Titre 2 - Nomination du régisseur et des mandataires

Chapitre 1 - Autorité qualifiée pour nommer le régisseur et les mandataires
Chapitre 2 - Choix du régisseur et des mandataires
Chapitre 3 - Acte de nomination du régisseur et du mandataire suppléant
Chapitre 4 - Acte de nomination des mandataires (hors mandataire suppléant)
Chapitre 5 - Installation du régisseur
Chapitre 6 - Prise de fonction du régisseur intérimaire ou du mandataire suppléant
Chapitre 7 - Organisation en personnel et matériel

Chapitre 1 - Autorité qualifiée pour nommer le régisseur et les mandataires

Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l'ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local auprès duquel la régie est instituée (art R.1617-3 du CGCT ; annexe 1) sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie.

Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s'il s'avère que le régisseur n'exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.

Chapitre 2 - Choix du régisseur et des mandataires

Peut être nommé régisseur, tout agent de la fonction publique territoriale ou hospitalière mais également toute personne physique extérieure à la collectivité ou à l'établissement public local.

Par ailleurs, pour être nommé régisseur, l'agent ou la personne physique extérieure à la collectivité ou à l'établissement public local doit être majeure et de nationalité française ou ressortissant européen.

Ainsi, des commerçants ou toutes personnes, ressortissants européens, répondant aux conditions de stabilité requises peuvent être chargés du recouvrement des recettes ou du paiement des dépenses des collectivités territoriales ou de leurs établissements publics.

1. Les agents de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local

En règle générale, le régisseur et les mandataires sont choisis parmi le personnel de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local.

Il est préférable, lorsque les effectifs du service le permettent, de procéder à la nomination d'agents titulaires, dont les garanties de stabilité sont plus grandes que celles des agents auxiliaires ou contractuels.

De plus, le choix à exercer pour les nommer doit, de préférence, porter sur des agents ayant des connaissances comptables.

2. Les personnes physiques extérieures à la collectivité ou à l'établissement public local

Le choix du régisseur peut porter sur une personne physique extérieure à la collectivité ou à l'établissement public local.

3. Incompatibilités de fonctions

Certaines personnes ne peuvent être nommées régisseur. Il s'agit :

  • de l'ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local concerné (dispositions combinées de l'article 60-X et -XII de la loi n°63-156 du 23/02/63 et de l'article 20 du décret n°62-1587 du 29/12/62 modifié portant règlement général sur la Comptabilité Publique) ;
  • de tout élu, fonctionnaire de la fonction publique territoriale ou hospitalière ayant reçu, en fonction des lois et règlements en vigueur, délégation de fonctions et de signature par l'exécutif de l'assemblée délibérante, dans le cas où cette délégation donne au bénéficiaire la possibilité d'engager, liquider et mandater les dépenses et d'émettre les titres de recettes de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local concerné.

Toutefois, les personnes désignées ci-dessus peuvent être nommées régisseurs ou mandataires d'une régie instituée auprès d'une collectivité ou d'un établissement public au sein duquel elles n'exercent aucune fonction.

  • du comptable assignataire et du personnel des services déconcentrés du Trésor qui lui est rattaché ;
  • et, de manière générale, des agents des administrations financières "ayant à connaître de la comptabilité communale, de l'assiette, du recouvrement ou du contrôle de tous impôts et taxes" et pour les seules communes qui "dans leur département de résidence administrative, sont situées dans le ressort de leur service d'affectation "(article L.2122-5 du CGCT).

Chapitre 3 - Acte de nomination du régisseur et du mandataire suppléant

1. Dispositions obligatoires

1.1. Visas

L'acte de nomination du régisseur (titulaire ou intérimaire) et du mandataire suppléant doit obligatoirement viser :

  • la décision ayant institué la régie ;
  • la décision de principe de l'assemblée délibérante de la collectivité ou de l'établissement public local fixant les taux de l'indemnité de responsabilité des régisseurs dans la limite des taux fixés par l’arrêté du 3 septembre 2001 ;
  • l'avis conforme du comptable, valant agrément .

Le régisseur doit être une personne majeure, le principe de responsabilité personnelle et pécuniaire qui s'attache à cette fonction ne pouvant s'articuler avec les dispositions du code civil portant sur l'incapacité des mineurs (articles 389-3 et 450).

1.2. Désignation du régisseur titulaire - intérimaire

L'identification du régisseur, à savoir son nom patronymique ou d'épouse, son prénom doit être clairement mentionnée dans l'acte de nomination.

La mention de l'adresse ne devra pas figurer sur l'arrêté de nomination lui-même mais sur un document annexe qui sera communiqué au comptable.

En effet, l’adresse des régisseurs constitue une mention couverte par le secret de la vie privée et ne peut donc pas être communiquée aux tiers en application de l’article 6-II de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000.

Le régisseur intérimaire est désigné aussi précisément que le régisseur titulaire.

Il est destiné à remplacer le régisseur dans ses fonctions en cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier pour une durée excédant deux mois, ou en cas de cessation de fonctions du régisseur, dans l'attente de la nomination d'un nouveau régisseur titulaire (article R.1617-5-I du CGCT).

L'intérim des fonctions de régisseur ne peut excéder six mois renouvelable une fois.

A l'issue de cette période, il appartient à l'ordonnateur de nommer un nouveau régisseur titulaire.

Le régisseur intérimaire est responsable personnellement et pécuniairement des opérations d'encaissement et de paiement dans les mêmes conditions que le régisseur titulaire durant la période de remplacement du régisseur titulaire.

Afin d'éviter tout contentieux quant à un éventuel partage de responsabilité, il doit être procédé, comme lors de tout changement de régisseur, à une remise de service (voir chap.5 paragraphe 3) entre le régisseur titulaire et le régisseur intérimaire lors de l'installation de ce dernier et lors de sa sortie de fonction.

Le régisseur intérimaire est astreint à constituer un cautionnement.

Le régisseur intérimaire peut percevoir une indemnité de responsabilité, dont le montant est précisé dans l'acte de nomination.

1.3. Les mandataires

Le régisseur peut être assisté de mandataires. L'acte constitutif de la régie doit prévoir le recours à des mandataires (article R.1617-5-2-II du CGCT).

Ceux-ci sont nommés par l'ordonnateur sur avis conformes du comptable et du régisseur.

Ils sont dispensés de cautionnement.

Les mandataires ne sont pas responsables personnellement et pécuniairement des opérations qu'ils exécutent.

Toutefois, le mandataire est responsable personnellement et pécuniairement des opérations de la régie lorsqu'il assure la fonction de suppléant du régisseur absent pour une durée n'excédant pas deux mois (paragraphe 1.4).

Les mandataires ( hors mandataire suppléant) ne peuvent pas percevoir d'indemnité de responsabilité.

1.4. Désignation d'un mandataire suppléant

Afin d'assurer la continuité du service public, l'acte de nomination du régisseur doit obligatoirement désigner au moins un mandataire suppléant.

Le mandataire suppléant est désigné aussi précisément que le régisseur titulaire.

Le mandataire suppléant est destiné à remplacer le régisseur dans ses fonctions en cas d'absence de ce dernier pour maladie, congé ou tout autre empêchement exceptionnel pour une durée ne pouvant excéder deux mois (article R.1617-5-2-II du CGCT).

En aucun cas, le mandataire suppléant n’est amené à assurer journellement la continuité du service, si la régie doit fonctionner en dehors des périodes de présence du régisseur titulaire.

Le mandataire suppléant ne peut exercer ses fonctions au-delà des délais autorisés, sinon le comptable devra refuser de renouveler l'avance ou d'approvisionner la régie en valeurs inactives.

Le mandataire suppléant est personnellement et pécuniairement responsable des opérations de la régie durant la période de remplacement du régisseur.

Toutefois, en raison de la courte durée de ses fonctions, il n'est pas astreint à cautionnement.

Il peut percevoir une indemnité de responsabilité, dont le montant est précisé dans l'acte de nomination, pour les périodes où il est effectivement en activité, sans que le régisseur ne soit privé de la sienne.

1.5. Cautionnement

Selon les dispositions prévues dans l'acte constitutif de la régie, l'acte de nomination du régisseur (titulaire ou intérimaire) détermine le montant du cautionnement imposé au régisseur ou rappelle qu'il n'est pas astreint à constituer un cautionnement.

1.5.1. Montant du cautionnement exigible

Le montant du cautionnement est fixé par le ministre chargé du budget (arrêté du 3 septembre 2001).

Si la création de sous-régies est prévue dans l'acte constitutif, le montant du cautionnement du régisseur devra tenir compte non seulement des opérations de la régie, mais aussi de celles des sous-régies.

Pour déterminer le montant du cautionnement imposé au régisseur, il convient de tenir compte :

  • pour les régisseurs de recettes, du montant moyen des recettes encaissées mensuellement et du montant du fonds de caisse éventuel, sans tenir compte des recettes encaissées pour le compte de tiers privés ( cf chap 2, §1.1.7) ;
  • pour les régisseurs d'avances, du montant maximum de l'avance pouvant être consentie ;
  • pour les régisseurs d'avances et de recettes, du montant obtenu par addition du montant de l'avance et du montant moyen des recettes effectuées mensuellement augmenté du montant du fonds de caisse éventuel.

Lorsque exceptionnellement, un même régisseur est titulaire de plusieurs régies, il est constitué un cautionnement par régie.

Lorsque le montant du cautionnement a été fixé, il est délivré au régisseur un certificat administratif signé de l'ordonnateur et du comptable assignataire, ou un exemplaire de l’acte de nomination, pour être produit, soit à la Caisse des Dépôts et Consignations, en cas de cautionnement réel, soit à une association de cautionnement mutuel, en cas de cautionnement solidaire.

  • Pour les régies d'avances

Pour les régies d'avances, le montant du cautionnement peut être fixé sans difficulté, le montant de l'avance consentie au régisseur étant obligatoirement déterminé dès la création de la régie, dans l'acte constitutif.

Il suffit alors d'appliquer le barème en vigueur.

  • Pour les régies de recettes

Pour les régies de recettes, le montant du cautionnement ne peut être fixé avec le même automatisme, étant donné qu'il est établi en fonction des prévisions mensuelles de recettes, chiffre éminemment variable.

Deux cas sont à considérer, selon qu'il s'agit d'une régie nouvellement créée ou d'une régie ayant déjà fonctionné :

  • régies nouvellement créées

Lors de la création d'une régie de recettes, il ne peut être procédé qu'à une évaluation des recettes mensuelles.
Le montant probable des recettes qui seront encaissées par le régisseur doit donc être déterminé en accord avec le comptable assignataire.
Sur ces bases, le montant du cautionnement sera fixé par application du barème en vigueur.
La révision du montant interviendra ensuite selon les indications données au §1.5.2 du présent chapitre.

  • - régies ayant déjà fonctionné

Pour les régies ayant déjà fonctionné, la moyenne mensuelle des recettes est déterminée d'après les opérations de l'année précédente.
Il convient donc de procéder, en accord avec le comptable assignataire, au début du mois de janvier de chaque année, à la révision éventuelle du montant du cautionnement sur la base des recettes encaissées au cours de l'année écoulée, par application du barème.

  • Pour les régies de recettes et d'avances

Le montant du cautionnement imposé au régisseur d'une régie de recettes et d'avances est fixé, par application du barème en vigueur, au montant cumulé de l'avance et de la moyenne mensuelle des recettes déterminées comme indiqué ci-dessus.

1.5.2. Révision du montant du cautionnement

La révision du montant du cautionnement, sous le contrôle du comptable, intervient :

  • éventuellement chaque année au mois de janvier :
    • si le montant de l'avance est lui-même modifié ;
    • en fonction des recettes encaissées lors du précédent exercice.

Toutefois, en cas de délai trop rapproché entre la date de création de la régie et celle de révision du montant du cautionnement, le montant du cautionnement fixé à l'origine demeure jusqu'à la fin de l'année suivant celle de création de la régie, sauf différence très importante.

  • lorsqu'un nouveau barème entre en vigueur.

1.5.3. Les régisseurs dispensés de cautionnement

Sont dispensés de constituer un cautionnement, les personnes suivantes :

  • les mandataires y compris le mandataire suppléant (au regard de la faible durée pendant laquelle il exerce effectivement la fonction de régisseur) ;
  • éventuellement, les régisseurs de régies temporaires lorsque la durée de ces régies n’excède pas six mois (article R.1617-4-VI du CGCT), sur décision de l'autorité compétente et après avis conforme du comptable public assignataire.

1.6. Indemnité de responsabilité

Selon les dispositions prévues dans l'acte constitutif de la régie, l'acte de nomination du régisseur (titulaire ou intérimaire) et du mandataire suppléant détermine le montant de l'indemnité de responsabilité dont ils bénéficient ou rappelle qu'ils n'en sont pas bénéficiaires.

1.6.1. Montant de l'indemnité de responsabilité pouvant être allouée

Les taux de l'indemnité de responsabilité des régisseurs d'avances, des régisseurs de recettes et des régisseurs de recettes et d'avances des collectivités locales et des établissements publics locaux sont fixés par délibération de la collectivité ou de l'établissement public local dans la limite des taux en vigueur prévus pour les régisseurs de l’Etat.

  • cf décret n°91-875 du 6/09/91 pris pour application du 1er al. de l'art. 88 de la Loi n°84-53 du 26/01/84 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale modifié par l’art. 13 de la Loi n°90-1067 du 28/11/90 pour les collectivités locales et leurs établissements publics à l'exclusion des établissements publics locaux de santé ;
  • cf arrêté du 3 septembre 2001 relatif au taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents (annexe n°5).

La délibération fixant le régime indemnitaire global doit être complétée d'une décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination du régisseur déterminant, dans cette limite, le taux individuel applicable à chaque régisseur (titulaire ou intérimaire) et au mandataire suppléant.

En conséquence, les comptables, dans leur mission de conseil, doivent appeler l'attention des ordonnateurs des organismes publics locaux précités sur l'obligation légale de délibérer, à l’exception des établissements publics de santé pour lesquels la décision relève du directeur.

L'acte constitutif de la régie peut constituer cette délibération. Cela étant, si l'ordonnateur a reçu délégation pour créer les régies par arrêté, le principe d'attribution de l'indemnité de responsabilité ne peut pas relever uniquement de cet arrêté et devra figurer dans une délibération, comme indiqué supra.

Les barèmes de référence sont fixés par arrêté du ministre chargé du budget.

L'arrêté en vigueur est celui du 3 septembre 2001 relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents (annexe n°5).

La dispense de cautionnement ne fait pas obstacle à l'attribution d'une indemnité de responsabilité.

Si la régie est dotée de sous-régies, le montant de l'indemnité de responsabilité allouable est déterminé compte-tenu des fonds maniés au niveau de la ou des sous-régies et de la régie.

De même, pour calculer le montant de l'indemnité de responsabilité, il doit être tenu compte de la mise à disposition éventuelle d'un fonds de caisse.

Un même régisseur, chargé de plusieurs régies de services différents, peut percevoir plusieurs indemnités de responsabilité.

En outre, l'indemnité de responsabilité des régisseurs de recettes des collectivités locales et de leurs établissements peut être majorée dans la limite de 100%, si deux conditions corrélatives, fixées par les dispositions réglementaires, sont réunies :

  • la régie doit être ouverte au public au-delà des périodes normales d'exécution du service ;
  • le nombre hebdomadaire moyen d'opérations d'encaissement doit être supérieur à 200.

Cette majoration est uniquement applicable pour le recouvrement de droits au comptant (arrêté du 14 juin 1985 relatif au taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs de recettes des communes et de leurs établissements publics et des départements et de leurs établissements publics - annexe 6).

1.6.2. Révision du montant de l'indemnité de responsabilité

La révision du montant de l'indemnité intervient dans les mêmes formes que lors de sa fixation dans l’acte constitutif de la régie.

1.6.3. Les mandataires ne bénéficient pas de l'indemnité de responsabilité

Les mandataires, autres que le mandataire suppléant, ne bénéficient pas de l'indemnité de responsabilité.

1.7. Attribution de la nouvelle bonification indiciaire

Le décret n°97-692 du 26 janvier 1997 a complété la liste des fonctionnaires territoriaux qui peuvent bénéficier de la NBI en l’attribuant aux personnels assurant les fonctions de régisseur d’avances ou de recettes :

  • pour les régies de 3.048,98 € à18.293,88 €, 10 points de majoration sont attribués ;
  • pour les régies supérieures à 18.293,88 €, 15 points de majoration sont attribués.

Ce barème fait référence :

  • pour un régisseur d’avances au montant maximum de l’avance pouvant être consentie ;
  • pour un régisseur de recettes, au montant moyen des recettes encaissées mensuellement ;
  • pour un régisseur d’avances et de recettes, au montant maximum de l’avance cumulé au montant moyen des recettes effectuées mensuellement.

Si un régisseur est chargé de plusieurs régies au sein d’une même collectivité locale, il convient de faire masse de l’ensemble des montants des différentes régies, tels que précisés ci-dessus, pour déterminer le nombre de points à verser au régisseur.

En ce qui concerne les régies saisonnières, l’agent perçoit la nouvelle bonification indiciaire pour la période au cours de laquelle il assure effectivement la fonction de régisseur.

L’attribution de la NBI n’est pas exclusive du versement de l’indemnité de responsabilité.

Lorsqu’un fonctionnaire territorial est susceptible de percevoir la NBI à plus d’un titre, il perçoit la NBI correspondant à l’emploi au titre de laquelle elle est la plus élevée.

Le mandataire suppléant ne perçoit pas la NBI.

La nouvelle bonification indiciaire est maintenue à son bénéficiaire pendant les congés annuels, les congés de maladie, les congés de maternité ou adoption, et les congés de longue maladie tant que l’agent n’est pas remplacé dans ses fonctions.

1.8. Autres dispositions règlementaires

L'acte de nomination du régisseur ou du mandataire suppléant précise quand il(s) exerce(nt) la fonction qu'ils :

  • sont administrativement, pénalement, personnellement et pécuniairement responsables (titre 7) ;
  • peuvent être déclarés comptables de fait ;
  • sont soumis aux contrôles des agents qualifiés (titre 6) ;
  • doivent appliquer les dispositions de la présente instruction.

2. Formalités obligatoires

2.1. Signature de l'acte de nomination

Il convient que l'acte de nomination du régisseur (titulaire ou intérimaire) et du mandataire suppléant soit revêtu des signatures :

  • de l'autorité qualifiée pour nommer ces derniers ;
  • du régisseur, précédée de la formule manuscrite "vu pour acceptation" ;
  • du mandataire suppléant, précédée de la formule manuscrite "vu pour acceptation" ;

La signature de l'acte de nomination par le régisseur (titulaire ou intérimaire) permet au comptable assignataire de posséder, à titre de référence, un spécimen de signatures, à des fins de contrôles.

La formule manuscrite "vu pour acceptation" prouve, de façon officielle, que le régisseur et son suppléant acceptent les responsabilités personnelles et pécuniaires inhérentes à la gestion d'une régie de recettes, d'avances ou de recettes et d'avances.

2.2. Caractère exécutoire de l'acte de nomination

L'acte de nomination du régisseur et du mandataire suppléant est exécutoire de plein droit dès lors qu'il est notifié aux intéressés.

2.3. Duplication de l'acte de nomination

L'acte de nomination du régisseur doit faire l'objet d'au moins cinq copies :

  • une pour les services administratifs de la collectivité ou de l'établissement public local ;
  • une destinée au régisseur titulaire (ou intérimaire);
  • une pour le mandataire suppléant ;
  • deux adressées au comptable, l'une pour être annexée au compte de gestion (pièces particulières), la première année qui suit la création de la régie, l'autre étant conservée dans le poste comptable.

2.4. Publicité de l'acte de nomination

Tout comme l'acte de création de la régie, l'acte de nomination du régisseur doit faire l'objet d'une publicité suffisante par des moyens appropriés.

3. Dispositions facultatives : assurance complémentaire

Le régisseur (titulaire ou intérimaire) et son suppléant peuvent contracter une assurance en vue de couvrir tout ou partie de leur responsabilité personnelle et pécuniaire (en cas de faux billets, d'erreur de caisse ...).

L'assurance est personnelle.

Les dépenses qui résultent de la souscription du contrat d'assurance par le régisseur ou son mandataire suppléant sont à leur charge et ne peuvent en aucun cas être imputées sur le budget de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local auprès duquel est instituée la régie.

L'assurance est facultative. Cependant, il est recommandé au régisseur d'en souscrire une afin de couvrir tout déficit mis à sa charge.

Il est rappelé aux régisseurs de recettes, aux régisseurs de recettes et d'avances et aux suppléants que le montant éventuel du fonds de caisse mis à leur disposition doit être pris en compte lors de la souscription du contrat d'assurance.

Chapitre 4 - Acte de nomination des mandataires (hors mandataire suppléant)

1. Visas

L'acte de nomination du (des) mandataire(s) doit obligatoirement viser :

  • la décision ayant institué la régie ;
  • les avis conformes du régisseur et du/des mandataire(s) suppléant(s), les autres mandataires agissant pour le compte et sous la responsabilité du régisseur ou du suppléant durant sa prise de fonction ;
  • l'avis conforme du comptable.

2. Désignation du mandataire

L'identification du mandataire (nom patronymique ou d'épouse, prénom) doit être clairement mentionnée dans l'acte de nomination.

En cas de nomination de plusieurs mandataires, un seul acte de nomination désignant l'ensemble des mandataires suffit.

3. Signature de l'acte de nomination

L'acte de nomination du/des mandataires doit être revêtu des signatures :

  • de l'autorité qualifiée pour les nommer ;
  • du régisseur, du/des suppléant(s), du/des mandataire (s) précédées de la formule manuscrite "vu pour acceptation" .

4. Caractère exécutoire de l'acte de nomination

L'acte de nomination du/des mandataire(s) est exécutoire dès notification aux intéressés.

5. Duplication de l'acte de nomination

L'acte de nomination du/des mandataire(s) doit faire l'objet d'au moins six copies :

  • une pour les services administratifs de la collectivité ou de l'établissement public local ;
  • une destinée au régisseur titulaire ;
  • une pour le mandataire suppléant ;
  • une pour le ou les mandataires ;
  • deux adressées au comptable, l'une pour être annexée au compte de gestion, la première année qui suit la création de la régie (pièces particulières), l'autre étant conservée dans le poste comptable.

6. Publicité de l'acte de nomination

L'acte de nomination du/des mandataire(s) doit faire l'objet d'une publicité suffisante par des moyens appropriés.

Chapitre 5 - Installation du régisseur

L'entrée en fonction effective du régisseur est subordonnée à l'accomplissement d'un certain nombre de formalités.

Il est de l'intérêt du régisseur, du comptable assignataire et de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local que le régisseur prenne ses fonctions en toute connaissance de cause.

Par ailleurs, certaines formalités sont communes à tous les régisseurs ; les autres diffèrent selon que les régisseurs sont chargés d'une régie nouvellement créée ou sont nommés en remplacement d'un précédent régisseur.

1. Formalités communes aux régisseurs de recettes, aux régisseurs d’avances et aux régisseurs de recettes et d’avances

1.1. Justification du cautionnement

Avant d'être installé dans ses fonctions, sauf s'il en est expressément dispensé dans l'acte constitutif de la régie, le régisseur doit justifier de la constitution du cautionnement qui lui est imposé (Art. 60 LF du 23/2/63 ; instr. générale sur l'organisation du service des comptables publics).

1.1.1. Constitution d'un cautionnement réel

Il est réalisé par un dépôt en numéraire ou d'autres valeurs du Trésor (article R.1617-4-II du CGCT).

Ce dépôt est effectué à la Caisse des Dépôts et Consignations, sur production d'une copie de l'acte de nomination du régisseur et du certificat administratif précisant le montant du cautionnement.

La constitution du cautionnement est alors justifiée par le récépissé délivré par la Caisse des Dépôts et Consignations ou son préposé.

1.1.2. Constitution d'un cautionnement solidaire

Il est réalisé, sur production d'une copie de l'acte de nomination et du certificat administratif précisant le montant du cautionnement, sous forme d'adhésion à une association de cautionnement mutuel, agréée par le Ministère chargé du Budget, qui se porte caution solidaire.

L'engagement de la caution est alors justifié par un extrait d'inscription délivré par l'association et certifiant le montant pour lequel elle a accordé sa garantie.

Pour ne pas entraver le fonctionnement de la régie, le régisseur pourra commencer à exercer ses attributions en justifiant qu'il a entrepris les démarches nécessaires afin d'obtenir son inscription.

Le comptable assignataire devra alors veiller à ce que le certificat d'inscription lui parvienne rapidement et pourrait, si l'opération tardait trop, après consultation du comptable centralisateur, suspendre le renouvellement de l'avance ou la fourniture de journaux à souches et de valeurs inactives.

Au début de chaque année, le comptable assignataire veillera à ce que le régisseur lui fournisse une attestation de paiement.

La preuve de la constitution du cautionnement, ainsi que l'attestation de paiement sont conservées dans le poste comptable.

1.2. Accréditation du régisseur auprès du comptable assignataire

Le régisseur et éventuellement les mandataires ne peuvent exercer leurs fonctions avant que le comptable assignataire n'ait reçu les copies des actes constitutifs de la régie et de la sous-régie, ainsi que des arrêtés de nomination.

De plus, il est recommandé au régisseur de se présenter auprès des services du comptable assignataire.

A cette occasion, le comptable assignataire doit apporter son aide au régisseur, notamment sur l'organisation de la comptabilité de la régie, les modalités pratiques d'exécution des opérations et, si l'acte constitutif de la régie le prévoit, afin de procéder aux formalités en vue d'obtenir l'ouverture du compte de dépôts de fonds au Trésor.

2. Formalités particulières aux régisseurs et suppléants d’une régie nouvellement créée

2.1. Ouverture d'un compte courant

2.1.1. Modalités de fonctionnement du compte courant

Quelle que soit la nature du compte courant :
celui-ci est ouvert "ès qualité" au nom de la régie, sans indication du nom patronymique ou matrimonial du régisseur ;

  • les opérations que le régisseur est habilité à réaliser sur ce compte découlent des dispositions incluses dans l'acte constitutif de la régie (ex. : émission ou non de chèques, attribution ou non d'une carte bancaire ...) ;
  • le mandataire suppléant fait fonctionner le compte dans les mêmes conditions que le régisseur (procuration) ;
  • en cas de sous-régies, l'acte de création détermine les opérations que le mandataire "sous-régisseur" est habilité à effectuer sur ce compte ;
  • seuls le régisseur et les mandataires sont autorisés à faire fonctionner le compte courant ouvert au nom de la régie ;

En aucun cas l'ordonnateur de la collectivité ou de l'établissement public local ne peut en être titulaire et ne peut être habilité à exécuter des opérations sur ce compte.

  • un seul compte courant est ouvert par régie, sauf autorisation spécifique du ministre chargé du budget ;
  • l'ouverture du compte est subordonnée à la production des documents suivants :
    copie de l'acte de création de la régie et éventuellement de la sous-régie, si le mandataire "sous-régisseur" est habilité à réaliser des opérations sur ce compte ;

copie de l'acte de nomination du régisseur et éventuellement de celui des mandataires.

2.1.2. Nature du compte courant

  • Principe : le compte de dépôts de fonds au Trésor

Si l'ouverture d'un compte de disponibilités est prévue par l'acte de création de la régie, il s'agit, en principe, d'un compte de dépôts de fonds au Trésor.

Le compte de dépôts de fonds au Trésor est ouvert dans les écritures du poste comptable centralisateur dont dépend le comptable public assignataire de la collectivité de rattachement des opérations de la régie.

La consultation de la situation du compte peut se faire directement si le poste possède un accès à l’application de tenue de compte, par téléphone auprès du service dépôts de fonds de la trésorerie générale ou à distance (Internet).

  • Dérogation : ouverture d'un compte bancaire ou postal

Le IV de l'article L. 1618-2 du code général des collectivités territoriales prévoit la possibilité pour les régies des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, à l’exception des OPHLM et des OPAC à comptabilité publique (pour lesquels des dispositions spécifiques sont prévues au code de la construction et de l’habitation), de se faire ouvrir un compte bancaire ou postal, sur autorisation du ministre chargé du budget. Cette faculté vise à améliorer le fonctionnement des régies, pour des raisons d’ordre géographique ou liées à la sécurité des personnes et des fonds.

Les fonds ainsi déposés sur un compte bancaire ou postal doivent être reversés dans les meilleurs délais au Trésor. Toutefois, lorsque les demandes concernent exclusivement des opérations de dégagement de caisse, une procédure dérogatoire permettant notamment au régisseur d’effectuer ces opérations sur le CCP Approvisionnement/Dégagement du Trésorier-payeur général doit être privilégiée.

S’agissant des OPHLM et des OPAC à comptabilité publique, l’article L. 421-10, 2ème alinéa, du CCH prévoit la possibilité pour leurs seules régies de recettes de se faire ouvrir un compte bancaire ou postal, sur autorisation du ministre chargé du budget (DGCP, bureau 5D). Cette disposition vise en particulier à faciliter l’encaissement des produits réglés par mandats postaux (mandats-cash ou mandats-comptes).

2.2. Registres et formules mis a disposition du régisseur

Il appartient au comptable public assignataire de remettre au régisseur les différentes formules nécessaires au fonctionnement de la régie et de le conseiller sur l'utilisation des registres.

3. Formalités particulières aux nouveaux régisseurs d’une régie existante

L'installation d'un nouveau régisseur entraîne la vérification complète de la régie par le comptable assignataire, ainsi que la remise de tous les documents de la régie, par le régisseur sortant au régisseur entrant.

3.1. Vérification de la régie

La vérification de la régie par le comptable assignataire se déroule selon les dispositions de la présente instruction (cf.titre. 6).

Cette procédure est nécessaire, afin de délimiter les opérations effectuées par le régisseur sortant de celles réalisées par le régisseur entrant.

Elle donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal de vérification, signé du comptable assignataire, du régisseur sortant et du nouveau régisseur.

3.2. Remise des documents et des disponibilités au régisseur entrant

Le régisseur sortant doit remettre au nouveau régisseur :

  • le numéraire ;
  • les effets bancaires et postaux ;
  • les éventuels titres de paiement spéciaux ;
  • le fonds de caisse ;
  • les pièces justificatives de dépenses payées et de recettes non encore adressées à l'ordonnateur ou au comptable ou celles devant faire l'objet d'une régularisation ;
  • les carnets de chèques ;
  • la carte bancaire éventuellement détenue ;
  • les registres de comptabilité dûment totalisés et arrêtés ;
  • les valeurs inactives non utilisées ;
  • tout autre document relatif au fonctionnement de la régie, ainsi que les archives.

3.3. Formalités d'accréditation auprès de l'organisme teneur du compte courant de la regie

Le régisseur entrant doit procéder aux formalités d'accréditation auprès du teneur du compte courant de la régie.

Chapitre 6 - Prise de fonction du régisseur intérimaire ou du mandataire suppléant

Le remplacement du régisseur titulaire par le régisseur intérimaire ou par un mandataire suppléant, dans les cas prévus par la présente instruction, entraîne en principe versement général des pièces justificatives et des disponibilités, ainsi qu’arrêt des écritures de la régie.

Le régisseur titulaire remet au régisseur intérimaire ou au mandataire suppléant l'ensemble des documents et disponibilités dans les conditions décrites au paragraphe 3.2 du chapitre 5. Au retour du régisseur titulaire, le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant procède de la même manière.

Afin de délimiter les partages de responsabilité, un procès-verbal de reconnaissance est établi par le régisseur titulaire et le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant, daté et signé contradictoirement.

Le procès-verbal de reconnaissance est établi en au moins trois exemplaires :

  • un pour le régisseur titulaire ;
  • un pour le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant ;
  • et un adressé aussitôt au comptable assignataire, pour conservation dans le poste comptable.

Lorsque par suite de maladie ou pour tout autre motif, le régisseur titulaire ou le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant ne peut assister lui-même à la remise de service, la prise en charge est faite obligatoirement et le procès-verbal établi en présence de l’ordonnateur, du comptable ou de leurs représentants.

A défaut de ces formalités, et dans le cas où le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant exercerait ses fonctions au delà des délais autorisés, le comptable devrait, sous sa responsabilité, refuser de renouveler l’avance ou d’approvisionner la régie en tickets, formules, etc.

En outre, le régisseur titulaire ou intérimaire ou le mandataire suppléant qui se dessaisirait de sa caisse, ses valeurs, ou ses justifications sans provoquer l’établissement d’un procès-verbal de remise, resterait pécuniairement responsable des erreurs ou irrégularités commises.

Chapitre 7 - Organisation en personnel et matériel

1. Personnel

Il appartient aux collectivités locales et aux établissements publics locaux de mettre à disposition du régisseur le personnel nécessaire au bon fonctionnement de la régie.

2. Matériel

L'équipement matériel de la régie est à la charge de la collectivité ou de l'établissement public local auprès duquel est instituée la régie.

3. Conditions de sécurité des lieux

Les régisseurs doivent pouvoir exercer leurs fonctions dans des locaux aménagés pour assurer la conservation des fonds et valeurs ainsi que leurs mouvements dans des conditions optimales de sécurité.

Lors de la création de la régie ou lors de vérification sur place, le comptable interviendra, dans son rôle de conseil, auprès de l'autorité qualifiée pour créer la régie, pour inciter au respect des conditions de sécurité.

Dernière modification  : 06/05/2019