Titre 4 - Fonctionnement des régies d'avances

Chapitre 1 - Dispositions d'ordre général
Chapitre 2 - Versement de l'avance au régisseur
Chapitre 3 - Contrôles exercés par le régisseur à l'occasion du règlement des dépenses
Chapitre 4 - Modalités de règlement des dépenses
Chapitre 5 - Reconstitution de l'avance

Chapitre 1 - Dispositions d'ordre général

Le régisseur ne peut payer que les dépenses explicitement énumérées dans l'acte constitutif de la régie ; à défaut il pourrait être considéré comme comptable de fait.

Le régisseur ne peut payer que des dépenses correspondant à des services faits durant une année déterminée.

Cependant, le comptable assignataire reste compétent pour procéder au règlement de toutes les dépenses de la collectivité ou de l'établissement public local, y compris celles dont la nature est prévue par l'acte constitutif de la régie. De plus, le comptable conserve l'exclusivité du règlement des dépenses après mandatement.

Le régisseur d'avances peut être assisté dans l'exercice quotidien de ses tâches de mandataires agissant en son nom et pour son compte.

Hors le cas du mandataire suppléant, les autres mandataires ne sont pas responsables personnellement et pécuniairement des opérations qu'ils réalisent.

Les conditions de nomination des mandataires sont traitées au titre 2 de la présente instruction.

Chapitre 2 - Versement de l'avance au régisseur

1. Règles générales

1.1. Principe

Les régies d'avances fonctionnent sur le principe de l'avance permanente contrôlée à chaque reconstitution.

Le montant de l'avance à consentir au régisseur est déterminé par l'acte constitutif de la régie et en fonction des besoins réels de celle-ci.

Les dispositions réglementaires en vigueur fixent un montant maximum de l'avance à consentir au régisseur, qui, sauf dérogation accordée sur avis conforme du comptable public assignataire de la dépense, est au maximum égal au quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer par le régisseur ( art R.1617-12 du CGCT).

Le montant de l'avance peut être modulé dans la limite du maximum précisé par les dispositions réglementaires en vigueur.

1.2. Aménagement au principe : mise à disposition d'une avance complélentaire

En raison de besoins ponctuels, dans le cas exceptionnel où le montant de l'avance nécessaire au fonctionnement de la régie est supérieur à celui fixé par l'acte constitutif, une avance complémentaire peut être versée au régisseur pour une période limitée, sur production d'une demande motivée de l'ordonnateur et après accord du comptable assignataire ( cf titre1, chapitre 2, § 1-4-3).

2. Versement de l'avance initiale au régiseur

2.1. Rôle du régisseur

Le régisseur établit une demande d'avance, en double exemplaire, conforme au modèle donné en annexe n°38, qu'il transmet à l'ordonnateur.

2.2. Rôle de l'ordonnateur

Après s'être assuré de la régularité de la demande formulée par le régisseur, l'ordonnateur la signe.

L'ordonnateur émet un ordre de paiement au nom du régisseur ès qualité, auquel sont joints les deux exemplaires de la demande d'avance et transmet le tout au comptable assignataire.

2.3. Rôle du comptable assignataire

Dès réception de l’ordre de paiement, et après vérification, le comptable procède au versement de l'avance initiale au régisseur (écritures comptables cf annexe n°25).

Le comptable ne bloque pas de crédits budgétaires. Il mouvemente un compte de tiers ( compte 5411) en contrepartie d'un compte financier.

Il procède au contrôle de l’existence des crédits budgétaires au moment de la prise en charge des mandats permettant le renouvellement de l’avance.

En cas d’insuffisance de crédits budgétaires à l’occasion de ce contrôle, il lui appartient de suspendre le règlement des mandats en cause et de ne pas renouveler l’avance dans l’attente d’une éventuelle ouverture de crédits.

2.4. Modes de règlement de l'avance initiale au régisseur

Le montant de l'avance initiale est mis à disposition du régisseur par le comptable assignataire soit :

  • par remise directe en numéraire ;

Il est évident que pour des raisons de sécurité des fonds publics, ce mode de versement de l'avance initiale au régisseur n'est concevable que pour les petites régies, disposant d'une avance peu importante.

  • par virement sur le compte de disponibilités de la régie (compte de dépôt de fonds au Trésor, compte bancaire ou CCP) ;

En tant que de besoin, à l'occasion de déplacements à l'étranger, le régisseur peut se rendre auprès d'une banque afin d'échanger le montant de l'avance consentie contre des chèques-voyage.

3. Modification du montant de l'avance

3.1. Augementation de l'avance

L’acte de création de la régie devra être modifié lorsqu’il s'avère que le montant maximum de l'avance consentie au régisseur est inférieur aux besoins de celle-ci et a conduit à son renouvellement trop fréquent.

Il est rappelé que l'avance complémentaire, établie et mise à disposition du régisseur dans les mêmes conditions que la demande d'avance initiale, ne peut répondre qu'à un besoin ponctuel.

3.2. Réduction de l'avance

Au cours du fonctionnement de la régie, le montant de l'avance consentie au régisseur par l'acte constitutif de la régie peut s’avérer supérieur aux besoins réels de celle-ci.

Dans ce cas, l'acte constitutif de la régie est modifié par décision de l'autorité qualifiée pour créer la régie.

Le régisseur reverse au comptable assignataire une somme égale au montant de la réduction prévue (écriture comptable cf annexe n°25).

Il produit à l'ordonnateur un état indiquant le montant de l'avance restant à sa disposition.

4. Approvisionnement de la caisse

Le régisseur, titulaire d'un compte de dépôt de fonds au Trésor, alimente sa caisse en numéraire au moyen d'un retrait de fonds chez le comptable qui tient son compte, contre remise d'un chèque.

Si le régisseur doit effectuer des paiements d'un montant important en numéraire, dans un autre lieu que celui du siège de la régie, il peut alimenter sa caisse auprès du comptable du Trésor le plus proche au moyen d'un chèque visé.

Afin d'éviter la multiplication des transferts de fonds, le régisseur peut être également autorisé - après accord du comptable assignataire et de la succursale de la banque de France correspondante - à effectuer les retraits de fonds au moins égaux à 3048 euros auprès des comptoirs locaux de l'institut d'émission.

5. Dispositions à prendre en fin d'année

Il n’existe pas de journée complémentaire chez le régisseur ; les dépenses non exécutées au 31 décembre de l’année sont prises en charge par le comptable assignataire.

chapitre 3 - Contrôles exercés par le régisseur à l'occasion du règlement des dépenses

1. Règles générales

Le régisseur paye les dépenses énumérées dans l'acte constitutif de la régie au vu des mêmes pièces justificatives que celles qui sont exigées par les comptables assignataires pour les paiements assignés directement sur leur caisse.

Ces pièces justificatives sont déterminées par la liste des pièces justificatives des paiements des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux (Annexe I, article D.1617-19 du CGCT).

Cette liste s'applique par analogie aux établissements publics de santé et aux établissements publics sociaux et médico-sociaux.

En effet, l'article D.1617-19 du CGCT exclut ces établissements du champ d'application de la liste. Toutefois, les ordonnateurs et les comptables sont invités à s'en inspirer.

Il appartient au régisseur de demander à l'ordonnateur dont il relève et au comptable assignataire la nature des documents exigés pour le paiement des dépenses de la régie.

Les contrôles exercés par le régisseur d'avances à l'occasion du règlement des dépenses de la régie portent exclusivement sur (dispositions combinées de l'art. 12 B du règlement général sur la Comptabilité Publique et de l'art. 3 du D. n°66-850 du 15 novembre 1966 modifié relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs) :

  • la validité de la créance ;
  • le caractère libératoire du règlement.

2. Contrôle à exercer

2.1. Contrôle de la validité de la créance

Le contrôle, par le régisseur, de la validité de la créance porte sur (article 13 du D. du 29.12.62 portant règlement général sur la Comptabilité Publique) :

  • la justification du service fait et l'exactitude des calculs de liquidation ;
  • la production des justifications.

2.1.1. Justification du service fait et exactitude des calculs de liquidation

En principe, le paiement des dépenses de la régie par le régisseur n'est effectué qu'après service fait ou en contre-partie d'un droit acquis.

Les dérogations à la règle du service fait ou du droit acquis doivent être expressément prévues par les lois ou règlements (par exemple : avances sur frais de mission).

La preuve de l'exécution du service résulte de la production des justifications prévues.

Le régisseur doit également s'assurer de l'exactitude matérielle des décomptes et des calculs de liquidation.

S'agissant de la faculté donnée aux collectivités et établissements publics locaux de procéder au remboursement, par le biais d'une régie d'avances, de recettes préalablement encaissées par l'intermédiaire d'une régie de recettes, ces remboursements ne pourront se faire que contre remise de la pièce délivrée par le régisseur de recettes à l'occasion de l'encaissement du prix de la prestation comme par exemple la remise de l'original du billet de spectacle.

2.1.2. Production des justifications.

Les paiements ne doivent être effectués par les régisseurs que sur production des pièces justificatives prévues par la nomenclature en vigueur.

En cas de paiement par le régisseur, par carte bancaire, le double de la facturette conservé par le régisseur ne saurait se substituer à la production des pièces justificatives de dépenses. En effet, la facturette constitue une preuve de paiement, mais non un justificatif de la nature du paiement effectué.

Les pièces justificatives de dépenses qui présentent des ratures, altérations ou surcharges ne peuvent être admises sans approbation donnée en marge par le régisseur.

Le contrôle des régisseurs sur les justifications porte sur les mentions devant figurer sur les factures ou mémoires du créancier de la régie.

Il est rappelé que l'arrêté et la signature par le créancier des factures et mémoires manuscrites ont été supprimés par le décret n°2003-301 du 2 avril 2003 portant actualisation de la liste des pièces justificatives des dépenses du secteur local.

Les factures ou mémoires doivent être établis conformément aux termes de l'annexe C de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses du secteur local.

2.2. Caractère libératoire du règlement

Le règlement d'une dépense est libératoire lorsqu'il intervient selon l'un des modes de règlement prévus par la règlementation (art. 34 du D. du 29.12.62 portant règlement général sur la Comptabilité Publique), au profit du créancier ou de son représentant qualifié (art. 35 du même décret).

2.2.1. Les modes de règlement

Les modes de règlement des dépenses pouvant être utilisés par l'intermédiaire d'une régie d'avances sont décrits au chapitre 4 du présent titre.

2.2.2. Paiement au créancier lui-même

Le régisseur doit s'assurer que le paiement est libératoire pour la collectivité ou l'établissement qu'il représente.

Il contrôle l'identité de la partie et vérifie sa capacité à donner un acquit juridiquement valable.

Dans tous les cas où le paiement du régisseur est effectué en numéraire, le bénéficiaire doit apporter la preuve de son identité.

Le régisseur doit exiger la production, soit de la carte nationale d'identité, soit de tout autre document officiel en cours de validité, délivré par une autorité administrative et comportant la photographie et la signature du titulaire (exemple: permis de chasser, carte de séjour des étrangers résidant en France...).

2.2.3. Paiement à un mandataire

Le créancier peut se faire représenter par un mandataire.

En principe, le régisseur n'effectue de paiements qu'entre les mains du véritable créancier.

Toutefois, afin d'accélérer le règlement des dépenses des collectivités locales et des établissements publics locaux, le régisseur pourra être autorisé, par le comptable assignataire, à procéder au paiement entre les mains du représentant du créancier.

Le comptable assignataire, appréciant seul, sous sa responsabilité, les modalités d'acceptation des procurations, le régisseur devra se conformer aux règles déterminées en l'espèce par le comptable.

Dans tous les cas, dès que surgit une difficulté, le régisseur doit inviter les parties prenantes à s'adresser au comptable.

2.2.4. Autres paiements

Les règlements qui nécessitent l'acquit d'un tiers autre qu'un mandataire et tous ceux qui exigent une étude contentieuse sont exclus de la compétence du régisseur.

Ainsi, le régisseur n'a pas à intervenir dans le paiement des sommes dues :

  • à des incapables, mineurs, majeurs, personnes pourvues d'un conseil judiciaire ;

Toutefois, le régisseur est autorisé à payer directement aux mineurs, sans intervention de leurs représentants, le montant de leurs rémunérations. De même, il peut être autorisé par la personne assurant la tutelle à régler à des incapables majeurs, d’une part des sommes de faible montant correspondant à la réalisation de petits travaux pour le compte de l’établissement d’accueil (foyers de vie : activités occupationnelles), d’autre part l’argent de poche dans les établissements d’hébergement (voir titre 7) ;

  • à des créanciers en liquidation ou en redressement judiciaire ;
  • à des créanciers décédés ;
  • à des créanciers déclarés absents ;
  • en vertu de jugements.

2.2.5. Oppositions

Toute signification ou notification au comptable d’une opposition implique le non paiement au créancier d’origine et le règlement de la créance à une autre personne.

Les oppositions doivent être faites, à peine de nullité, entre les mains du comptable public sur la caisse duquel les mandats sont délivrés (article 36 du décret du 29 décembre 1962).

Le régisseur n'est donc pas habilité à recevoir les oppositions formées sur les créances dont il assure le paiement.

Le comptable qui reçoit une opposition sur une dépense normalement payable par le régisseur avertit aussitôt ce dernier qui se trouvera dessaisi du règlement de la dépense et devra renvoyer le créancier aux guichets du comptable.

Le comptable avertit également l'ordonnateur qui procède à l'émission d'un mandat pour régler cette dépense.

2.2.6. Retenues

Exceptionnellement, des retenues peuvent être effectuées par le régisseur d'après les indications données par le comptable.

3. Conséquences des contrôles

Après avoir exercé les contrôles mentionnés ci-dessus, le régisseur est en mesure de déterminer si le paiement peut être effectué.

Lorsque toutes les conditions réglementaires sont remplies, le régisseur vise la dépense et la met en paiement dans les conditions prévues au chapitre 4 du présent titre.

Lorsque des irrégularités, omissions ou erreurs sont constatées par le régisseur, celui-ci doit surseoir au paiement de la dépense et renvoyer les pièces à l'ordonnateur pour régularisation.

Chapitre 4 - Modalités de règlement des dépenses

1. Règles générales

Les différents modes et procédures de règlement des dépenses publiques sont fixés par l'article 34 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité Publique et par le décret n° 65-97 du 4 février 1965 modifié par le décret n° 90-1071 du 30 novembre 1990.

L'article R.1617-13 du CGCT détermine les différents modes de règlement des dépenses des collectivités locales et des établissements publics locaux réalisées par l'intermédiaire des régies d'avances et des régies de recettes et d'avances.

Les moyens de paiement mis à la disposition des régies d’avances et régies de recettes et d’avances titulaires d’un compte de dépôt de fonds au Trésor sont détaillés par l’instruction n° 04-040-K1 du 16 juillet 2004.

Les régisseurs d'avances peuvent effectuer des paiements :

  • en numéraire ;
  • par chèque tiré sur le compte de disponibilités de la régie ;
  • par mandat-postal ;
  • par carte bancaire ;
  • par virement ;
  • par prélèvement dans les conditions prévues pour les comptables publics.

Les modes de règlement précités sont utilisés pour les dépenses de la régie :
- dont le montant net total, par opération, est inférieur à 2.000 euros pour les dépenses de matériel et de fonctionnement (arrêté du 19 décembre 2005, annexe 8) ; le paiement en numéraire étant, de plus, réservé aux dépenses d’un montant inférieur à 750 euros (seuil fixé par arrêté du 3 septembre 2001, en application de l’article 2 du décret n°65-97 du 4 février 1965 modifié relatif aux modes et procédures de règlement des dépenses des organismes publics) ;

  • quel que soit leur montant : pour les dépenses de secours et d'aide sociale ;
  • de remboursement des frais de mission et de stage à des fonctionnaires et agents ;
  • pour lesquelles le ministre chargé du budget a autorisé le règlement en espèces (article 6e du décret du 4 février 1965 modifié précité).

Les acquisitions de spectacles d'un montant inférieur à 10.000 euros sont réglées par chèque ou par virement (arrêté du 19 décembre 2005, annexe n°8).

Il convient toutefois que toutes les dispositions soient prises pour prévenir les risques de vol, en suggérant notamment aux régisseurs concernés de recourir à une assurance personnelle.

Les différents modes de règlement qui pourront être utilisés par le régisseur seront explicitement précisés dans l'acte constitutif de la régie.

Parallèlement, des régies d'avances doivent être créées lorsqu'il s'agit de verser à des bénéficiaires désignés par la collectivité ou l'établissement public local des aides sous la forme d'instruments de paiement.

Ces instruments de paiement constituent des valeurs inactives dès lors que le nom du bénéficiaire de la prestation ainsi versée par la collectivité ou l'établissement public local ne figure pas expressément sur chaque titre.

A l'heure actuelle, les instruments de paiement auxquels les collectivités ou établissements peuvent avoir recours sont :

  • les chèques d'accompagnement personnalisé dans le cadre de l'octroi d'aides sociales.

Leur organisation résulte des dispositions suivantes :

  • article L.1611-6 du Code Général des Collectivités Territoriales issu de l'article 138 de la loi n° 98-657 d'orientation relative à la lutte contre les exclusions et complété par l'article 56 de la loi n°2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale. Ce dispositif autorise les collectivités et établissements publics locaux à recourir, que l'aide sociale octroyée soit facultative ou légale, aux chèques d'accompagnement personnalisé ;
  • articles R.1611-2 à R.1611-15 du Code général des Collectivités Territoriales.
  • circulaire interministérielle (emploi - solidarité, économie - finances et industrie, intérieur) NOR INT B 00 00034C du 18 février 2000.
  • les chèques emploi service universels organisés par l'article L.129-9 du code du travail issu de la loi n°2005-841 du 26 juillet 2005 relative au développement des services à la personne et portant diverses mesures en faveur de la cohésion sociale. Ce dispositif autorise les personnes morales de droit public à acquérir des chèques-emploi service universels préfinancés à un prix égal à leur valeur libératoire augmentée le cas échéant d'une commission.

Ces chèques-emploi-service universels se substituent aux titres emploi-service comme moyen possible de versement de l'allocation personnalisée d'autonomie (article L.232-7 du code de l'action sociale et des familles).

De même, ils se substituent aux titres emploi-service lorsque le conseil municipal décide d'attribuer aux maires et, dans les communes de 20.000 habitants aux moins, aux adjoints au maire qui ont interrompu leur activité professionnelle pour exercer leur mandat, une aide financière destinée à participer au coût de la rémunération de salariés chargés soit de la garde des enfants, soit de l'assistance aux personnes âgées, handicapées ou à celles qui ont besoin d'une aide personnelle à leur domicile (article L.2123-18-4 du CGCT). Les mêmes dispositions existent au bénéfice des présidents de conseil général et vice-présidents ayant reçu délégation (article L.3123-19-1 du CGCT) ainsi qu'au bénéfice des présidents de conseil régional et vice-présidents (article L.4.135-19-1 du CGCT).

La remise des chèques d'accompagnement personnalisé, des chèques-emploi service universel mais également de tous les instruments de paiement dont la loi ou le règlement autorise le recours par les collectivités ou établissements publics locaux, doit se faire conformément aux préconisations fixées par la circulaire interministérielle emploi - solidarité, économie - finances et industrie, intérieur) NOR INT B 00 00034C du 18 février 2000 jointe à l'instruction n°00-025 MO du 15 mars 2000.

2. Règlement en numéraire

2.1. Modalités pratiques

Le paiement en numéraire intervient au vu du titre de créance (facture des fournitures ou travaux, relevé des frais...).

Le régisseur doit obtenir un acquit ne contenant ni restrictions, ni réserves. L'acquit est porté sur la facture ou tout autre titre de créance devant le régisseur au moment du paiement. Il comporte la date et la signature de la partie prenante.

  • Cas particulier : créancier ne sachant pas ou ne pouvant pas signer

Lorsque le créancier ne sait pas ou ne peut pas signer, le régisseur doit faire constater la réalité du paiement par des témoins. La preuve testimoniale est admise pour les paiements qui ne dépassent pas 750 euros (D. n° 78-862 du 10.8.78 modifiant le D. n° 59-946 du 3.8.59).

Le régisseur atteste sur la pièce justificative que la partie prenante a déclaré ne savoir ou ne pouvoir signer et que le règlement a été effectué en présence de deux témoins qu'il désigne.

Le régisseur et les deux témoins signent cette déclaration.

Lorsque la somme à payer dépasse 750 euros, une quittance notariée et enregistrée est nécessaire ; il est toutefois préférable, dans ce cas, de faire payer la dépense après mandatement.

2.2. Écritures comptables

Le régisseur comptabilise la dépense sur les registres qu'il tient selon les écritures comptables prévues au titre 12.

3. Règlement par cheques tires sur le compte de disponibilités du régisseur

Dès l’émission du chèque, le régisseur appose sur les pièces justificatives les références du chèque tenant lieu d'acquit.

Le régisseur doit suivre le règlement des chèques qu’il émet à l'aide des relevés de compte fournis par le comptable chargé de la tenue de son compte de dépôts ou par la banque teneur de compte.

4. Règlement par carte bancaire

Le décret n°65-97 du 4 février 1965 modifié précité autorise le recours à la carte bancaire comme mode de règlement des dépenses des organismes publics.

4.1. Conditions d'attribution

La carte de paiement est obligatoirement domiciliée sur un compte de dépôts de fonds au Trésor ouvert au nom du régisseur ès qualité. En aucun cas une régie autorisée à ouvrir un compte bancaire ou postal ne peut détenir de carte bancaire domicilié sur ledit compte. Le régisseur s'adresse au teneur du compte de dépôt de fonds au Trésor de la régie.

Pour faciliter les opérations de la régie, une carte bancaire peut être délivrée à un ou plusieurs mandataire(s), sous la responsabilité du régisseur. En cas de défaillance du(des) mandataire(s), la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur serait engagée. Le comptable vérifie que l'acte constitutif de la régie a bien prévu ce mode de règlement et que le futur titulaire est autorisé à utiliser une carte bancaire.

La carte attribuée est une carte bancaire du Trésor public nationale ou internationale (VISA), d'une validité de deux ans et soumise à une cotisation annuelle à la charge de la collectivité. La cotisation de la carte bancaire est débitée sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie.

La carte bancaire est établie au nom patronymique du titulaire avec mention du nom de la régie.

La carte est strictement personnelle et ne doit être utilisée que par son titulaire, qui est responsable de son utilisation et de sa conservation. Les mandataires ne peuvent pas utiliser la carte établie au nom du régisseur.

La demande de carte donne lieu à la signature d'un contrat porteur par le titulaire de la carte et par le régisseur titulaire du compte lorsque la carte est délivrée à un mandataire. Un exemplaire du contrat est remis au porteur.

Lorsque le titulaire de la carte quitte ses fonctions, il doit restituer la carte au teneur du compte de dépôts de fonds qui procède à la résiliation du contrat porteur.

Si le régisseur entrant est également autorisé à utiliser une carte bancaire, il doit signer un nouveau contrat porteur et une nouvelle carte bancaire lui sera délivrée.

4.2. Conditions d'utilisation

Les conditions de fonctionnement et d'utilisation de la carte sont précisées dans le contrat porteur. Celui-ci définit également la responsabilité du titulaire de la carte et du titulaire du compte, notamment en cas de mise en opposition de la carte pour perte ou vol.

Un plafond de paiement (achat auprès des commerçants) sur 30 jours glissants et un plafond de retrait d'espèces (retraits aux distributeurs de billets et aux guichets des agences bancaires) sur 7 jours glissants sont attachés à la carte. Ces plafonds sont modulables, à la hausse ou à la baisse, en accord avec le teneur de compte afin de les adapter au plafond des dépenses de la régie.

La carte bancaire peut être utilisée sur place ou à distance (communication par le régisseur des coordonnées de sa carte par correspondance, téléphone ou Internet). Le paiement par carte bancaire à distance est le plus souvent effectué à la commande (ex : achat de logiciels par carte bancaire en ligne sur Internet). Cela déroge donc à la règle du paiement après service fait. L'instruction n°05-003-M0 du 24 janvier 2005 définit les conditions dans lesquelles le paiement peut être réalisé à la commande au moyen de la carte bancaire.

S'agissant des frais, une commission est appliquée sur les opérations de paiement et de retrait réalisées dans un pays hors de la zone euro. Ces frais, dont le montant est communiqué par le teneur de compte, sont débités sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie.

4.3. Pièces justificatives de la dépense

Les facturettes remises par les commerçants ou les tickets de retrait délivrés par les DAB (Distributeurs Automatiques de Billets) ne sont pas des pièces justificatives de la dépense.

Elles constituent une preuve de paiement mais n'en justifient pas la nature.

Le porteur de la carte doit donc produire, dans les conditions habituelles, les pièces justificatives prévues par la nomenclature en vigueur (factures, tickets de caisse…).

4.4. Responsabilité du régisseur

Toute dépense irrégulière ou non conforme à l'acte constitutif de la régie sera rejetée par le comptable et mise à la charge du régisseur responsable personnellement et pécuniairement du paiement des dépenses qui lui incombent (art. 3 du D. n°66-850 du 15.11.66 modifié relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs).

Par ailleurs, le régisseur titulaire du compte est solidairement responsable des conséquences financières résultant de l'utilisation de la carte par le(s) mandataire(s).

4.5. Comptabilisation des dépenses payées par carte bancaire.

  • Nomenclature des comptes

Un compte "cartes de paiement - dépenses" est ouvert dans la comptabilité du régisseur d'avances.

  • Modalités de fonctionnement du compte

Ce compte de disponibilités est crédité du montant des paiements effectués par carte bancaire par le débit du ou des comptes de dépenses intéressés, puis débité à réception du relevé de compte du régisseur par le crédit du compte de disponibilités.

5. Règlement par mandats postaux

Le service des mandats de La Poste permet de convertir en mandats des sommes en espèces remises aux guichets des bureaux de Poste par un expéditeur, en vue de leur paiement direct (mandat-cash) à un bénéficiaire nommément désigné, ou en vue de créditer le compte courant postal (mandat-compte) d’une tierce personne.

L’expéditeur d’un mandat doit mentionner sur le support d’émission qui lui est remis, outre la somme à transférer, les nom et prénom du bénéficiaire, le numéro de compte à créditer (pour les mandats-comptes uniquement). L’expéditeur doit également mentionner sa qualité.

Il est particulièrement important de noter que le service des mandats est payant (voir barèmes ci-dessous). Les frais, calculés en fonction du montant du mandat, augmentés le cas échéant des frais d’urgence ou services spéciaux, sont perçus au moment du dépôt des sommes à transférer par l’expéditeur (annexe n°31).

5.1. Mandat-cash

Le MANDAT-CASH permet à un expéditeur de déposer des fonds dans un bureau de Poste en vue de leur remise en numéraire (ou par crédit sur son compte courant postal), auprès de n’importe quel bureau de Poste, à un bénéficiaire nommément désigné. Le bénéficiaire peut être une personne physique ou une personne morale.

Le MANDAT-CASH URGENT permet en outre une remise immédiate des fonds. Le bénéficiaire ne peut alors être qu’une personne physique.

Le montant maximal des règlements pouvant être effectués par mandat-cash est de 1 500 euros.

Pour l’émission d’un mandat, le régisseur procède de la façon suivante :

  • il remplit le formulaire : celui-ci se présente en triplicata pour les mandats-cash ordinaires et en duplicata pour ceux en urgence :
  • un titre à remettre à l’expéditeur (pour les mandats-cash uniquement) : l’envoi incombe au régisseur ;
  • une souche conservée par le bureau de Poste ;
  • un récépissé à garder par l’expéditeur.
  • il remet en numéraire le montant du mandat, augmenté des frais ;
  • pour les mandats-cash ordinaires, il adresse au bénéficiaire le titre remis ;
  • pour les mandats-cash urgents, l’expéditeur communique (par téléphone, télécopie ou tout autre moyen à sa convenance) au bénéficiaire du mandat le numéro d’identification composé de 6 caractères alphanumériques qui figure sur le récépissé.

Le mandat-cash est payable, selon le choix du bénéficiaire, en numéraire dans n’importe quel bureau de Poste ou par crédit sur son compte courant postal. Toutefois, le mandat peut également être payable au mandataire du bénéficiaire dans le cadre d’une procuration postale générale préalable (le paiement ne peut alors être effectué que dans le bureau qui détient la procuration) ou dans le cadre d’une procuration ponctuelle (la pièce d’identité du mandataire et celle du mandant sont alors également présentées).

5.2. Mandat-compte

Le MANDAT-COMPTE permet d’effectuer un versement en numéraire pour approvisionner le compte courant postal d’une tierce personne. Il permet en même temps de communiquer de la correspondance ou des références qui seront inscrites sur le relevé de compte du bénéficiaire.

Comme pour le mandat-cash, l’expéditeur d’un mandat-compte peut demander, en contrepartie de frais supplémentaires, un envoi en urgence. Dans ce cas, le compte du bénéficiaire est crédité dans un délai de 2 heures au lieu de J+1 en ordinaire.

Le régisseur remplit un formulaire (2 feuillets) sur lequel il doit porter les mentions suivantes : nom et adresse du bénéficiaire et de l’expéditeur, montant, numéro du compte courant postal à créditer, références qui apparaîtront sur le relevé de compte du bénéficiaire.

Après paiement en numéraire du montant du mandat, augmenté des frais, l’expéditeur reçoit un récépissé qu’il doit conserver en cas de contestation. Ce document reprend les éléments ci-dessus, ainsi que la date de la remise des fonds.

6. Règlement par virement

6.1. Modalités pratiques

Le virement est effectué à un compte ouvert au nom du créancier chez un comptable du Trésor, dans un centre de chèques postaux, dans une banque ou chez toute autre personne ou organisme autorisés par la loi à tenir des comptes de dépôts.

Pour les paiements au mandataire, le régisseur se conformera aux règles prescrites en l'espèce par le comptable assignataire (cf titre 4-chap 3-§ 2.2.3).

La désignation du compte à créditer doit être insérée sur les factures ou autres états remis par les créanciers ou être indiquée par eux dans leur demande.

6.2. Virements effectués par un régisseur titulaire d’un compte de dépôt de fonds au Trésor

Depuis le 1er janvier 1997, le régisseur doit remettre au comptable du Trésor chargé de la tenue de son compte des virements sur supports magnétiques conformes aux spécifications prévues par le guide technique des moyens de paiement dématérialisés (virements / prélèvements) disponible sur Magellan / Epargne et Dépôts de fonds / Les services / Moyens de paiement dématérialisés. Ces supports magnétiques peuvent comprendre à la fois des virements domiciliés sur des comptes ouverts dans le secteur bancaire, dans les centres de chèques postaux et dans les écritures des comptables du Trésor.

Si le régisseur ne dispose pas d’une application propre de confection de fichier de virements domestiques de masse au format précisé ci-dessus, le logiciel DVP (Dématérialisation des Virements et Prélèvements) doit lui être proposé. Ce logiciel gratuit, qui fonctionne sur des configurations informatiques minimales, permet la confection de disquettes de virements ou de fichiers pour télétransmission, dont le format est conforme aux normes précitées.

La disquette ainsi constituée est remise au comptable assignataire pour transmission à la trésorerie générale et intégration dans TP GROUPE. La disquette est accompagnée d’un bordereau récapitulatif et de la liste détaillée des virements.

Le teneur de compte débite le compte de dépôt de fonds du régisseur à réception du fichier d’opérations, accompagné du bordereau récapitulatif, et après avoir contrôlé la signature et la provision du compte.

Les écritures comptables du régisseur sont décrites en annexe 25.

6.3. Virements effectués par un régisseur non titulaire d’un compte de dépôt de fonds au Trésor

Dans cette hypothèse, les conditions de remise de virements sont identiques à celles décrites au paragraphe 2 du présent chapitre. Toutefois, les régisseurs utiliseront le logiciel OVIDE à la place du logiciel DAVID.

Les disquettes ainsi constituées sont intégrées par le comptable assignataire des opérations de la régie dans IRMA.

6.4. Régisseur titulaire d'un compte courant postal ou bancaire

Pour effectuer des virements à partir de son compte, le régisseur établit des ordres de virements selon les conditions techniques fixées par l'établissement bancaire ou postal auprès duquel le compte de la régie est ouvert.

Le régisseur appose sur les pièces justificatives la référence à l'ordre de virement.

Il envoie ces documents au Centre de chèques postaux ou à la Banque qui tient son compte, à charge pour l'établissement de créditer le compte du créancier.

Les écritures comptables sont décrites à l'annexe 26.

6.5. Virement à l'étranger

L’opération doit se faire obligatoirement par le comptable assignataire.

7. Règlement par prélèvement automatique

Le régisseur peut être autorisé à régler certaines dépenses à caractère répétitif (factures d'eau, d'électricité, de téléphone, télépéages autoroutiers, abonnements Internet…), payables sans ordonnancement préalable, par prélèvement automatique sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie ou sur son compte bancaire ou postal dont l'ouverture a été autorisée par le ministre chargé du budget.

Ce mode de paiement est mis en œuvre à titre expérimental et nécessite l’autorisation de la Direction Générale de la Comptabilité Publique (bureau 5D).

Les dépenses par prélèvement doivent être prévues dans l'acte constitutif de la régie.

Le régisseur reçoit du créancier, pour signature, une autorisation de prélèvement. Le régisseur renvoie au créancier l'autorisation de prélèvement signée et accompagnée du RIB du compte de dépôts de fonds au Trésor ou du compte bancaire ou postal. Le créancier transmet ensuite l'autorisation de prélèvement signée par le régisseur au comptable teneur du compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie ou du compte bancaire ou postal.

A compter de la réception par le teneur de compte de l'autorisation de prélèvement signée par le régisseur, tous les prélèvements émanant du créancier seront imputés automatiquement au débit du compte de dépôts de fonds au Trésor de la régie.

Le régisseur doit être informé préalablement par le créancier du montant et de la date du prélèvement (envoi d'une facture ou d'un échéancier).

En cas de contestation (ex : service non fait), le régisseur a la possibilité de demander le rejet du prélèvement auprès de son teneur de compte. Ce dernier a de son côté la possibilité de rejeter le prélèvement pour insuffisance de provision sur le compte de dépôts de fonds au Trésor.

Chapitre 5 - Reconstitution de l'avance

La reconstitution, par le comptable assignataire, du montant de l'avance mise à la disposition du régisseur n'intervient qu'au vu de la remise des pièces justificatives de paiement après validation par l'ordonnateur.

Le régisseur peut également remettre directement les pièces justificatives des dépenses payées par ses soins au comptable assignataire dès lors que l'acte constitutif le prévoit.

1. Rôle du régisseur

Dans le délai maximum fixé par l'acte constitutif de la régie d'avances et, au minimum une fois par mois, le régisseur d'avances procède au versement des pièces justificatives des paiements qu'il a effectués ( art R.1617-15 du CGCT et titre.1-ch.2-§1.1.7 ).

Les pièces justificatives de paiement sont récapitulées sur un bordereau-journal de dépenses (modèle annexe n°33) établi en double exemplaire.

Il est rappelé qu'en cas de paiement par carte bancaire, la facturation constitue une preuve de paiement mais non un justificatif de la nature de la dépense.

Par conséquent, les pièces justificatives prévues par la nomenclature en vigueur devront être jointes à l'appui du bordereau-journal.

2. Rôles de l'ordonnateur et du comptable

2.1. Rôle de l'ordonnateur

Le régisseur fait parvenir à l'ordonnateur les pièces justificatives de paiement, accompagnées des deux exemplaires du bordereau-journal de dépenses.

L'ordonnateur procède à la vérification des justifications produites.

S'il constate des irrégularités (pièces justificatives produites insuffisantes ou non adéquates, dépenses ou moyens de règlement non autorisés par l'acte constitutif, ...), l'ordonnateur rejette les pièces justificatives correspondantes.

Il raye la dépense concernée sur le bordereau journal et inscrit, dans la colonne prévue à cet effet, le montant du rejet qu'il déduit du total du bordereau de manière à obtenir le montant de la somme à mandater.

Il annote le motif de rejet sur les pièces justificatives correspondantes.

L'ordonnateur établit ensuite un mandat au nom du régisseur ès qualité, pour le montant des justifications admises.

A l'appui du mandat, il produit au comptable assignataire les deux exemplaires du bordereau récapitulatif, ainsi que les pièces justificatives acceptées.

2.2. Rôle du comptable assignataire

Dès que le comptable assignataire a reconnu la régularité du mandat et des pièces justificatives, il constate la dépense budgétaire dans les écritures de la collectivité ou de l'établissement public local et procède à la reconstitution de l'avance soit directement entre les mains du régisseur, soit par versement sur le compte de disponibilités de la régie.

Un exemplaire du bordereau-journal des dépenses est renvoyé au régisseur.

Dans le cas où des justifications ne peuvent être acceptées par le comptable assignataire, ce dernier raye sur le bordereau récapitulatif, la dépense correspondante.

Il inscrit le montant de la dépense rejetée dans la colonne prévue à cet effet et la déduit du montant des dépenses mandatées.

Afin d'éviter tout retard dans l'imputation des dépenses qu'il accepte, le comptable assignataire rectifie d'office le mandat et arrête le bordereau pour le même montant.

Le comptable renvoie les pièces rejetées à l'ordonnateur, mentions faites des motifs de rejet et l'informe des rectifications d'office apportées par ses soins.

2.3. Reconstitution directe de l'avance par le comptable

Le comptable effectue les contrôles décrits au paragraphe 2.2 ci-dessus.

Il transmet un exemplaire du bordereau-journal à l'ordonnateur appuyé des pièces justificatives des dépenses rectifié, le cas échéant, des opérations qu'il refuse.

L'ordonnateur effectue les contrôles qui lui incombent, puis établit un mandat au nom du régisseur ès qualité auquel il joint l'exemplaire du bordereau-journal et les pièces justificatives correspondantes.

Si l'ordonnateur rejette certaines dépenses, il annote le bordereau-journal en conséquence et le transmet au comptable, qui prend en charge les opérations à hauteur des dépenses acceptées par l'ordonnateur.

3. Régularisation des pièces rejetées

Si certaines dépenses ont été rejetées soit par le comptable, soit par l'ordonnateur, le comptable demande au régisseur d'en obtenir dans les meilleurs délais la régularisation demandée.

La dépense qui n'a pas pu être mandatée sera à nouveau répertoriée sur le plus prochain bordereau-journal, accompagnée des pièces régularisées.

Si tel n'est pas le cas, il convient de considérer que la dépense a été payée à tort par le régisseur.

Sa responsabilité pécuniaire est alors mise en jeu au cours d'une procédure amiable par l'émission d'un ordre de versement.

Dernière modification  : 06/05/2019