Les nouvelles modalités de gestion des espèces dans les régies des collectivités locales

Il existe sans doute dans votre collectivité une ou plusieurs régies qui permettent aux usagers de régler leurs factures sans avoir à se déplacer dans un centre des Finances publiques avec le système de la régie de recettes. En effet, un agent territorial appelé régisseur peut encaisser directement les règlements des parents dans une crèche municipale, ceux des touristes dans un camping ou bien ceux des spectateurs dans un théâtre.

Beaucoup a été fait ces dernières années pour moderniser les moyens de paiement proposés aux usagers avec notamment, l'introduction de la carte bancaire sur place ou à distance.

Vous avez probablement équipé vos plus grosses régies de terminaux de paiement électronique ou proposer un service de paiement en ligne comme PAyFip, solution gratuite développée par la DGFiP. Certains usagers, toutefois, continuent de privilégier les espèces pour les montants inférieurs à 300 euros, comme la loi les  y autorise.

Pour leur sécurité, les régisseurs vont donc régulièrement déposer leur encaisse auprès du comptable public.

À compter du printemps 2021, le dispositif de dépôt des espèces va changer. La DGFiP qui ferment progressivement ses caisses acceptent du numéraire a passé  un marché national avec La Banque Postale qui accueillera désormais à ses guichets tous les régisseurs des collectivités locales.

La facturation de la prestation sera prise en charge par l'État, en fonction du nombre d'opérations dans un souci à la fois de bonne gestion des deniers publics et de sécurité des personnes et des biens. Vous veillerez à ce que vos régisseurs ne déposent pas des montants trop faibles. Il leur sera recommandé d'éviter tout dépôt au-deça de 50 euros. Pour vos agents occupant des fonctions de régisseur titulaire ou suppléant, le système sera plus  rapide qu'il ne l'est actuellement, avec un dépôt de sac scellés, sans procédures de comptage contradictoire.

Avant de se déplacer en bureau de poste, le régisseur éditera le code-barres de la régie sur une plateforme dédiée, développée par La Banque Postale.

La plateforme lui indiquera l'adresse et les horaires d'ouverture des bureaux de poste les plus proches parmi les plus de 3300 retenus à l'échelon national.

Les fonds seront déposées dans des sacs scellés en différenciant les dépôts de pièces de ceux de billets. Chaque sac renfermera un bordereau détaillant son contenu. Une fois arrivé au bureau de poste, le régisseur présentera le code-barres de la régie et annoncera le montant de son dépôt, il se verra remettre un récépissé de dépôt en échange de ses sacs scellés.

L'opération sera alors enregistré sur la plateforme et apparaîtra dans l'historique des opérations de la régie.

Les fonds seront crédités automatiquement sur le compte au Trésor de la collectivité ou sur le groupe Banque de France du comptable de la collectivité.

Dès le surlendemain du dépôt, une opération comparable plus sécurisée encore, vaudra pour les retraits d'espèces dont peuvent avoir besoin certains régisseurs soit pour disposer d'un fonds de caisse dans une régie de recettes soit pour reconstituer leur avance dans le cas d'une régie d'avance.

Pour s'approvisionner en espèces, le régisseur formulera une demande préalable via la plateforme dédiée de La Banque Postale, auprès du bureau de poste de son choix en précisant sa demande en pièces et en billets.

Une fois cette demande validée par la DGFiP et la date de mise à disposition confirmé par La Banque Postale, le régisseur pourra se présenter au bureau de poste dans les 7 jours suivants avec un code-barres à usage unique et sa pièce d'identité.

Pour toute question sur le nouveau dispositif de dépôt et de retrait d'espèces, vos régisseurs peuvent contacter le comptable ou le conseiller aux décideurs locaux de votre collectivité à la DGFiP.

Des tutoriels pédagogiques leur seront transmis début avril pour leur présenter la plateforme créée à leur intention et leur préciser les modalités pratiques des nouvelles procédures.

Les retraits d'espèces pour les régies des collectivités locales : une nouvelle procédure

À compter du printemps 2021, pour alimenter un fonds de caisse ou pour reconstituer l'avance d'une régie d'une régie d'avance, les retraits d'espèces ne se feront plus dans un centre des Finances publiques, mais auprès d'un bureau de poste.

Le nouveau mode opératoire est simple et sécurisée, nous allons vous l'expliquer ici.

Pour votre premier accès à ce service, via une plateforme internet appelée DIGIFIP, vous recevrez un courriel de La Banque Postale contenant un lien pour créer votre mot de passe.

Si début mai 2021, vous n'avez pas reçu ce courriel, contactez votre comptable public pour demander votre habilitation au plus vite.

Une fois muni de votre identifiant et de votre mot de passe personnel,  vous pouvez connecter à l'adresse suivante https://digifip.labanquepostale.fr depuis un ordinateur ou un smartphone.

Dans votre espace personnel, trois rubriques sont accessibles par la colonne située à gauche de l'écran :

• l'historique de vos opérations,
• les structures, c'est-à-dire les régies pour lesquelles vous pouvez effectuer des dépôts ou des retraits de numéraires
• et la carte des bureaux de poste les plus proches de chez vous.

Avant toute chose, commencez par identifier le bureau de poste le plus adapté à vos besoins en cliquant sur la rubrique carte ds bureaux. Les bureaux sont classés en 4 catégories en fonction de la rapidité moyenne de mise à disposition des fonds. Ces catégories vont de très rapide, c'est-à-dire 4 à 5 jours de délai, jusqu'à non urgent où l'approvisionnement peut demander plus de temps.

Vous devez cliquer sur le bouton ajouter à mes bureaux favoris pour que le bureau choisi apparaissent automatiquement à la prochaine étape de la procédure. Ce bureau restera aussi en mémoire pour vos retraits futurs.

Choisissez alors en zone centrale de l'écran d'accueil la régie pour laquelle vous voulez faire un retrait d'espèces en cliquant sur le bouton demande de retrait apparaîtra un zone de teste où indiquer vos nom et prénom ou bien ceux du mandataire qui effectuera le retrait pour votre régie.

Lors du retrait, le guichetier exigera une pièce d'identité qu'il comparera aux données enregistrées dans la plateforme.

Attention, si vous désignez un mandataire, vous ne pourrez plus changer d'avis et vous présenter vous-même le jour du retrait.

Sélectionner l'un des bureaux de poste enregistrés en favoris puis saisissez les quotités en pièces et en billets que vous souhaitez commander.

Une fois cliqué sur le bouton "je valide ma demande de retrait", votre demande part pour validation par la DGFiP. Vous recevrez sous 48h la validation de l'opération. La Banque Postale vous indiquera ensuite la date à partir de laquelle les fonds seront disponibles.

Attention, à compter de cette date, vous même ou votre mandataire disposerez de 7 jours ouvrés pour retirer les fonds, passé ce délai, le retrait ne sera plus possible.

Avant de vous rendre en bureau de poste, vous devez télécharger votre autorisation de retrait sous la forme d'un code-barres à usage unique.

Rendez-vous dans la rubrique "mes opérations" où votre demande s'affiche maintenant avec une mention bleue "Autorisée".

En cliquant sur l'opération,vous voyez apparaître un bouton "Code-barres de retrait disponible" , vous pouvez enregistrer le code sur votre smartphone ou bien l'imprimer afin de le présenter au guichetier en même temps que votre pièce d'identité.

Attention : vous pouvez vous approvisionner uniquement auprès du bureau de poste qui a été sélectionné lors de la demande de retrait.

Il est inutile de prendre rendez-vous, veillez juste à vous présenter au moins une heure avant la fermeture. Sur place, pas de temps perdu : le guichetier flashe le code-barres, contrôle votre identité ou celle de votre mandataire et vous remet les fonds en sac scellé.  Le sac n'est pas ouvert pour compter les fonds. En cas de réclamation, vous devez vous rapprocher de la DGFiP.

Lors de vos connexions ultérieures à la plateforme, le retrait apparaîtra dans la rubrique "mes opérations", accessible en colonne de gauche.

En cliquant sur l'item, tous les détails s'afficheront :

• le bureau de poste de retrait,
• la date
• et le montant retiré.