Outre l'indemnité de fonction, les élus locaux peuvent bénéficier du remboursement de certains frais spécifiques par leur collectivité. Ces remboursements sont expressément prévus par le code général des collectivités territoriales et visent à compenser des dépenses résultant de l’exercice du mandat.

Remboursement des frais engagés dans le cadre de l’exercice d’un mandat spécial

Les membres de l’organe délibérant ont droit au remboursement des frais nécessités par l’exécution d’un mandat spécial. 

La notion de mandat spécial a été construite par la jurisprudence. Elle s’applique uniquement aux missions accomplies dans l’intérêt de la collectivité, par un membre de son organe délibérant et avec l’autorisation de celui-ci. 

Le mandat spécial exclut les activités courantes de l’élu : il doit correspondre à une opération déterminée de façon précise. 

Sans qu’il soit possible d’en dresser une liste exhaustive, peuvent justifier l’octroi d’un mandat spécial : l’organisation d’une manifestation de grande ampleur (festival, exposition), le lancement d’une opération nouvelle (chantier important), un surcroît de travail momentané et exceptionnel (catastrophe naturelle).

Le mandat spécial ne peut, en tout état de cause, être attribué rétroactivement. 

Dans ce cadre, l’élu a droit : 

• au remboursement des frais de transport engagés à cette occasion dans les conditions applicables aux agents de l'État (voir le décret du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'État) ;
• au paiement d'indemnités journalières destinées à rembourser forfaitairement les frais supplémentaires de repas et de nuitée dans les conditions applicables aux agents de l'État (voir le décret du 3 juillet 2006 précité) ;
• à la prise en charge des autres dépenses exposées à cette occasion sur présentation d’un état de frais et après délibération du conseil municipal. Pour les frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées ou dépendantes, le remboursement ne peut dépasser le montant horaire du SMIC.

Les frais de déplacement et de séjour 

Les membres de l’organe délibérant peuvent bénéficier de la prise en charge des frais de transport et de séjour qu’ils ont engagés dans le cadre de leur mandat. Ce dispositif se décline par type de mandat. 

Dispositif applicable aux élus régionaux et départementaux 

Les membres des conseils régionaux et départementaux peuvent recevoir une indemnité de déplacement et le remboursement des frais de séjour qu'ils ont engagés pour prendre part aux réunions du conseil départemental, des commissions et des instances dont ils font partie ès qualités (art. L. L.3123-18 et L. 4135-19 du CGCT). 

La notion « ès qualités » signifie que l’élu participe à cette réunion au titre de son mandat (en qualité d’élu régional ou départemental). 

Dispositif applicable aux élus municipaux et d’EPCI 

Les élus municipaux et d’EPCI ont droit au remboursement des frais qu’ils ont engagés pour participer à certaines réunions qui ont lieu hors du territoire respectivement de leur commune et de la commune qu’ils représentent. Sont inclues :

• pour les élus municipaux, les réunions dans des instances ou organismes où ils représentent leur commune ès qualités (art. L. 2123-18-1 du CGCT) ;
• pour les élus d’EPCI, les réunions des conseils ou comités, du bureau, des commissions instituées par délibération dont ils sont membres, des comités consultatifs prévus à l'article L. 5211-49-1, de la commission consultative prévue à l'article L. 1413-1 et des organes délibérants ou des bureaux des organismes où ils représentent leur établissement (art. L. 5211-13 du CGCT). 

Pour l’ensemble des élus, la prise en charge des frais de transport et de séjour est assurée dans les conditions définies par le décret fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État (décret du 3 juillet 2006), sur présentation de pièces justificatives.

Mise à disposition d’un véhicule 

L’organe délibérant peut mettre à disposition de ses membres un véhicule lorsque l'exercice de leurs mandats ou de leurs fonctions le justifie. Il en fixe les conditions par délibération. 

Les remboursements de frais pour les élus en situation de handicap

Lorsqu’ils sont en situation de handicap, les élus locaux peuvent bénéficier du remboursement des frais spécifiques de déplacement, d’accompagnement et d’aide technique engagés et qui sont liés à l’exercice de leur mandat. 

Attention : l’énumération des frais pris en charge s’entend de façon large (par exemple, le recours à un interprète en langue des signes française est pris en charge au titre d’un accompagnement). 

Ce remboursement, qui est cumulable avec les précédents, est assuré sur présentation d’un état de frais et ne peut dépasser un plafond égal à 1 048,18 € depuis le 1er janvier 2024 (ce plafond est fixé par référence à l’indemnité de fonction maximale des maires des communes de moins de 500 habitants). 

Les frais de garde d’enfants ou de personnes dépendantes 

Le CGCT prévoit plusieurs dispositifs permettant de faciliter la conciliation entre exercice d’un mandat local et vie personnelle, qui se traduisent par la prise en charge de certains frais spécifiques liés à des charges de famille. 

Le remboursement des frais de garde ou d’assistance 

Les membres de l’organe délibérant ont droit au remboursement par leur collectivité des frais de garde d’enfants ou d’assistance aux personnes âgées, handicapées ou qui ont besoin d’une aide personnelle à domicile engagés à raison de leur participation à certaines réunions liées à l’exercice du mandat. Ce remboursement est de droit : il constitue une obligation pour la collectivité, dès lors que l’élu en fait la demande et respecte les conditions prévues. Les frais doivent notamment avoir été engagés en raison de la participation de l’élu aux réunions donnant droit à des autorisations d’absence, qui sont visées aux articles L. 2123-1, L. 3123-1 et L. 4135-1 du CGCT.

L’organe délibérant doit délibérer afin de fixer les modalités de ce remboursement qui ne peut excéder, par heure utilisée, le montant horaire du SMIC. Cette dépense est compensée par l’État pour les communes de moins de 3 500 habitants. 

L’aide pour le financement des CESU 

Les maires, adjoints au maire, présidents et vice-présidents ayant reçu délégation de conseil régional et départemental peuvent bénéficier d’une aide financière de leur collectivité lorsqu’ils utilisent le chèque emploi service universel (CESU) pour rémunérer des salariés, associations ou entreprises agréées chargés de prestations de garde ou d’assistance. Cette aide ne peut se cumuler avec celle accordée pour la prise en charge des frais de garde (voir ci-dessus). 

Remboursements de frais spécifiques aux élus municipaux 

Remboursement des dépenses exceptionnelles et de secours

Le maire et ses adjoints peuvent être remboursés des dépenses exceptionnelles d’assistance et de secours engagées en cas d’urgence sur leurs deniers personnels, après délibération du conseil municipal (art. L. 2123-18-3 du CGCT). 

Les indemnités pour frais de représentation

Le maire peut recevoir, sur décision expresse du conseil municipal, des indemnités pour frais de représentation (art. L. 2123-19 du CGCT). Ces indemnités ont pour objet de couvrir les dépenses engagées par le maire, et lui seul, à l’occasion de ses fonctions et dans l’intérêt de la commune. Cela inclut, par exemple, des dépenses qu’il supporte personnellement en raison des réceptions et manifestations qu’il organise ou auxquelles il participe dans ce cadre. 

Par ailleurs, aux termes de la jurisprudence :

•         le conseil municipal n’a la faculté de voter cette indemnité que si les ressources ordinaires de la commune le permettent ;

•         l’indemnité peut être versée sous forme fixe et annuelle, ce qui implique qu’elle ne corresponde pas obligatoirement à un montant précis de dépense. Elle doit toutefois répondre à un besoin réel et ne peut constituer un traitement déguisé, qui viendrait s’ajouter aux indemnités de fonction. Il est donc fortement recommandé aux maires de conserver tous les documents de nature à justifier de l’octroi de l’indemnité de représentation ;

•         le montant de l’indemnité, sous les réserves qui précèdent, est variable et laissé à l’appréciation de la commune.