Le portail est particulièrement simple d’accès et sécurisé. Après habilitation de la collectivité auprès de son comptable public, l’accès s’effectue par une connexion Internet à partir du navigateur web, puis par une authentification par identifiant et mot de passe.

Le portail permet l'accès aux applications de la DGFIP ouvertes à l'utilisateur et particulièrement, s'agissant d'Hélios, aux deux services suivants :

• Extranet Hélios pour la consultation des données de la collectivité, notamment l’état des paiements, du recouvrement et la trésorerie ;
• passerelle de transmission pour transmettre et recevoir gratuitement les fichiers comptables, de virement ou de prélèvement, quel que soit le protocole utilisé.

Le portail est l'une des deux modalités de transmission des flux au format PES d’Hélios prévu par l’arrêté du 27 juin 2007. Il s'est substitué aux modalités anciennes de transport des données entre les collectivités et la DGFiP, qu'elles soient surannées (disquettes, Tedeco) ou non industrialisables (Virtual Private Network – VPN).

Dans le cadre du déploiement de la facturation électronique, le portail de la DGFIP constitue également l'un des modes d'accès à Chorus Pro pour l'ensemble des entités publiques.

Le portail constitue aussi le point d'entrée vers l'application ORC (Outil de Recherche et Consultation), développée par la DGFiP. Cette application permet de rechercher et de consulter les pièces comptables et justificatives du secteur public local des exercices clos, stockées dans le silo Atlas de la DGFiP. Cet outil participe, ainsi, pleinement au déploiement d'une dématérialisation de bout en bout de la chaîne comptable et financière entre ordonnateurs, comptables et juges des comptes, en proposant une réponse sur ce domaine particulier, aux problématiques de conservation des pièces auxquelles peuvent être confrontées les collectivités locales, leurs établissements publics ainsi que les établissements publics de santé.

En complément et dans le respect des normes de numérisation, une offre de service dédiée, gratuite et optionnelle, est également ouverte aux organismes publics locaux dont la comptabilité est tenue sous Hélios. La publication, le 3 août 2017, d’une circulaire commune entre la DGFiP et le service interministériel des archives de France en fixe le cadre juridique. Ainsi, les collectivités locales adhérant à ORC et à l’offre de service peuvent détruire par anticipation les pièces justificatives transmises via le PESV2 dès le paiement du mandat ou dès la prise en charge du titre par le comptable de la collectivité.

Les collectivités et établissements publics intéressés par ce service sont invités à prendre contact avec leur comptable public.

Hélios est le nom donné à l’application informatique de gestion comptable et financière des collectivités locales et des établissements publics locaux.

Construite selon les normes et standards informatiques actuels (Internet), Hélios est une application unique, paramétrable et évolutive. Elle améliore la gestion quotidienne des comptables, en généralisant à toutes les collectivités le meilleur niveau de service.

L’application Hélios a permis de moderniser et simplifier la gestion budgétaire et comptable.

Hélios permet au réseau de la DGFiP d’offrir à tous ses partenaires un service personnalisé, enrichi et adapté à la diversité du secteur public local, ainsi qu’une meilleure fluidité des échanges et un partage du travail plus efficace entre les services des comptables et ceux des ordonnateurs, notamment via une simplification des processus de traitement et une diminution des coûts de gestion.

La mise en œuvre s’appuie sur le protocole d’Échanges Standard (PES). Il garantit l'exhaustivité et le caractère complet des échanges ainsi qu'une qualité accrue des comptes et des informations financières.

L'application est ouverte aux ordonnateurs du secteur public local, en consultation via Internet par le Portail Internet de la gestion publique (PIGP), en mode sécurisé, et répond aux évolutions réglementaires et organisationnelles. Certaines éditions sont également disponibles ainsi que la possibilité de recevoir des informations actualisées via le PES Retour. Le PIGP permet également l'accès à Chorus Pro, dans le contexte de la facturation électronique.

Les tiers de télétransmission agissent eux comme des concentrateurs reliés à Hélios, en permettant de gérer des envois de masse. Ils proposent également des offres de parapheur et d'archivage des flux.

• Des services mieux adaptés aux besoins spécifiques de chaque collectivité ou établissement public local.
• Des avancées notables dans la voie de la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives.
• La généralisation des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP, paiement par Internet) pour le recouvrement des recettes locales.
• La possibilité pour les ordonnateurs de consulter les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par leur comptable public.

Une application interfacée

L’application Hélios est interfacée au référentiel des personnes physiques de la DGFIP (PERS).

Cette liaison permet d’enrichir les bases tiers de données d’état-civil certifiées par l’INSEE et la dernière adresse connue. Dès lors, toute mise à jour de l’état civil d’une personne dans une application de gestion fiscale reprise dans HELIOS.

L’application est également interfacée avec le référentiel national des employeurs SIR (système informatisé de recoupement). SIR envoie des coordonnées de l’employeur du débiteur défaillant permettant ainsi d’améliorer le recouvrement des dettes à l’aide de la saisie administrative à tiers détenteur (SATD) employeur.

Depuis juillet 2019, les mêmes échanges sont mis en place pour les personnes morales.

• Schéma XSD 5.27
• Dossier technique 5.27
   
• Schéma XSD 5.26
• Dossier technique 5.26
   
• Schéma XSD 5.25
• Dossier technique 5.25
   
• Schéma XD 5.24
• Dossier technique 5.24
   
• Schéma XD 5.23
• Dossier technique 5.23
   
• Schéma XD 5.22
• Dossier technique 5.22
   
• Schéma XD 5.21
• Dossier technique 5.21
   
• Politique de signature électronique de la DGFiP V2
  L'empreinte SHA256 du document est la suivante : 52796393D311A566FA35747FFCEB4C434EC77D570BDA3F3BC7D39FCD5A7D7D00
   
• ANNEXE_TECHNIQUE_PES_SEPA_ORMC_V1_13
• PES Acquit 2.0
• Guide des acquittements
• Annexe 1
• Annexe 2
• Annexe 3

Il constitue, en outre, la seule modalité de transmission des pièces justificatives dématérialisées au comptable (article 9 de l'arrêté du 27 juin 2007). Les caractéristiques du PES V2 sont précisées par l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique.

Déployé progressivement à partir de 2008, le PES V2 remplace, depuis le 1er janvier 2015, les divers protocoles de transmission "à plat" des titres et des mandats, nécessairement doublés d’une transmission papier lors de l’envoi à la trésorerie.

L'ordre de recette multi créanciers (ORMC) constitue la branche du protocole PES V2 destinée  à l'émission des rôles collectifs depuis 2014, en remplacement du protocole RolMRE qui ne sera plus accepté à compter du 31 décembre 2022.

Le PES V2 permet d'abord la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs dès lors que les flux sont signés électroniquement, puis le transport des pièces justificatives dématérialisées lorsque la collectivité veut atteindre une dématérialisation totale de ses échanges avec le comptable de la DGFiP.

• Schéma XSD 5.28
• Dossier technique 5.28
• Guichet XML - Limites logicielles
• Guichet XML - Liste des anomalies
• Une feuille de style pour les ASAP patients, ASAP classiques et produits divers

L'ASAP éditique

La DGFiP propose aux collectivités locales et EPS :

• d'éditer dans un centre d'édition DGFiP, les Avis des sommes à payer (ASAP) transmis à l'appui d'un titre ou d'un article de rôle ;
• de postaliser ces ASAP à destination des débiteurs.

Les objectifs de cette offre sont multiples, notamment :

• traiter de manière centralisée et automatisée la mise sous pli et l'affranchissement des avis de somme à payer par la filière de la DGFiP ;
• promouvoir les modes de paiement dématérialisés ;
• utiliser un modèle unique de facture permettant une meilleure information ;
• permettre pour les débiteurs personnes physiques, le dépôt des factures sur leur espace numérique sécurisé de l'usager (ENSU): impots.gouv.fr.

Pour les titres comme pour les articles de rôle, l'adjonction d'une pièce complémentaire à l'ASAP est autorisée.

À partir de juillet 2025, le format des ASAP ORMC évolue c'est désormais un format ASAP ORMC xml qui est demandé. L'ASAP ORMC pdf continuera à être traité pour l'instant.

Télécharger le cahier des charges relatif à l'édition des factures de rôle (ORMC) au nouveau format ASAP ORMC XML.

Facturation électronique

Depuis le 1^er janvier 2017, la mise en œuvre de la dématérialisation des pièces justificatives s'appuie notamment sur les termes de l'ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique. Certains fournisseurs de l’État, des collectivités et des établissements publics ont désormais l'obligation de transmettre leurs factures électroniquement via la solution mutualisée "Chorus Pro", développée par l’État et commune à toute la sphère publique.

Même si l’obligation faite aux entreprises de transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics est mise en œuvre de façon progressive, de 2017 à 2020, en fonction de la taille des entreprises (article 51 de la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie), les collectivités et établissements publics ont obligation de recevoir et d'accepter les factures dématérialisées dès le 1^er janvier 2017.

À compter de cette date, l'ordonnance prévoit également que les entités publiques émettant des factures à l'encontre d'autres entités publiques le fassent de manière électronique. La structure nationale partenariale a retenu le format PES ASAP Xml comme seul vecteur de facturation pour les collectivités et établissements publics locaux dont la comptabilité est tenue dans Hélios.

Ces factures, reçues selon un format nativement dématérialisé, sont à transmettre au comptable public à l'appui de la pièce comptable dématérialisée, à savoir le mandat émis au format PESV2, permettant ainsi une gestion dématérialisée complète de la chaîne de la dépense.

Pour les facturations intra sphère publique, les titres de recettes individuels au format PESV2 doivent être accompagnés d'un PES ASAP Xml. Les Ordres de Recette Multi Créanciers (ORMC), quant à eux, doivent être accompagnés de factures au format PDF. Toutes les factures émises à l'encontre de débiteurs publics sont directement transmises par le logiciel Hélios à la solution mutualisée Chorus Pro.

Afin de sécuriser les développements et le déploiement de l'ASAP, une fiche de préconisations présente les points de contrôles à mettre en place pour l'ASAP associé à un titre individuel. Cette fiche destinée aux éditeurs doit permettre de maîtriser les risques d'anomalie au démarrage. Après les premiers mois de déploiement du PES Facture ASAP au 1er janvier dernier comme vecteur de transmission des factures intra sphère publique, le retour d’expérience permet de lister un certain nombres d'anomalies qui conduisent au rejet systématique des factures dans Chorus. Cette fiche REX énonce différents points d'attention à partager avec les collectivités afin de minimiser le risque de rejet.

La signature électronique et la politique de signature de la DGFiP

La politique de signature électronique de la direction générale des Finances Publiques* pour les flux informatiques transmis par les ordonnateurs des organismes publics locaux à leur comptable conformément au Protocole PESV2 pour l’exécution de leurs recettes et de leurs dépenses exige que les signatures électroniques soient encodées en SHA2 (256 bits).

*L'empreinte SHA256 du document est la suivante :
en base hexadécimale : 19B3F55A36D3AC7A7A87DCE5B33E5137B02A9096E70CD0CE010CE09B5AB3209E
en base 64 : GbP1WjbTrHp6h9zlsz5RN7AqkJbnDNDOAQzgm1qzIJ4=

Le PES marché pour faciliter une complète dématérialisation de la commande

La réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1^er avril 2016 fixe l'obligation de dématérialiser l’ensemble de la procédure de passation des marchés publics de plus de 25 000 euros hors taxes, dès octobre 2018.

Dans ce cadre, l'article 56 de l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics exige que les acheteurs publics rendent public le choix de l'offre retenue et accessible sous un format ouvert et librement réutilisable les données essentielles des marchés publics.

L'article 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et l'article 34 du décret n° 2016-86 du 1er février 2016 relatif aux concessions déterminent que les données essentielles des marchés publics et des concessions doivent être publiées sur le profil d'acheteur dans les 2 mois suivant leur notification dès le 1^er octobre 2018.

Face à la demande des associations représentatives d'élus d'une mutualisation des données, la DGFiP a mené des travaux en vue de proposer un PES marché satisfaisant 3 objectifs :

• la publication des données essentielles sur les profils d'acheteurs ;
• l'alimentation de l'Observatoire Économique de la Commande Publique (OECP) ;
• la création et le service de la fiche marché en vue du suivi de l'exécution par le comptable  

La Mission de Déploiement de la Dématérialisation est en charge de la validation de flux PES Marché générés par les éditeurs. Ces derniers doivent prendre contact avec la mission en cliquant ici.

Informations complémentaires

Pour obtenir des informations complémentaires, vous pouvez contacter la mission de déploiement de la dématérialisation du secteur public local en cliquant ici.