Titre 3 - Fonctionnement des régies de recettes

Chapitre 1 - Dispositions d'ordre général
Chapitre 2 - Les différents modes d'encaissement des recettes
Chapitre 3 - Informatisation des régie de recettes
Chapitre 4 - Encaissement de recettes effectué à l'aide d'appareils

Chapitre 1 - Dispositions d'ordre général

1. Nature des recettes à encaisser

Les recettes que les régisseurs et leurs mandataires sont autorisés à encaisser sont explicitement énumérées dans l'acte constitutif de la régie, sous-régie .

Tout encaissement non autorisé constitue une gestion de fait (cf. titre 7-chap 1).

Les encaissements peuvent être effectués avec ou sans intervention préalable d'un service liquidateur, selon qu'il s'agit de droits "au comptant" ou de droits "au constaté".

  • Droits "au comptant"

Le régisseur liquide lui-même les droits et les encaisse aussitôt contre remise immédiate soit de tickets ou formules assimilées, soit contre délivrance d'un bien (cartes postales, objets divers,..).

Les tarifs applicables aux usagers du service public local géré en régie doivent faire l'objet d'une publication apparente et tant le régisseur que ses mandataires doivent être en mesure de présenter à toute personne en faisant la demande un extrait des décisions ayant déterminé le montant des droits à percevoir.

Le régisseur est responsable de l’exacte application des décisions et notamment des calculs de liquidation de la recette.

  • La vente de biens ou produits.

Les biens ou produits tels des publications, des cartes postales, des sandwiches ou boissons,….vendus dans le cadre d'une régie n'ont pas vocation à être suivis par l'intermédiaire d'une comptabilité des valeurs inactives.

L'instruction budgétaire et comptable M14 prévoit que la comptabilité des stocks est obligatoire pour les seules activités de production.

En revanche, elle demeure facultative pour le suivi des autres biens et/ou services n'ayant pas vocation à être vendus au terme d'un processus de production.

Au cas d'espèce, s'agissant de la revente de biens en l'état, la M14 n'impose pas la tenue d'une comptabilité de stocks.

En la matière, la collectivité est seulement tenue d'assurer un suivi "des stocks physiques" de ces biens.

Dès lors, le préjudice éventuel qui pourrait être constaté à l'occasion d'une disparition des produits mis en vente ne serait pas susceptible d'être assimilé à un débet engageant la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur.

  • Droits "au constaté"

Il incombe à l'ordonnateur de constater les droits de la collectivité territoriale ou de l'établissement public local, de déterminer le montant de la créance et d'établir un décompte au vu duquel le régisseur perçoit la somme due.

Le régisseur n'est alors chargé ni de liquider, ni de vérifier la liquidation faite par l'ordonnateur.

Il reçoit du service liquidateur l'indication, sous des formes diverses, des sommes à recouvrer.

La création d’une régie ne fait pas obstacle à ce que le comptable assignataire reçoive directement des recettes que le régisseur est habilité à encaisser.

2. Limites de l'intervention du régisseur dans l'encaissement

2.1. Principe

Le régisseur est chargé du recouvrement spontané des recettes prévues dans l'acte constitutif de la régie et n'a qualité ni pour accorder des délais de paiement, ni pour exercer des poursuites.

Lorsque le débiteur ne s'est pas libéré de sa dette à la date à laquelle le versement aurait dû être effectué, le régisseur en informe l'ordonnateur.

L’ordonnateur émet à l'encontre du redevable défaillant un titre de recettes exécutoire, dont le recouvrement est aussitôt confié au comptable assignataire.

2.2. Aménagement au principe : la régie/sous-régie de recettes prolongée

Le fonctionnement de certaines régies/sous-régies de recettes peut nécessiter une intervention du régisseur/mandataire "sous-régisseur" dans le recouvrement des recettes de la régie/sous-régie au-delà des limites posées par le principe (ex. : régies de recettes importantes, comme celles mises en œuvre au sein des établissements publics de santé, permettant l'encaissement des consultations et des soins externes ou auprès des O.P.H.L.M ou des O.P.A.C soumis aux règles de la Comptabilité Publique, instituées pour l'encaissement des loyers ou charges ...).

2.2.1. Définition

Lorsque le règlement au comptant n’a pas été effectué immédiatement à la régie, une demande de paiement est adressée par le régisseur.

Ce document ne doit pas être confondu avec la lettre de rappel prévu par l'article L.1617-5 du CGCT dont l'envoi est assuré par les services du Trésor.

En l'espèce, il s'agit de confier au régisseur un travail de proximité consistant à "relancer" l'usager par le biais d'un écrit pendant un délai fixé dans l'acte constitutif de la régie.

Les mentions suivantes devront obligatoirement figurer sur l’avis adressé au débiteur :

  • identification de l’organisme et de la régie concernés ;
  • date d’émission ;
  • identification du débiteur ;
  • lieu et nature de la prestation obtenue ;
  • prix unitaire et nombre d’unités délivrées (en fonction des tarifs en vigueur) ;
  • lieu du paiement ;
  • date limite de paiement ;
  • moyens de paiement acceptés.

2.2.2. Transmission de la demande de paiement

Elle est adressée par le régisseur au débiteur.

L’acte constitutif de la régie doit prévoir les modalités de fixation des dates limites de paiement.

Aucune lettre de rappel ne pourra être envoyée par le régisseur.

Si l'action du régisseur et (ou) du mandataire s'avère sans effet auprès du débiteur, le régisseur en informe l'ordonnateur, qui émet un titre de recettes exécutoire. Après prise en charge dans ses écritures, le comptable assignataire en poursuit le recouvrement et éventuellement effectue les poursuites selon les modalités précisées dans les instructions codificatrices relatives au recouvrement des produits locaux et au recouvrement des produits hospitaliers.

2.2.3. Les encaissements

Lorsque des demandes de paiement sont retournées au régisseur avec la mention “ n’habite pas à l’adresse indiquée ”, celui-ci doit effectuer des recherches en vue de retrouver le débiteur. Les informations recueillies devront être communiquées à l’ordonnateur pour émission du titre de recettes.

Le régisseur n’accorde pas de délais de paiement. Néanmoins, en cas de paiement partiel spontané par le débiteur, le régisseur encaisse la somme qu'il transfère au comptable qui la comptabilise comme tous les encaissements en régie. Lorsque le débiteur ne s'est pas libéré de la totalité de sa dette à la date butoir fixée, le régisseur en informe l'ordonnateur qui émet à l'encontre du redevable défaillant un titre de recettes exécutoire pour la totalité de la créance en précisant au comptable qu'une partie de ce titre a déjà été encaissée par régie afin qu'il procède à un émargement partiel du titre.

Afin de faciliter l’utilisation des procédures d’émargement global des titres de recettes, le régisseur devra, lors du versement, signaler au comptable les encaissements partiels afin que ce dernier crée deux pièces d'encaissement : une pour les paiements soldant les dettes des débiteurs et une pour les paiements partiels.

Le régisseur n’est plus habilité à recevoir des encaissements lorsque le délai prévu par l’acte constitutif de la régie est dépassé. Cela étant, si le débiteur adresse au guichet de la régie un chèque, le régisseur ne le retourne pas au débiteur. Il le remet sans délai au comptable.

2.2.4. Les contrôles

Le système de gestion doit permettre le rapprochement entre les demandes de paiement, les encaissements ou annulations sur demandes de paiement et les émissions de titres de recettes.

3. Les contrôles à effectuer

3.1. Responsabilité

Les régisseurs de recettes sont personnellement et pécuniairement responsables du recouvrement des recettes de la régie, dans les conditions définies par le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 modifié relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs et des contrôles qu'ils sont tenus d'exercer en matière de recettes prévus par l'article 12 A 1er alinéa du décret du 29 décembre 1962.

3.2. Nature et étendue du contrôle

Le régisseur est tenu d'exercer le contrôle "dans les conditions prévues pour chaque catégorie d'organisme public par les lois et les règlements, de l'autorisation de percevoir la recette".

Avant de procéder à l'encaissement d'une recette, le régisseur s'assure qu'il est bien habilité par l'acte de création de la régie à encaisser la recette.

Chapitre 2 - Les différents modes d'encaissement des recettes

1. Principe

En application des dispositions de l’article 24 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité Publique et de l'article R.1617-7 du CGCT, les redevables sont autorisés à s'acquitter des sommes à leur charge selon les modes de perception suivants :

  • en numéraire ;
  • au moyen de chèques bancaires, postaux et assimilés ;
  • par carte bancaire ;
  • par virement ;
  • par prélèvement s'agissant de natures de recettes que les comptables peuvent être autorisés à percevoir ainsi.

Par ailleurs, les régisseurs sont autorisés à encaisser les recettes au moyen d'instruments de paiement dans les conditions prévues par la réglementation qui les organisent.

En l'espèce, il s'agit d'instruments de paiement émis par une entreprise ou un organisme dûment habilités, quel que soit le support technique utilisé, pour l'achat auprès d'eux ou auprès d'un tiers qui les acceptent d'un bien ou d'un service déterminé.

Pour l'heure, sont visés par ce dispositif :

  • les chèques d'accompagnement personnalisé : articles L.1611-6 et R.1611-2 à R.1611-5 du CGCT, circulaire interministérielle Nor Int B 00 00034C du 18 février 2000 ;
  • les chèques emploi service universels : titre premier de la loi n°2005-841 du 26 juillet 2005. Ils succèdent aux titres emploi service dont le suivi résulte de la circulaire Nor Int B 00 00034C du 18 février 2000.
  • les titres-restaurant : ordonnance n°67-830 du 27 septembre 1967 ;
  • les chèques-vacances : ordonnance n°82-28 du 26 mars 1982.

L'acte de création de la régie/sous-régie précise explicitement les modes de perception des recettes de la régie/sous-régie, selon les tarifs fixés par l'assemblée délibérante de la collectivité ou de l'établissement public local.

Les tarifs sont affichés en permanence par le régisseur de façon visible pour les usagers.

Les écritures comptables relatives aux différentes opérations d'encaissement des recettes décrites ci-après sont précisées en annexe 24.

2. Justificatifs de paiement remis au débiteur

En contrepartie des droits encaissés, le régisseur est tenu de remettre au débiteur un justificatif de paiement, qui peut notamment prendre la forme :

  • d'un ticket ou autre formule assimilée ;
  • d'une facture valant quittance, en cas de traitement informatisé des opérations de la régie ;
  • d'une quittance extraite d'un journal à souches si aucun des justificatifs de paiement précédents n’est utilisé ;
  • d'une quittance établie par l'ordonnateur pour le recouvrement des droits au constaté (ex : loyers des O.P.H.L.M et des O.P.A.C soumis aux règles de la Comptabilité Publique).

Le cas échéant, le régisseur/le mandataire délivre à l'intéressé qui en fait la demande une attestation de versement.

La forme des justificatifs remis en contrepartie des encaissements est prévue par l'acte constitutif de la régie.

2.1. Présentation des tickets et formules assimilées

Quelles que soient leurs formes (tickets, carnets, cartes de paiement privatives, par exemple), les formules doivent obligatoirement comporter :

  • le nom de la collectivité ou de l'établissement public local ;
  • le service auprès duquel est instituée la régie ;
  • un numéro compris dans une série ininterrompue par année.

Pour les cartes privatives :

  • le nom du bénéficiaire ;
  • son adresse.

Le numéro de la carte, le nom du bénéficiaire, ainsi que ses coordonnées peuvent soit être portés, par le régisseur, de façon manuscrite sur la carte, soit être enregistrés de façon codée par un procédé informatique.

Les tickets sont réunis en carnets ou en rouleaux.

Ils peuvent ne pas comporter de valeur nominale. Dans ce cas, ils doivent être nettement différenciés par valeurs, soit à l'aide de couleurs, soit par l'impression de lettres, soit, si nécessaire, par la combinaison des deux systèmes d'identification.

2.2. Constitution des formules

La commande de tickets et autres formules assimilées peut être préparée par le régisseur dans le respect des précisions ci-dessus relatives à la présentation des formules.

Elle est signée de l'ordonnateur et transmise au visa du comptable.

La commande est envoyée à un imprimeur, à moins que la collectivité puisse assurer elle-même cette fabrication dans ses propres services.

Les formules sont adressées par l'imprimeur au comptable.

Lors de leur réception, le comptable vérifie la conformité de la livraison avec la commande effectuée et notamment en ce qui concerne :

  • leur impression ;
  • leur nombre.

Un exemplaire du bon de commande est destiné au suivi des commandes de tickets et autres formules assimilées.

Un contrôle sélectif peut générer un gain de temps pour les comptables dotées de régies utilisant des quantités importantes de formules.

Dans ces conditions, si la qualité habituelle du produit livré par l'imprimeur permet de considérer le risque d'erreur dans l'impression comme très minime, un contrôle sélectif, a priori et par sondage peut être mis en œuvre. Ce dispositif devra être inclus dans le plan de contrôle interne de la collectivité ou de l'établissement public local.

2.3. Stockage des formules

Les formules sont conservées chez le comptable assignataire, en prenant toutes les mesures de sécurité nécessaires.

Il les comptabilise en valeurs inactives (cf titre 12-chap 2-§2,).

2.4. Approvisionnement des régisseur

Les formules sont remises au régisseur en fonction des besoins de la régie/sous-régie.
A chaque remise, le comptable établit un état P 534 des formules remises au régisseur.
Cet imprimé est acquitté par le régisseur.
Le régisseur est tenu d'utiliser les tickets dans l'ordre de leur numérotation.
Les formules comportant des défauts d'impression doivent être rendues au comptable, le régisseur ne pouvant apporter de modification aux formules qui lui sont remises.

2.5. Conservation des supports

Les formules devenues sans valeur sont remises au comptable qui les conserve jusqu'à leur destruction.
Cette destruction peut être constatée à tout moment dans un procès-verbal d'incinération dressé par le comptable et l'ordonnateur dès lors qu’un procès-verbal de récolement a été établi.
Le comptable joint le procès-verbal de récolement et le procès-verbal d’incinération au compte de gestion pour justifier la sortie au compte des valeurs inactives.

3. Encaissement en numéraire

3.1. Perception des droits

Tout encaissement en numéraire par le régisseur de recettes doit donner lieu à la remise immédiate à la partie versante d'un justificatif de paiement (cf titre 3, chapitre 2 - §2).

3.2. Versement de l'encaisse par le régisseur

3.2.1. Périodicité des versements

La périodicité de versement de l'encaisse par le régisseur est prévue dans l'acte constitutif de la régie (voir titre 1, chap 2-§1.3.4).

3.2.2. Destinataires des versements

3.2.2.1. Principe

Le versement de l'encaisse est effectué à la caisse du comptable assignataire par remise directe par le régisseur.
Le régisseur peut adresser au comptable assignataire par envoi postal, en recommandé, les chèques à remettre à l'encaissement.
La périodicité de cet envoi est fixée dans l'acte constitutif de la régie.

3.2.2.2. Exceptions

Si le régisseur est titulaire d'un compte bancaire, il verse son encaisse auprès de l’établissement bancaire teneur de compte et transfère l'encaisse par virement de compte au comptable assignataire pour imputation dans la comptabilité de la collectivité ou de l'établissement public local ou par chèque émis au nom de la collectivité.
Lorsque le siège de la régie est éloigné du poste comptable assignataire ou lorsque le régisseur s'en trouve momentanément distant, il peut verser son encaisse à la caisse du comptable du Trésor le plus proche de la résidence de la régie, lequel le transfère au comptable assignataire ;
De même, si le mandataire se trouve éloigné soit du régisseur, soit du poste comptable assignataire, il peut verser son encaisse à la caisse du comptable du Trésor le plus proche du lieu où il se trouve, lequel la transfère au comptable assignataire.
Lorsque le montant du numéraire exprimé en euros manié par la régie est important et nécessite un versement fréquent des disponibilités au comptable assignataire, le régisseur peut être autorisé à déposer les fonds recueillis directement auprès des locaux de la succursale locale de la Banque de France.
Cette procédure entre dans le cadre d'une habilitation, délivrée par le bureau 6B de la Direction Générale de la Comptabilité Publique, autorisant le régisseur à faire fonctionner le compte courant au Trésor du comptable accrédité auquel il est rattaché, pour dépôt des fonds en numéraire (art. 29 à 32 de la convention du 26 avril 2002 signée entre le Trésor Public et la Banque de France ).
Les fonds réceptionnés par les services de la succursale Banque de France doivent être crédités sur le compte courant du Trésor à la Banque de France dans un délai maximum de 5 jours ouvrés à l’issue d’une reconnaissance à l’unité non contradictoire ; le comptage en présence du régisseur, ou de son représentant, ne portera plus que sur le nombre de paquets de billets ( de centaines ou de vingtaines), de sacoches ou sacs de pièces.
Une société de transport de fonds peut être chargée d'assurer la prestation pour le compte du régisseur, la collectivité prenant en charge le coût inhérent à ces frais de transport.
Dans ce cas, le régisseur est dispensé d'assister à la reconnaissance contradictoire des versements effectués.
Un récépissé est fourni au régisseur par la succursale Banque de France.
Ce document servira de justification des opérations et sera produit au comptable assignataire.
Le relevé de compte du compte courant du Trésor à la Banque de France sera adressé au comptable accrédité au plus tôt le lendemain du dépôt des fonds.

3.3. Procédure de cash-compte

Cette procédure permet à l'usager de se libérer de sa dette au moyen de numéraire. S'agissant du régisseur, les fonds correspondant à la recette sont transférés directement sur son CCP au moyen d'un virement réalisé depuis le guichet local de la poste.

Les articles L.421-10 et suivants du code de la construction et de l'habitation permettent l'ouverture d'un compte bancaire ou postal dans les régies de recettes des offices d'HLM.

Cette dérogation, ouverte en loi de finances rectificative 2004, est spécifique aux offices d'HLM en comptabilité publique.

L'introduction de cette disposition vise notamment à permettre aux offices d'HLM d'utiliser la procédure cash-compte.

La convention cash compte est une procédure particulièrement adaptée pour les personnes ne disposant pas d'un compte courant. Elle permet grâce à un dépôt d'espèces d'effectuer un transfert direct sur le compte courant postal ouvert par un régisseur de recettes d'un office d'HLM. Cette procédure permet ainsi de recevoir l'ensemble des versements d'espèces effectués auprès de n'importe quel bureau de poste, aucun frais n'étant payé par l'usager lors du dépôt des fonds auprès du bureau de poste.

Ce mode de paiement est gratuit et peut intéresser les locataires parfois privés de compte bancaire.

3.4. Encaissement du numéraire sous forme de devises billets

Par dérogation à l'article 24 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité Publique, les collectivités peuvent être amenées à accepter du numéraire sous forme de devises. Cette possibilité pourra être prévue dans l’acte constitutif, afin de tenir compte des spécificités de certaines régies de recettes.
Il appartiendra aux collectivités concernées de prendre l'attache d'une banque locale afin d'effectuer les opérations de change.

S'agissant des chèques étrangers et des travellers, ceux-ci peuvent être remis à l'encaissement par les régisseurs titulaires d'un compte dépôt de fonds au Trésor à leurs teneurs de compte.

Ces chèques et travellers seront remis par les trésoreries générales aux guichets des succursales de la Banque de France qui, bien que n'effectuant plus d'opérations de change, continuent d'accepter à leurs guichets des chèques étrangers. Les délais de disponibilité des crédits nés de ces opérations ainsi que les frais correspondants sont variables selon les pays.

Toutefois, les régies qui réalisent des volumes importants d'opérations en devises peuvent être autorisées exceptionnellement à ouvrir un compte dédié uniquement à ces opérations de change auprès d'un établissement bancaire.

S’agissant de tarifs exprimés en devises, le régisseur est tenu de les afficher visiblement en permanence.

Pour chaque règlement en devises, le régisseur délivre un ticket numéroté et daté issu d’un carnet à souches ou émis par une caisse enregistreuse, officiellement affectés à ces opérations.

Dans le cas où le ticket remis est émis par une caisse enregistreuse, l’appareil doit comporter un compteur de remboursement correspondant à la touche correction.

Les bandes enregistreuses quotidiennes sont conservées un an par le régisseur aux fins de contrôles éventuels.

Chaque jour, celui-ci reporte la ventilation, par catégorie, des tickets émis avec référence du premier et du dernier numéro de ticket, ainsi que le montant global des règlements en devises, sur un “ cahier de caisse de change ”, à pages numérotées et visées par le comptable du Trésor. Le choix de ce cahier est laissé à l’initiative du régisseur, avec accord du comptable.

4. Encaissement par chèques bancaires, postaux et assimilés

Dans le cas où le chèque bancaire, postal ou assimilé est un mode de règlement prévu par l'acte constitutif de la régie/sous-régie, le régisseur de recettes et les mandataires doivent accepter ce mode de paiement, qu'il soit titulaire ou non d'un compte de disponibilités.

4.1. Les effets visés

Par chèques bancaires, postaux et assimilés acceptés par le régisseur ou ses mandataires, il faut entendre les chèques tirés sur (art. 3 du D.Loi modifié du 30/10/35 unifiant le droit en matière de chèques) :

  • un banquier ;
  • un agent de change ;
  • la Caisse des Dépôts et Consignations ;
  • les comptables du Trésor ;
  • les caisses de crédit municipal ;
  • les caisses de Crédit Agricole.

4.2. Vérification des chèques et admission en paiement

4.2.1. Vérifications

Avant d'accepter le chèque qui lui est remis par le débiteur, le régisseur ou son mandataire doit vérifier les mentions devant obligatoirement figurer sur un chèque (art. 1er du D.Loi du 30/10/35 modifié précité) :

  • l'indication de la somme ;

Le chèque est valable dès l'instant où la somme figure au moins une fois, soit en lettres, soit en chiffres.

  • l'apposition de la signature manuscrite du tireur ;

Le régisseur ou son mandataire peut exiger de toute personne qui se libère par chèque remis directement à sa caisse, la justification de son identité, qualité et domicile ; et il doit alors en prendre note au verso du chèque (art. 2 L. n°72-10 du 3.01.72).

  • la date de création du chèque ;
  • le bénéficiaire du chèque ;

Les chèques doivent être établis à l'ordre du Trésor Public ou au nom du régisseur de recettes ès qualité.
Si le chèque est établi au nom du régisseur ès qualité, celui-ci doit l'endosser.
L'endossement consiste à apposer au verso du chèque la signature du régisseur, suivie de la mention "payer à l'ordre du Trésor Public".
Doivent être refusés les chèques établis au nom personnel du régisseur ou de son mandataire ou émis au nom d'un régisseur de recettes ès qualité d'une autre régie.
Il est conseillé au régisseur ou mandataire d'informer visiblement les usagers de l’ordre auquel les chèques doivent être émis.
Dans l'hypothèse où l'une des mentions obligatoires à l'exclusion de la mention du bénéficiaire, fait défaut, le titre ne vaut pas comme chèque et doit donc être rejeté par le régisseur.

4.2.2. Chèques barrés

En principe, les chèques sont présentés barrés et stipulés non endossables, sauf par un banquier.
Le débiteur peut par exception, détenir des chèques non barrés, réputés endossables par toute personne.
Dans ce cas, le régisseur doit barrer le chèque de deux barres parallèles sur le recto et l'endosser à l'ordre du Trésor Public.

4.2.3. Chèques certifiés, chèques de banque

Les régisseurs devront exiger la certification, par les tirés, des chèques qui leur sont remis en règlement par les particuliers, lorsque leur montant est supérieur à 1500 euros.
La certification est matérialisée soit par l'apposition sur le chèque, par le tiré, d'une formule imprimée au moyen d'un procédé mécanique de marquage ou d'impression indélébile, soit par la délivrance d'un chèque tiré par la banque elle-même.
Dans le premier cas, il est souhaitable que le régisseur/mandataire contrôle la validité de la certification auprès de la banque tirée.
Dans tous les cas où la remise d'un chèque certifié est exigée, il peut être valablement satisfait à cette exigence par la remise d'un chèque de banque.
En effet, la certification des chèques, devenue obsolète, a progressivement disparu au profit du chèque de banque.
Le fait, pour un banquier, de tirer un chèque sur lui-même vaut engagement de sa part de payer pendant sa durée de validité, soit un an et huit jours.
Le régisseur devra donc inviter de préférence l'intéressé, à remettre en paiement un chèque de banque.
En matière de comptes de dépôts de fonds au Trésor et de la Caisse des dépôts et consignations, tenus par les comptables du Trésor, la formalité de certification des chèques est systématiquement remplacée par la remise d'un chèque sur le Trésor.

4.3. Remise des chèques bancaires, postaux ou assimilés à l'encaissement

Après avoir vérifié les chèques, le régisseur de recettes les comptabilise et les répertorie sur un bordereau (cf. registre utilisé annexe 29, écritures comptables annexes 23-24).

Les chèques sont remis à l'encaissement ou au comptable assignataire, si le régisseur ne détient pas de compte de dépôts, selon une périodicité fixée par l'acte constitutif de la régie. Ils peuvent être envoyés par voie postale par lettre recommandée (article R 1617-8 CGCT), accompagnés du bordereau récapitulatif. Les recettes sont versées et justifiées au comptable selon une périodicité fixée par l'acte constitutif de la régie et au minimum une fois par mois (article R.1617-8 du CGCT).

Le bordereau récapitulatif des chèques remis à l’encaissement est visé par le comptable et conservé par le régisseur comme pièce justificative des recettes encaissées jusqu'au prochain arrêté des écritures comptables.

L'attention des régisseurs est appelée sur la nécessité d'effectuer, avec diligence, les transmissions ou les dépôts de chèques ; la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur peut être engagée par l'ordonnateur dans le cas où, par suite d'un retard (D. n°66- 850 du 15/11/66, art. 4) de remise à l'encaissement des chèques, une recette n’a pas pu être encaissée.

5. Encaissement par carte bancaire

Les modalités réglementaires et techniques de mise en place d'un dispositif d'acceptation des paiements par carte bancaire sur place ou à distance (par correspondance, téléphone ou Internet) sont définies dans le Guide élaboré par la DGCP sur l'encaissement des recettes publiques par carte bancaire, joint en annexe n°30.

5.1.Encaissement sur place des recettes par cartes bancaires

5.1.1. Généralités

Deux configurations sont possibles : encaissement des recettes de la régie sur le compte du régisseur ou sur le compte du comptable public assignataire.

  • Nature des recettes perçues par carte bancaire

Toutes les recettes publiques locales non fiscales ont vocation à être encaissées par carte bancaire, qu'il s'agisse de droits au comptant ou de droits au constaté.
La collectivité ou l'établissement public local intéressé par l'encaissement des recettes par carte bancaire doit saisir le comptable assignataire.
Les formalités d'adhésion au système de paiement par carte bancaire sont effectuées au niveau central par la paierie générale du Trésor (pôle national de soutien au réseau). L'acte constitutif de la régie/sous-régie doit obligatoirement indiquer que le régisseur/mandataire "sous-régisseur" est habilité à encaisser des recettes par carte bancaire, ainsi que la nature des recettes auxquelles s'applique ce mode de paiement.

  • Le matériel utilisé

La collectivité ou l'établissement public local désireux d'instituer ce moyen de paiement pour le recouvrement de certaines de leurs créances devra doter les régisseurs/mandataires "sous-régisseurs" de recettes d'un terminal de paiement électronique (T.P.E.)
Ce matériel doit être agréé par le G.I.E. cartes bancaires et être conforme aux dernières spécifications cartes bancaires notifiées par instruction.
L'organisme public supportera différents coûts d'investissement (acquisition du matériel, frais d'installation...) et de fonctionnement (commission carte bancaire fixée en relation avec la Banque de France révisable annuellement et coût de la maintenance du matériel).

5.1.2. Intervention du régisseur sur le point d'encaissement

Le régisseur détermine le montant de la recette à encaisser au regard des prestations délivrées.

  • Le régisseur est astreint à certains contrôles :
    • contrôle visuel de la carte ;
    • Validation du code

Depuis le 1er novembre 1992, toutes les cartes bancaires françaises étant dotées d'une puce, les transactions doivent obligatoirement être validées par code.
Pour les transactions supérieures à 1 500 €, le ticket édité doit obligatoirement être signé par le client (art. 1341 du code civil).
Le régisseur s’assure de la conformité de la signature apposée sur le ticket avec celle figurant au verso de la carte.
S'agissant des cartes étrangères ne comportant pas de puce, les transactions réalisées avec ce type de cartes doivent impérativement être signées.

  • Demande d'autorisation

Une autorisation déclenchée automatiquement par le T.P.E. doit être obtenue dans les cas suivants :

  • dépassement de la garantie de paiement (montant standard de 100 € hormis pour les régies des établissements de santé et régies de remontées mécaniques à hauteur de 200 €),
  • lorsque le montant cumulé des opérations effectuées avec la même carte dans la même journée et auprès du même point de vente dépasse ce seuil de demande d'autorisation,
  • à l'affichage du terminal, indépendamment de ce seuil (contrôles aléatoires automatiques).

En cas de forçage de la transaction, l'opération n'est pas garantie et peut donc engager la responsabilité du régisseur.
Le régisseur remet un double du ticket émis par le T.P.E à l'usager.

  • Transmission des opérations

Les opérations sont télécollectées quotidiennement par le T.P.E. au centre de traitement auquel l'organisme est rattaché.

A cet égard, il est précisé que pour le maintien de la garantie de paiement, elles doivent être transmises dans un délai de sept jours à compter de la date de vente.

La télécollecte étant réalisée en fin de journée, le régisseur trouvera le lendemain un ticket "message" édité par le T.P.E. lui indiquant que celle-ci a bien été effectuée. Un contrôle entre les recettes encaissées par carte bancaire et le montant télécollecté doit être réalisé par le régisseur. Dans l'hypothèse où le montant porté sur le ticket "message" est inférieur au montant des encaissements, le régisseur constate aussitôt l'écriture rectificative, accompagnée des mentions explicatives :

  • - Débit négatif au compte carte bancaire ;- Crédit négatif au compte de recettes concerné.

Si nécessaire un titre de recettes sera émis à l'encontre du débiteur défaillant.

Le régisseur effectue également un rapprochement, à réception du relevé du centre de traitement, de celui-ci avec les tickets quotidiens de télécollecte. Toute discordance doit être signalée sans délai au teneur de compte.

  • Conservation des facturettes

L'original de la facturette, conservé par le régisseur, ne constitue pas une pièce justificative de la recette.

En conséquence, ce document ne dispense en aucune façon le régisseur de l'obligation de remettre à l’usager un exemplaire du ticket de caisse, de la facture ou de tout autre document précisant la nature de la recette encaissée. Les doubles de ces pièces servent de justificatifs des opérations à destination du comptable.

Cependant, l'original de la facturette étant le support attestant du paiement du client, il a valeur de preuve en cas de litige avec les usagers.

A cette fin, le régisseur doit conserver pendant un an, à compter de la date de vente, les facturettes, conformément à la réglementation carte bancaire.

Afin d’éviter tout risque de fraude, les facturettes portant des informations confidentielles, l’attention du régisseur est appelée sur la nécessité de conserver en lieu sûr ce type de documents.

5.2. Encaissement à distance des recettes par carte bancaire

Le paiement par carte bancaire à distance consiste pour le débiteur à se libérer de sa dette en communiquant ses coordonnées carte bancaire (numéro de la carte et date de validité) par l'intermédiaire d’Internet, du téléphone ou d'un envoi postal.

Afin d’adhérer à ce système d'encaissement, le dossier doit être soumis à l’accord préalable du comptable assignataire et du teneur de compte.

En toute hypothèse, l'adhésion au système emporte pour l'ordonnateur l'acceptation des impayés provenant de toute contestation du porteur. Une délibération de l’assemblée délibérante doit être, à cet effet, prise explicitement. S'agissant des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux, la compétence de l'acceptation des impayés relève de l'ordonnateur.

Enfin, il convient de préciser, s’agissant des cartes étrangères que le risque d'impayés se trouve accru en raison d’une part de la réglementation carte bancaire étrangère favorable au porteur de carte et d’autre part des difficultés de recouvrement contentieux propres à ces opérations.

Les différentes configurations techniques sont détaillées dans le guide joint en annexe n°30.

5.3. Les frais bancaires

Il est rappelé que l'ensemble des coûts attachés à l'encaissement par carte bancaire (coût du matériel et commissionnement carte bancaire) sont à la charge de l'organisme public. Le commissionnement carte bancaire est prélevé sur chaque transaction. Le montant porté au crédit du compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie est le montant net, c'est-à-dire le montant brut de la recette diminué du commissionnement. L'application de ce commissionnement ne nécessite pas de nommer le régisseur de recettes également régisseur d'avances dans la mesure où il s'agit de frais connexes aux encaissements par carte bancaire.

6. Recours à la monétique privative locale

6.1. Généralités

La monétique privative locale permet d'assurer la gestion, de services publics locaux au moyen d'une carte privative (dite carte services) délivrée aux usagers.

Les collectivités territoriales et les établissements publics locaux souhaitant mettre en place un système monétique par l'intermédiaire d'une régie de recettes, trouveront auprès de leur comptable, les informations nécessaires à la mise en place du dispositif, dans le respect de la réglementation financière et comptable.

La carte émise par la collectivité locale peut être :

  • soit monoprestataire : la carte est utilisée exclusivement auprès de la collectivité émettrice.
    Cette carte peut être mono-service (ex : carte de cantine) ou multi-services (ex : carte donnant accès à la cantine et à la piscine) .
  • soit multiprestataires : la carte émise par une collectivité peut être utilisée auprès d'autres collectivités ou auprès d’autres prestataires publics ou privés (ex : la carte privative permet l’accès à la fois aux services municipaux et aux transports urbains privés).

Dans le cas où la carte privative est multi-prestataires, une régie centrale doit être désignée chargée de collecter les fonds provenant des chargements pour le compte des différents prestataires et de reverser à ces derniers les fonds collectés à due concurrence des montants des consommations constatées auprès de leurs services.

Une convention sera signée entre les différents prestataires, qui précisera la périodicité de reversement des fonds aux différents bénéficiaires. L’opération de reversement des sommes dues aux différents prestataires donne lieu à création d’une régie d’avances.

6.2. Les madalités opératoires du système

Deux systèmes peuvent se rencontrer :

  • la carte comporte des droits à consommer (« tickets électroniques ») dont le paiement a été effectué au préalable par l’usager.
  • la carte est un support d’identification établissant un lien avec un compte client (ex : compte famille) géré dans le système applicatif de la collectivité.

Ce compte client peut avoir été chargé préalablement de droits à consommer (pré-paiement). Dans ce cas, l’utilisation de la carte privative débite le compte client à hauteur des consommations. Lorsqu’il n’y a plus de droits sur le compte, le système peut, soit refuser l’accès de l’usager aux services, soit lui en permettre l’accès bien que son compte présente un solde débiteur.

Le compte client peut également fonctionner en post-paiement. Dans ce cas, il enregistre les consommations réalisées au moyen de la carte. Une facture est ensuite émise par la collectivité puis adressée à l’usager pour règlement auprès du comptable.

Quel que soit le système adopté (prépaiement ou postpaiement), le régisseur est le gestionnaire du système carte privative.

Le régisseur assure le suivi des opérations de chargement des cartes et de consommation des différents services proposés.

  • Système de pré-paiement

Pour le rechargement de la carte ou l'alimentation du compte client, les moyens de paiement les mieux adaptés sont le numéraire, le chèque et la carte bancaire.

S'agissant de la carte bancaire, celle-ci peut être acceptée sur place (sur terminaux de paiement électronique ou sur automate) ou à distance (par téléphone ou en ligne sur Internet).

Le régisseur opère, en fonction des moyens de règlement utilisés, les contrôles qui lui incombent.

Tout chargement n'ayant pas sa contrepartie en trésorerie engage la responsabilité du régisseur.

Le régisseur enregistre dans sa comptabilité les sommes versées par les titulaires des cartes .

  • Système de post-paiement

Le compte-client enregistre les consommations réalisées au moyen de la carte.

L'information est collectée informatiquement au niveau du régisseur. Au vu des relevés de consommations, une facture périodique décrivant les transactions réalisées est émise puis envoyée par le régisseur au porteur de la carte pour paiement. Dans le cas d'une régie centrale (carte privative multi-prestataires publics ou multi-prestataires publics et privés, le régisseur adresse les relevés de consommation aux différents prestataires pour leur permettre d'établir les factures à adresser aux usagers. Ces relevés sont édités par le régisseur gestionnaire du système, en autant d'exemplaires qu'il y a de prestataires concernés.

Chaque prestataire assure le recouvrement des consommations constatées auprès de ses propres services.

Sauf si l'acte constitutif de la régie le prévoit, le régisseur ne pourra encaisser les recettes pour le compte des prestataires privés ( cf titre 1, chap 2, §1.3.1).

7. Encaissement par virement

7.1. Généralités

Le virement bancaire permet au débiteur d'une créance d'une collectivité ou d'un établissement public local de donner l'ordre à l'organisme qui tient son compte, de transférer une certaine somme d'argent de son compte au compte du bénéficiaire.

Comme pour tout moyen d'encaissement, la possibilité, par le régisseur, d'encaisser par virement bancaire ou postal doit être expressément prévue par l'acte constitutif de la régie.

Cette faculté suppose :

  • qu'un compte de dépôts de fonds, (un compte bancaire ou un compte courant postal sur autorisation du ministre chargé du budget) soit ouvert au nom du régisseur ès qualité ;
  • que les coordonnées bancaires ou postales du régisseur soient précisées sur la facture remise au débiteur.

7.2. Ordre de virement et exécution du virement

L'ordre de virement est donné par le débiteur de la collectivité ou de l'établissement public local, titulaire d'un compte, à son banquier.

L'exécution du virement est réalisée par inscription de la somme versée au compte de disponibilités du régisseur.

Le régisseur titulaire d’un compte de dépôt de fonds reçoit un relevé quotidien des opérations ayant affecté son compte.

Le rôle du régisseur consiste :

  • d'une part à s'assurer que ses coordonnées bancaires sont mentionnées lisiblement sur la facture adressée au débiteur ;
  • d'autre part, lors de la réception des relevés d’opérations, à comptabiliser les recettes encaissées.

8. Encaissement des recettes par prélèvement automatique

8.1. Généralités

Le prélèvement automatique est un moyen de paiement automatisé, adapté aux règlements répétitifs (cantines scolaires, frais de crèches, loyers ...), et dispensant le débiteur de la collectivité ou de l'établissement public local de la remise d'un titre de paiement lors de chaque règlement.

Ce mode de règlement doit être prévu dans l'acte constitutif de la régie.

Le système repose sur un double mandat, permanent mais révocable à tout moment, donné par le débiteur :

  • à la collectivité ou à l'établissement public local, pour l'autoriser à émettre des avis de prélèvement payables sur son compte bancaire ou postal;
  • à sa banque, pour l'autoriser à débiter son compte du montant de ces avis de prélèvement.

La régisseur adresse au débiteur, pour signature, une demande d'autorisation de prélèvement. L’autorisation de prélèvement ne doit faire référence ni à la durée ni au montant des prélèvements. Le débiteur adresse l'autorisation de prélèvement signée et accompagnée d'un RIB ou RIP au régisseur qui la transmettra à la banque du débiteur.

Il est précisé que les banques disposent d’un site unique de traitement des autorisations de prélèvement. Les autorisations de prélèvement doivent donc être adressées par le régisseur directement au site unique de la banque destinataire. Les adresses uniques pour les autorisations de prélèvement sont recensées dans le fichier FICAP. Le régisseur est invité à se rapprocher du comptable assignataire pour obtenir les informations nécessaires, issues du FICAP, à la mise en place d’une autorisation de prélèvement.

La possibilité pour la collectivité ou l'établissement public local d’émettre des avis de prélèvement est soumise à l’attribution préalable à la collectivité d’un Numéro National d’Émetteur (NNE). Il revient au comptable assignataire des recettes de la régie d’effectuer la demande de NNE auprès du comptoir local de la Banque de France.

Le NNE devra obligatoirement figurer sur les autorisations de prélèvement et dans les enregistrements magnétiques représentatifs des autorisations de prélèvement échangés sur le Système Interbancaire de Télécompensation (SIT). Il permet aux banquiers domiciliataires (banquiers des débiteurs) de reconnaître le créancier à l’origine des opérations.

8.2. L'information préalable des débiteurs

Le régisseur est tenu d’informer le créancier du montant et de la date du prélèvement qui sera effectué, soit ponctuellement quelques jours avant la mise en circulation des avis de prélèvement, soit par l’intermédiaire d’un échéancier.

Le débiteur est tenu de veiller à l'existence de la provision sur son compte, celui-ci étant automatiquement débité par sa banque à la date du prélèvement.

8.3. Constitution du fichier de prélèvement et sa remise à l'encaissement

  • Constitution du fichier d’avis de prélèvement

A réception des autorisations de prélèvement dûment signées et accompagnées d’un RIB ou d’un RIP, le régisseur, ou son mandataire, enregistre les informations relatives au débiteur dans une base de données informatisée.

Lorsque la régie est déjà équipée d’une application ou souhaite s’équiper d’une application propre, le format de fichier produit par cette application devra respecter la norme Banque de France 240 caractères telle qu’elle est décrite dans le guide technique des moyens de paiement dématérialisés (virements / prélèvements).

Dans les autres cas, le logiciel DVP (Dématérialisation des Virements et Prélèvements) doit être proposé au régisseur. Ce logiciel gratuit, qui fonctionne sur des configurations informatiques minimales, permet la confection de fichiers de prélèvement dont le format est conforme aux normes édictées par la Banque de France.

  • Remise du fichier d’avis de prélèvement

Deux modalités de remises aux services du Trésor public sont proposées aux titulaires d’un compte de dépôt de fonds au Trésor :

- La remise de fichiers sur des supports magnétiques :

  1. Remise de disquettes, accompagnées d’un bordereau récapitulatif, au guichet de la trésorerie générale ou au comptable assignataire pour transmission à la trésorerie générale pour traitement et intégration dans TPGroupe ;
  2. Remise de cartouches aux Départements Informatiques du Trésor de proximité pour regroupement directement dans PSAR.

- Télétransmission des fichiers :

  1. Vers le serveur bancaire du Trésor public de Châlons-en-Champagne s’agissant des fichiers de taille importante pour regroupement dans PSAR ;
  2. Vers les trésoreries générales teneuses de comptes s’agissant des fichiers de taille plus réduite, via le système de connexion sécurisée à Internet VPN (Virtual Private Network), pour traitement dans TPGroupe.

Remarque : le régisseur prendra l’attache du service dépôts de fonds au Trésor de la trésorerie générale pour la mise en œuvre d’une solution de télétransmission.

  • Prise en compte des délais d’acheminement et de présentation

Le régisseur veille à anticiper l’envoi de la disquette représentative des prélèvements émis afin de tenir compte du délai d’acheminement jusqu’à la trésorerie générale ainsi que d’un délai de règlement interbancaire (J+2 pour les prélèvements accélérés et J+4 pour les prélèvements normaux, J étant la date de présentation au SIT).

  • Crédit sur le compte DFT

Le jour de l'échéance, le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie est crédité du montant des opérations présentées par la Banque de France sur le S.I.T.

  • Rejets des opérations

Les avis de prélèvement qui ne peuvent pas être exécutés par la Banque de France (défaut de provision, blocage du compte...) sont assortis d'un code anomalie et restitués au teneur du compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie sous forme d'avis papier ou de supports informatiques auxquels est joint un relevé d'opérations indiquant le détail des rejets.

Le teneur du compte de dépôts de fonds au Trésor remet ces avis au régisseur. Le recouvrement amiable de ces recettes interviendra dans les conditions habituelles.

  • Commissions interbancaires appliquées au prélèvement
    • L'encaissement par prélèvement donne lieu à l'application de commissions interbancaires en présentation et en rejet. Ces commissions, dont le montant est communiqué par le teneur du compte, sont débitées mensuellement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie.
    • Cette opération de prélèvement des frais de commissionnement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie ne nécessite pas que le régisseur de recettes soit nommé régisseur d'avances.

9. Encaissement par porte-monnaie électronique MONEO.

9.1. Généralités

MONEO est un moyen de paiement pour les règlements de faibles montants (jusqu’à 30 euros), utilisable tant auprès des commerçants privés que des organismes publics.

Moneo est particulièrement adapté pour l'encaissement des droits de stationnement sur les horodateurs.

9.2. Modalités d'encaissement par MONEO

Ce dispositif repose sur deux principes fondamentaux :

  • le libre choix par la collectivité ou l'établissement public local, selon les règles de la commande publique, du prestataire technique pour l’encaissement des recettes de la régie par MONEO ;
  • la domiciliation des encaissements par Moneo sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie

L’intervention du prestataire bancaire MONEO est donc exclusivement de nature technique, sans ouverture d’un compte bancaire au nom de la régie dans l'établissement bancaire.

La collectivité ou l'établissement public local signera avec la banque prestataire Moneo un contrat d’adhésion qui définit les conditions techniques et financières d'acceptation des paiements par Moneo auprès de la régie.

Sur le plan technique, la collectivité locale doit équiper la régie d’un terminal électronique (matériel dédié MONEO ou mixte carte bancaire/MONEO) ou adapter les horodateurs à Moneo.

S'agissant des circuits financiers, les transactions encaissées par Moneo sont télécollectées auprès du serveur Monéo, à partir de l’équipement électronique de l’organisme public. Après échange sur le Système Interbancaire de Télécompensation (SIT), les transactions sont portées directement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor du régisseur pour le montant brut des encaissements.

Une commission sur les encaissements par MONEO est appliquée mensuellement par la banque prestataire technique Moneo à la régie. Elle est réglée par virement ou par prélèvement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie. Le prestataire technique Moneo adresse, 15 jours francs avant la date d'échéance, une facture à la régie, accompagnée d'un justificatif détaillé.

10. Encaissement par mandat postal

Voir les développements sur les mandats postaux au Titre 4, chapitre 4, § 5.

Les régisseurs peuvent être amenés à encaisser certaines recettes par mandat postal.

On distingue à ce titre :

  • Le mandat-cash : à réception du titre adressé par l’expéditeur, le régisseur peut venir retirer les fonds en numéraire auprès de n’importe quel guichet de La Poste, ou demander, le cas échéant, à ce qu’ils soient directement déposés sur son compte courant postal, s’il a été autorisé à en ouvrir un.
  • Le mandat-compte : le régisseur reçoit directement sur son compte courant postal les sommes remises au guichet de La Poste par l'expéditeur. Le relevé de compte porte les références indiquées par l’expéditeur sur le formulaire de mandat-compte lors du paiement.

11. Encaissement au moyen d'instruments de paiement

Les collectivités territoriales et leurs établissements publics peuvent être amenés à percevoir le montant des sommes qui leur sont dues au moyen d'instruments de paiement.

Ces instruments de paiement sont émis par une entreprise ou un organisme dûment habilités, quel que soit le support technique utilisé, pour l'achat auprès d'eux ou auprès d'un tiers qui les acceptent d'un bien ou d'un service déterminé (article R.1617-7 du CGCT).

En l'espèce, ce sont des formules de paiement qui se présentent comme des bons d'achat d'une valeur prédéterminée et dont l'usage est affecté.

11.1. Les chèques-vacances

(Ordonnance n°82-283 du 26/3/82 et décret n°82-719 du 16/8/82 modifié par décret n°92-1272 du 7/12/92 )

Les collectivités locales et leurs établissements publics, agréés par l'Agence Nationale pour les Chèques-Vacances (A.N.C.V.) lorsqu'ils interviennent au titre des activités de transports, loisirs, hébergements, repas dont ils assurent la gestion en direct, peuvent accepter en paiement des chèques-vacances.

La procédure d'agrément donne lieu à l'établissement d'une convention entre l'A.N.C.V et l'ordonnateur de la collectivité ou de l'établissement public local.

Le régisseur de recettes ou le mandataire doit être habilité, dans l'acte constitutif de la régie/sous-régie, à accepter des chèques-vacances.

Lors de l'examen du projet d'acte de création de la régie, le comptable veillera à se faire produire une copie de la convention établissant l'agrément par l'A.N.C.V. des prestations de services fournies par la collectivité ou l'établissement public local.

Le remboursement des chèques-vacances par l'organisme émetteur s'effectue soit sur le compte de dépôts de la régie, soit sur le compte du comptable public assignataire.

Le chèque-vacances est un titre nominatif de valeur variable.

La procédure d'agrément vaut acceptation du prélèvement automatique, sur le compte courant de la régie ou sur le compte du comptable, de frais de gestion revenant à l'A.N.C.V.

  • Acceptation des chèques-vacances par le régisseur de recettes et vérification des titres par le régisseur

Le régisseur ou le mandataire s'assure que les chèques-vacances qui lui sont remis à l'encaissement portent à l'encre et en caractères apparents les mentions suivantes :

  • l'adresse de l'A.N.C.V. ;
  • montant de la valeur libératoire du titre ;
  • indication de l'année civile d'émission ;
  • indication de la date limite de validité.

Elle est fixée au 31 décembre de la deuxième année civile suivant l'année d'émission.

La possibilité de présenter le chèque au remboursement avant la fin du troisième mois suivant l'expiration de la période de validité est offerte au bénéficiaire.

  • un numéro de X chiffres caractérisant la série d'émission du chèque-vacances ;
  • les nom et adresse de l'organisme à caractère social ou de l'employeur ;
  • les nom et adresse du titulaire du chèque-vacances ;
  • les nom et adresse du prestataire auquel est remis le chèque-vacances.

Il pourra s'agir soit du régisseur ès qualité, soit de la collectivité, soit du comptable assignataire ;

  • impression sur le recto du chèque des sanctions pénales prévues par l'article 27 du décret du 16 août 1982 ;
  • la signature de l'agent comptable de l'A.N.C.V.

Le chèque-vacances revêt la forme d'un document normalisé aux dimensions d'un chèque bancaire qui comporte en filigrane, dans la partie blanche, l'effigie de Léo Lagrange.

Le montant du chèque est inscrit en chiffres.

Le titre de paiement se présente sous forme de coupures de 10 et 20 euros.

Aprés avoir effectué ces contrôles, le régisseur accepte le chèque-vacances en paiement.

Le régisseur de recettes ne pourra pas accepter en paiement des chèques-vacances d'un montant supérieur à la créance.

Si la valeur nominale du chèque-vacances est inférieure au montant réel de la prestation, l'usager complète la différence par l'un des moyens de paiement accepté par la régie.

  • Remboursement des chèques-vacances par l'A.N.C.V.

Lorsque le régisseur n'est pas titulaire d'un compte de disponibilités, il verse les chèques-vacances au comptable assignataire.

Si le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités, il adresse directement les chèques-vacances à l'ANCV.

Le versement des chèques-vacances par le régisseur au comptable assignataire ou à l'ANCV intervient selon une périodicité arrêtée par le régisseur et le comptable.

Le versement intervient sous bordereau de remise fourni par l'A.N.C.V. établi en trois exemplaires.

Le régisseur inscrit sur ce bordereau :

  • le nom de la collectivité ou de l'établissement public local prestataire de service ;
  • le code prestataire délivré par l'A.N.C.V. lors de l'agrément ;
  • la désignation et l'adresse du service délivrant la prestation (ex. : camping municipal "X", suivi de l'adresse) ;
  • le nombre de chèques-vacances déposés et leur montant par valeur.
  • Envoi à l'A.N.C.V.

Les bordereaux de remise sont numérotés dans une série continue par exercice et dûment complétés des références du compte de dépôts de la régie ou du compte du comptable.

Hebdomadairement, le comptable ou le régisseur envoient sous pli simple les chèques-vacances accompagnés de l'original du bordereau de remise.

Les autres exemplaires des bordereaux de remise permettent d'assurer un suivi des remboursements.

Ils sont annotés de la date d'envoi des chèques à l'A.N.C.V.

L'article 25 du décret du 16 août 1982 prévoit le remboursement par l'A.N.C.V des chèques-vacances dans le délai de 21 jours suivant leur réception.

Dès réception de l'avis de crédit, le régisseur titulaire "es qualité" d'un compte de dépôts ou le comptable s'assure que le versement correspond au montant des chèques-vacances présentés diminué de la commission de remboursement prélevée directement par l'A.N.C.V.

Les écritures à passer par le régisseur sont décrites au titre 12, chapitre 1, paragraphe 1.2.1.4 de la présente instruction.

Les écritures à passer par le comptable lorsque le régisseur n'est pas doté d'un compte de disponibilités sont les suivantes.

- A l'occasion de la remise des chèques

  • Débit du compte 5113 « instruments de paiement» (M14 ; M21 ; M22 ; M52 ; M71) ou du compte 5118 dans les autres nomenclatures ;
  • Crédit du compte 4711 « Versement des régisseurs ».

- A l’occasion de la réception des fonds par le comptable sur son compte de disponibilités, les comptes de la collectivité ou de l’établissement public local sont mouvementés comme suit :

  • Débit du compte « Compte au Trésor » pour le montant remboursé par l’émetteur ;
  • Crédit du compte 5113 ou 5118 initialement débité.

11.2. Les chéques d'accompagnement personnalisé

11.2.1. Définition – présentation générale

L’article 138 de la loi d’orientation relative à la lutte contre les exclusions, codifié à l’article L.1611-6 du code général des collectivités territoriales (CGCT), institue le chèque d’accompagnement personnalisé, instrument de paiement que les collectivités et établissements publics locaux peuvent remettre dans le cadre des actions sociales facultatives qu'ils mènent. Cette disposition a été modifiée par l'article 56 de la loi n°2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale qui étend le dispositif au bénéfice de l'aide sociale légale.

L'article L.1611-6 du CGCT dispose que les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les centres communaux et intercommunaux d’action sociale et les caisses des écoles peuvent remettre aux personnes qui rencontrent des difficultés sociales des titres dénommés « chèques d’accompagnement personnalisé ».

Pris en application de l’article L.1611-6 relatif aux chèques d’accompagnement personnalisé du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), le décret n°99-8623 du 6 octobre 1999 codifié aux articles R.1611-2 à R.1611-5 détermine notamment :

  • les conditions d’utilisation et de remboursement des chèques d’accompagnement personnalisé ;
  • les caractéristiques de sécurisation et les mentions obligatoires figurant sur le chèque d’accompagnement personnalisé ;
  • les modalités de prise en compte de ces titres de paiement spéciaux dans la comptabilité des services et organismes publics ;
  • les modalités d’organisation et de contrôle du système entre les différents partenaires.

11.2.2. Les chèque d’accompagnement personnalisé en règlement des prestations rendues par des collectivités territoriales et leurs établissements publics.

Une collectivité territoriale ou un établissement public peut être prestataire de services dans des domaines comme les transports, la culture, le sport…. et peut à ce titre, souhaiter encaisser certaines de ses recettes au moyen de chèques d’accompagnement personnalisé émis par une autre collectivité ou établissement public local l'ayant adopté comme outil d'aide sociale.

Cela étant, le régisseur ne peut accepter en paiement d’une recette des chèques d’accompagnement personnalisé d’un montant supérieur à la créance de la collectivité ou de l’établissement public.

Dès lors, il ne peut rembourser à l’usager la différence qui peut exister entre le montant du chèque d’accompagnement personnalisé et celui de la créance.

Les développements suivants précisent les conditions de leur suivi par ces régisseurs.

11.2.3. Les modalités d’acceptation des chèques d’accompagnement personnalisé par les régisseurs de recettes

Le prestataire, à savoir la collectivité ou l’établissement public local doit signer un contrat avec l’émetteur. Ce contrat peut prévoir des délais de paiement maximaux des prestataires par l’émetteur, ainsi que les conditions dans lesquelles l’émetteur peut refuser de payer des chèques acceptés à tort par le prestataire (article R.1611-4 du CGCT). En outre des frais peuvent être mis à la charge de la collectivité ou de l’établissement public local prestataire par l’émetteur.

De plus, le régisseur de recettes doit procéder, en tant que représentant du prestataire, à la vérification formelle des chèques d’accompagnement personnalisé qui lui sont remis.

Conformément à l’article R.1611-5 du CGCT, le régisseur doit en effet certifier l’usage conforme aux conditions définies par la collectivité ou l’établissement public distributeur au regard de la nature des biens, produits ou services qui peuvent être acquis, par l’apposition de la mention prévue au II de l’article R.1611-8 du CGCT.

Ainsi les chèques d’accompagnement personnalisé doivent comporter en caractères apparents les mentions suivantes :

  • nom et adresse de l’émetteur ;
  • nom de la collectivité territoriale ou de l’établissement public compétent ;
  • numéro dans une série continue de nombres caractérisant l’émission ;
  • montant de la valeur faciale du titre ;
  • indication de l’année civile de validité.

Celles-ci sont apposées au recto du chèque par l’émetteur.

  • la mention de la nature des biens, produits ou services pouvant être achetés.

Cette mention peut être apposée par l’ordonnateur de la collectivité territoriale ou de l’établissement public, ou par l’émetteur sur demande de l’ordonnateur au moment de la commande des chèques.

Le régisseur apposera au moment de la remise du chèque d’accompagnement personnalisé par un bénéficiaire, la mention de la collectivité prestataire de services, de son numéro SIREN, et l’adresse de l’établissement où le bien, produit ou service a été acheté.

11.2.4. Le versement des chèques d’accompagnement personnalisé par les régisseurs de recettes

Si le régisseur est titulaire d'un compte de disponibilités, il adresse directement ces chèques à l'émetteur. Les écritures sont décrites au titre 12, chapitre 1, paragraphe1.2.1.4 de la présente instruction.

Si le régisseur n'est pas titulaire d'un compte de disponibilités, le versement des chèques d’accompagnement personnalisé au comptable se fera hebdomadairement, au jour fixé par le comptable en fonction de la date choisie pour effectuer l’envoi des chèques d’accompagnement personnalisé à l’émetteur.

Le régisseur devra récapituler les chèques versés sur un bordereau de remise de chèques aménagé à cet effet, établi par émetteur, en trois exemplaires.

L’envoi de ces documents au comptable ne donne lieu à aucune écriture dans la comptabilité du régisseur.

Le comptable renvoie au régisseur un exemplaire du bordereau de remise des chèques sur lequel il aura apposé le cachet du poste comptable après avoir contrôlé que les chèques d’accompagnement personnalisé versés par le régisseur correspondent aux montants inscrits sur ce bordereau et avoir vérifié que ces bordereaux présentent les indications ci-après :

  • le nom de la collectivité prestataire de service ;
  • la désignation du service délivrant la prestation ;
  • le nombre de chèques déposés avec les bordereaux et leur montant par valeur.

11.2.5. Encaissement et comptabilisation des chèques d’accompagnement personnalisé

11.2.5.1. Versement des chèques d’accompagnement personnalisé aux émetteurs

Hebdomadairement, le comptable ou le régisseur adressent sous pli simple les chèques d’accompagnement personnalisé accompagnés d’un exemplaire du bordereau de remise préalablement numéroté dans une série continue par exercice et complété des références du compte de disponibilités du poste comptable ou du régisseur à chaque émetteur.

Les troisièmes exemplaires des bordereaux sont enliassés et conservés par le comptable ou le régisseur pour contrôle et suivi des remboursements.

11.2.5.2. Écritures comptables

La remise des chèques d’accompagnement personnalisé fera l’objet de l’écriture prévue au paragraphe 11.1 dans la comptabilité de la collectivité ou de l’établissement public local.

Parallèlement, dans les conditions fixées par l’acte constitutif de la régie, et au minimum, une fois par mois, le régisseur procède au versement des pièces justificatives de recettes, accompagné du versement des disponibilités qu’il détient et à l’arrêté de l’ensemble des registres voir titre 12, chapitre 1).

11.3. Les chèques emploi-service universel

La loi n°2005-841 du 26 juillet 2005 relative au développement des services à la personne et portant diverses mesures en faveur de la cohésion sociale vise en particulier à développer les services à la personne.

Ainsi, l'article L.129-1 du code du travail dans sa rédaction issue de la loi précitée prévoit notamment la possibilité que les centres communaux et intercommunaux d'action sociale organisent des services d'assistance à domicile.

Il s’agit notamment dans ce cadre de participer à l’accomplissement de tâches ménagères ou familiales, d’assister des personnes âgées ou handicapées ou de garder des enfants de moins de trois ans à domicile. A ce titre, ces collectivités ou établissements publics locaux doivent recevoir un « agrément qualité » délivré par les préfets.

Ces prestations réalisées par les collectivités ou établissements publics locaux peuvent donner lieu à perception des instruments de paiement que sont les chèques emploi-service universels dans le cadre d'une régie de recettes. Dès lors, leur comptabilisation intervient dans les conditions décrites au paragraphe 11.1 relatif à l'encaissement au moyen du chèque-vacances.

11.4. Les autres instrument de paiement (titres-restaurant, etc)

Dès lors qu'un texte législatif ou réglementaire autorise la perception d'instruments de paiement en contrepartie de prestations rendues par les collectivités locales ou leurs établissements publics, les régisseurs peuvent être amenés à les accepter comme moyens d'encaissement.

Les actes constitutifs des régies devront être modifiés en conséquence, conformément à la volonté de la collectivité de les accepter comme moyens d'encaissement.

Le suivi et la comptabilisation de ces titres se feront conformément aux dispositions organisées au paragraphe 11.1 relatif au chèque-vacances.

Chapitre 3 - Informatisation des régie de recettes

Compte-tenu de l'importance des opérations de la régie, les services ordonnateurs peuvent décider d'informatiser les procédures liées au fonctionnement des régies de recettes.

1. Les conditions de mise en oeuvre

La mise en œuvre d'une application informatique doit répondre aux conditions générales suivantes :

  • mise en conformité avec les dispositions incluses dans la présente instruction ;
  • le logiciel doit permettre au régisseur de recettes, au comptable assignataire et aux autorités chargées des contrôles, d'exercer pleinement leurs responsabilités, telles qu'elles sont définies par les dispositions réglementaires (article R.1617-4 du CGCT, D. n°66-850 du 15/11/66 - art 1a).

2. Fonctions obligatoires de l'application

Doivent impérativement être intégrées dans l'application, les fonctions suivantes :

  • saisie obligatoire d'un mot de passe, pour l'accès au logiciel ;
  • édition d'une facture remise à l'usager du service public, valant quittance comportant, entre autres:
    • les coordonnées du débiteur ;
    • la date de paiement ;
    • le mode de règlement ;
    • un numéro de quittance séquentiel ;
    • la saisie de certains renseignements sur le débiteur visant à améliorer le recouvrement forcé de la créance.
    • afin d'éviter qu'une copie d'écran ne puisse être utilisée à des fins de facture, la mention "attention : ceci n'est pas une facture "doit être intégrée.
    • en cas de versement d'arrhes, édition d'une première facture valant reçu ; le paiement définitif donnant lieu à l'édition d'une seconde facture, prenant en compte les arrhes préalablement encaissés ;
  • annulation de quittance ;
  • mémorisation des données comptables annulées ;
  • édition d'un état journalier, retraçant les produits encaissés par modes de règlement et reprenant distinctement les antérieurs ;
  • édition des journaux comptables par imputation budgétaire de recettes.

Il appartiendra au comptable assignataire avec l’aide de la trésorerie générale d'apprécier, dans chaque cas, si le système proposé par l'ordonnateur répond aux objectifs d'exactitude et de sécurité prévus par la présente instruction.

Chapitre 4 - Encaissement de recettes effectué à l'aide d'appareils

1. Recouvrements effectués à l'aide de machines enregistreuses

Les recouvrements effectués par le régisseur ou son mandataire peuvent être constatés par un appareil enregistreur, à condition qu'il offre toutes les garanties désirables pour le contrôle.

Le modèle d'appareil utilisé, de type électronique alpha-numérique, par exemple, doit permettre de s'assurer que toutes les recettes encaissées par le régisseur sont exactement reprises dans sa comptabilité et dans celle du comptable.

1.1. Conditions de fonctionnalité de l'appareil

L'appareil doit comprendre :

  • deux bandes imprimées simultanément, l'une permettant l'impression des reçus délivrés aux usagers, l'autre servant de bande de contrôle des opérations de la régie ;
  • des touches distinctes selon le mode de règlement autorisé ;
  • des touches distinctes selon les tarifs appliqués ;
  • un totalisateur général de toutes les opérations ;
  • un compteur de remboursement correspondant à la touche correction ;
  • un compteur actionné à chaque opération ;
  • un dateur.

1.2. Conditions de fonctionnement

  • Impression des informations

L'appareil doit permettre d'éditer :

  • un reçu daté et numéroté ;
  • en fin de journée, une bande journal faisant ressortir le total des ventes par jour (les opérations sont éventuellement éditées par mode de règlement et par nature de produits).
  • Les modalités de contrôle

Les bandes de contrôle sont stockées chez le comptable.
L’ordonnateur doit veiller à ce que ces bandes soient identifiables.
La bande de contrôle constitue une pièce justificative des encaissements effectués.
Elle est remise au comptable dans les conditions et selon la périodicité prévues par l'acte constitutif de la régie.
Le contrôle du comptable doit porter, en outre, sur l'ordre chronologique des opérations.
Le totalisateur général des opérations actionne le dateur et les journées doivent se suivre et correspondre aux jours d'ouverture de la régie.
Toute interruption de l'ordre chronologique doit pouvoir être justifiée du régisseur.
Les bandes de contrôle peuvent être exigées à tout moment par les autorités habilitées à contrôler les régies.

  • Clé d’accès

La remise à zéro du compteur intervient au moyen d'une clé spéciale détenue par le comptable en lieu sûr.
Cela étant, dès lors que la remise à zéro du compteur est un des éléments d'information figurant sur les pièces justificatives des recettes remises au comptable dans les conditions et selon la périodicité prévues par l'acte constitutif de la régie, il n'est pas nécessaire que le comptable dispose de la clé de remise à zéro du compteur.
En cas d'incident dans le fonctionnement de l'appareil, le régisseur doit être muni de carnets à souches pour suppléer à toute défaillance technique.

2. Recouvrement en espèces effectué à l'aide d'automates

Des automates peuvent être utilisés pour procéder à l'encaissement de certaines recettes au comptant, tels que les droits de stationnement sur voirie et hors voirie, la redevance due pour utilisation des sanitaires publics...
Il peut s'agir d'appareils de types parcmètres ou autres.
Quelle que soit leur configuration, ils doivent répondre à un certain nombre de conditions.

2.1. Appareils utilisés : conditions à remplir

L'appareil utilisé doit répondre aux conditions nécessaires pour permettre un contrôle des opérations.

A ce titre, il doit obligatoirement comprendre :

  • un dispositif de délivrance de reçus datés et numérotés ;
  • une bande de contrôle des opérations ;

Pour satisfaire l'usager du service, il serait souhaitable que l'appareil puisse rendre la monnaie.

De plus, il est vivement déconseillé aux collectivités locales et aux établissements publics locaux d'accepter le paiement de ces droits en pièces de monnaie de devises étrangères, même convertibles, la Banque de France ayant refusé de continuer de prêter son concours pour la négociation des pièces étrangères.

2.2. Collecte de fonds

Les fonds sont collectés par le régisseur, avec éventuellement le concours d'une société de transport de fonds.

Dernière modification  : 06/05/2019