élus départementaux) ;
  • Article L.4135-19, al.2 et R. 4135-20 du CGCT (élus régionaux) ;
  • Article L.5211-14 du CGCT (membres des conseils de communauté de communes) ;
  • Article L.5215-16 et L.5216-4 du CGCT (membres des conseils de communauté urbaine et de communauté d’agglomération) ;
  • Article L.5211-14 du CGCT (membres des organes délibérants des EPCI) ;
  • Article L.5215-16 et L.5216-4 du CGCT (membres des conseils de communauté urbaine et de communauté d’agglomération) ;
  • Article L.5211-14 du CGCT (membres des organes délibérants des EPCI) ;
  • Décret n° 90-437 du 28 mai 1990 et arrêté du ministre chargé de la Fonction publique du 20 septembre 2001 (remboursement forfaitaire des frais de mission) ;
  • Circulaire n°NOR/INT/B/920001/18/C du 15 avril 1992 (JORF, 31 mai 1992, p. 7303 à 7308).
  • Frais de déplacement et de mission pour assister à certaines réunions
  • Articles L. 2123-18-1, R.2123-22-2 et R.2123-22-3 du CGCT (communes).
  • Article L.3123-19, R.3123-21 et R.3123-22 du CGCT (départements) ;
  • Articles L.4135-19, R.4135-21 et R.4135-22 du CGCT (régions) ;
  • Articles L.5211-13 et D.5211-5 du CGCT , décret n° 2000-163 du 28 février 2000 et décret n°2000-654 du 19 juillet 2001 (EPCI).

1.4.1.5. Remboursement de recettes préalablement encaissées par régie

Les régisseurs peuvent être habilités à rembourser aux usagers des recettes préalablement encaissées par régie (article R.1617-11-6° du code général des collectivités territoriales).

L'opération de remboursement se fera par l'intermédiaire d'une régie d'avances.

Par exemple, cette procédure trouve tout son intérêt, en cas d'annulation de spectacle, lorsqu'il convient de rembourser le prix des billets.

Dans ce cas, tant que le spectacle n'a pas eu lieu, les recettes versées au comptable par le régisseur demeurent au compte 4711. Ensuite, soit le spectacle a lieu et ces sommes portées au compte 4711 au titre du spectacle sont apurées par l'émission d'un titre de recettes au compte 7062 "redevances et droits des services culturels", soit le spectacle est annulé et ces sommes sont transportées au compte 466 "excédents de versement".

Si le régisseur de recettes est également régisseur d'avances, il effectue les remboursements au moyen de l'avance dont il dispose contre remise de l'original du billet et signature d'un état d'émargement en cas de paiement en numéraire. Lors de la reconstitution de l'avance, cette dépense ne fera pas l'objet d'un mandat, mais d'un débit au compte 466 où figurent les sommes à rembourser au vu des pièces de dépenses précitées.

Si le régisseur n'a pas effectué le versement des sommes perçues auprès du comptable assignataire des opérations, il devra justifier tant de l'encaissement du prix de vente des billets que de leur remboursement sans contraction entre les dépenses et les recettes, les recettes étant portées au compte 4711, puis au compte 466, les dépenses étant imputées au compte 466 à hauteur des remboursements effectuées, au vu des pièces de dépenses remises par le régisseur.

1.4.1.6. Acquisitions de spectacles

En l'espèce, il s'agit d'autoriser le régisseur à régler des dépenses liées à des contrats de cession de droits d'exploitation conclu entre une collectivité ou un établissement public local et un entrepreneur de spectacles (article R.1617-11-7° du CGCT).

Les entrepreneurs de spectacles livrent des spectacles finis occasionnant, à la fois, des dépenses de personnel, d'entretien, de fonctionnement et de matériel liées à l'organisation du spectacle.

Les régisseur devront porter une attention particulière au règlement de ces dépenses d'un montage juridique pouvant s'avérer complexe.

Le paiement de ces dépenses ne pourra intervenir par régie que lorsque leur montant n'excède pas 10.000 euros par opération ( arrêté du 19 décembre 2005, annexe n°8); leur règlement pouvant s'effectuer par chèque ou par virement.

1.4.1.7. Autres dépenses autorisées spécifiquement par le ministre chargé du budget

La liste des dépenses payables par régies ou sous-régies d'avances ci-dessus énumérées n'est pas limitative. Dans certains cas exceptionnels, d'autres natures de dépenses peuvent être concernées, sur dérogation accordée par le ministre chargé du budget.

1.4.1.8. La remise d'instruments de paiement, outil d'aide sociale

Le décret sur les régies du secteur public local a été l'occasion pour le Conseil d'Etat de définir la notion d'instruments de paiements.

Ainsi, les instruments de paiement sont émis par une entreprise ou un organisme dûment habilité, quel que soit le support technique utilisé, pour l'achat auprès de ces émetteurs ou de tiers qui les acceptent d'un bien ou d'un service déterminé.

Parmi les instruments de paiement que les collectivités ou leurs établissements publics peuvent remettre à des bénéficiaires qu'elles déterminent, figurent notamment les chèques d'accompagnement personnalisé (article L.1611-6 du CGCT) et les chèques emploi-service universel (versement de l'APAH : article L.232-7 du code de l'action sociale et des familles).

1.4.2. Les modes de règlement des dépenses

Les moyens de règlement que le régisseur ou sous-régisseur est habilité à utiliser pour le paiement des dépenses de la régie sont précisés dans l'acte constitutif de la régie ou sous-régie.

Les modes de règlement prévus dans l'acte constitutif de la sous-régie d'avances s'inscrivent obligatoirement dans ceux listés dans l'acte de création de la régie.

En application des dispositions combinées de l’article 34 du décret modifié n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité Publique, du décret modifié n°65-97 du 4 février 1965 modifié relatif aux modes et aux procédures de règlement des dépenses des organismes publics et de l’article R.1617-13 du CGCT, le paiement des dépenses par régies d'avances peut être effectué dans les mêmes conditions que les comptables publics :

  • par virement ;
  • en numéraire ;
  • par chèque tiré sur un compte de disponibilités de la régie ;
  • par mandat postal (mandat-cash, mandat-compte) ;
  • par carte bancaire,
  • à titre expérimental, par prélèvement.

Dans les conditions fixées par l'acte constitutif de la régie, le régisseur peut être habilité à remettre des titres spéciaux de paiement à des bénéficiaires désignés par la collectivité ou l'établissement public local :

  • chèques d'accompagnement personnalisé (article L.1611-6 du CGCT) ;
  • chèques emploi-service universel,…..

1.4.3. Montant maximum de l'avance à consentir

Le montant maximum de l'avance mis à la disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer, ce qui correspond au montant prévisible des paiements à effectuer pendant un trimestre (Art.R.1617-12 du CGCT).

L'acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l'avance susceptible d'être mis à la disposition du régisseur. Cependant, le principe d’une avance complémentaire ainsi que la possibilité d’octroyer deux montants d’avance en fonction des flux d’activités de la régie peuvent être prévus au sein de l’acte constitutif.

Les nécessités de la trésorerie de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local, ainsi que le souci de limiter les risques de perte ou de vol, doivent inciter à fixer ce montant au niveau le plus bas compatible avec les besoins permanents de la régie, qui incluent éventuellement ceux de la sous-régie.

Hormis le cas de l'avance complémentaire, l'acte constitutif de la régie peut, pour tenir compte de circonstances exceptionnelles, déroger au principe qui fixe le montant maximum de l'avance au quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer.

Cette dérogation, accordée après avis conforme du comptable assignataire de la dépense, peut se justifier, par exemple, par l'impossibilité de reconstituer rapidement l'avance du fait de la distance séparant la régie du poste comptable.

1.5. Dispositions obligatoires propres aux régies ou sous-régies de recettes et d'avances

La création d'une régie ou sous-régie de recettes et d'avances se justifie lorsque, pour un même service, des recettes et des dépenses devront être réalisées par un régisseur ou un mandataire sous-régisseur.

Les dispositions obligatoires des régies ou sous-régies de recettes et d'avances sont une combinaison des dispositions propres aux régies ou sous-régies de recettes et aux régies ou sous-régies d'avances des collectivités territoriales et de leurs établissements publics (cf. 1.3 et 1.4 du présent chapitre).

Dans ce cas, le régisseur sera soumis à un seul cautionnement et ne pourra bénéficier que d'une seule indemnité de responsabilité dans les conditions fixées par l’arrêté du 3 septembre 2001.

1.6. Dispositions facultatives

1.6.1. Fonds de caisse dans les régies ou sous-régies de recettes et les régies ou sous-régies de recettes et d'avances

Pour permettre au régisseur ou au mandataire "sous-régisseur" de recettes ou au régisseur ou mandataire "sous-régisseur de recettes et d'avances", en cas de besoin, de rendre la monnaie ou dans le cas d'utilisation d'appareils de paiement (parcmètres, bornes de paiement, monnayeurs ...), il devra être précisé dans l'acte constitutif de la régie si un fonds de caisse permanent est mis à sa disposition (modèle, annexe n°37).

Le montant du fonds de caisse, déterminé en fonction des besoins de la régie, sera mentionné dans l'acte constitutif de la régie.

Tout comme le montant de l'encaisse autorisé, le fonds de caisse devra être adapté le plus précisément possible aux besoins de la régie.

Le fonds de caisse mis à la disposition du régisseur et éventuellement de ses mandataires s'ajoute au montant moyen des recettes encaissées mensuellement ou au montant total du maximum de l'avance consentie et du montant moyen des recettes encaissées mensuellement pour le calcul du montant du cautionnement imposé au régisseur.

Le fonds de caisse n'est pas pris en compte dans le calcul de l'encaisse.

L'attention du régisseur est appelée sur le fait que le montant du fonds de caisse doit être pris en compte lors de la souscription facultative d'un contrat d'assurance complémentaire.

1.6.2. Ouverture d'un compte de disponibilités

En fonction des nécessités de fonctionnement de la régie, l'acte de création doit prévoir si les fonds de celle-ci sont déposés sur un compte de disponibilités.

En principe, un compte de dépôts de fonds au Trésor est ouvert au nom du régisseur es-qualité (cf titre 2-ch 5-§ 2).

En cas d'ouverture d'un compte de disponibilités au nom de la régie, l'acte de création de la sous-régie peut donner au mandataire "sous-régisseur" la possibilité d'utiliser ce compte.

Dans ce cas, l'acte de création de la sous-régie prévoit, de façon précise, les opérations que le mandataire est habilité à réaliser sur ce compte.

Le IV de l'article L. 1618-2 du CGCT prévoit la possibilité pour les régies des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, à l’exception des OPHLM et des OPAC à comptabilité publique (pour lesquels des dispositions spécifiques sont prévues au code de la construction et de l’habitation), de se faire ouvrir un compte bancaire ou postal, sur autorisation du ministre chargé du budget ( DGCP, bureau 5D). Cette faculté vise à améliorer le fonctionnement des régies, pour des raisons d’ordre géographique ou liées à la sécurité des personnes et des fonds.

1.6.3. Création de sous-régies de recettes, d'avances et de recettes et d'avances

En fonction de contingences locales, d'impossibilité d'assurer le fonctionnement du service public local en une seule régie pour une activité de même nature et afin de rapprocher l'administration locale des usagers, les collectivités territoriales et leurs établissements publics peuvent créer des sous-régies.

Les conditions particulières de recouvrement de certaines recettes et de paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celles-ci soient réalisées par d'autres personnes habilitées qui interviennent en qualité de mandataires "sous-régisseurs" pour le compte et sous la responsabilité du régisseur.

Par exemple, la création de sous-régies de recettes pour l'encaissement des droits d'entrée dans les terrains de tennis géographiquement éloignés les uns des autres est de nature à faciliter l'utilisation par les usagers de ces équipements sportifs publics.

De manière générale, il y a lieu de créer une sous-régie et de désigner un mandataire "sous-régisseur" lorsque compte-tenu de la situation géographique du siège de la régie et du lieu d'encaissement des recettes ou de paiement des dépenses par le mandataire, il n'est pas possible d'intégrer chaque jour ou au plus tard le lendemain de la perception des droits ou du paiement des dépenses les opérations de ce dernier dans la caisse et la comptabilité du régisseur.

Le principe de création d'une sous-régie est précisé dans l'acte de création de la régie.

Ses modalités de fonctionnement sont ensuite spécifiées dans l'acte de création de la sous-régie.

1.6.4. Les mandataires autres que les sous-régisseurs et les suppléants

Ces mandataires exercent des fonctions d'agents de guichet.

A ce titre, ils peuvent réaliser des opérations de recettes et de dépenses pour le compte et sous la responsabilité du régisseur.

Leurs opérations sont intégrées chaque jour ou au plus tard le lendemain de la perception des droits ou du paiement des dépenses dans la caisse et la comptabilité du régisseur ;

A l'opposé du mandataire "sous-régisseur", ces mandataires "agents de guichet" ne tiennent pas de comptabilité.

Leur intervention est prévue par l'acte de création de la régie .

Les agents spéciaux prévus par l'article R423-58 du code de la Construction et de l'Habitation reprenant l'article 27 du décret n°51- 297 du 3 mars 1951, lorsqu'ils agissent sous la responsabilité d'un régisseur, ont un statut de mandataire au sens défini dans la présente instruction.

Ces agents spéciaux sont habilités à encaisser les loyers et accessoires sous la responsabilité du régisseur de recettes. Ces encaissements doivent être versés à ce dernier dans le délai maximum de trois jours.

2. Modification des dispositions

Toute modification des dispositions de l'acte constitutif de la régie ou sous-régie doit être spécifiée dans un avenant pris dans les mêmes formes que l'acte initial et soumis à l'obligation de publicité et de transmission au représentant de l'Etat.

Pour les établissements publics de santé, seule l'obligation de publicité est nécessaire.

Dernière modification  : 06/05/2019