Sceller mon document budgétaire sur TotEM

Après le vote, il faut sceller le flux en allant dans l’onglet « Visualisation » puis en cliquant sur « Valider et sceller le flux ».
Cette opération ajoute dans le fichier XML une ligne contenant une empreinte numérique, la date garantissant que le document n’a pas été modifié. Le scellement assure ainsi l’intégrité du fichier,  sa conformité réglementaire pour la télétransmission à la préfecture.

Télétransmettre en préfecture

L’envoi du document budgétaire à la préfecture est l’étape finale du processus de télétransmission, l’envoi dématérialisé à la préfecture est obligatoire et condtionne le caractère exécutoire de l’acte. 

Il est réalisé par le tiers de télétransmission de la collectivité, pour plus d’information sur les modalités pratiques pour télétransmettre, veuillez vous rapprocher de votre intelocuteur en préfecture et consulter cette page.

Quelles informations renseigner lors de la télétransmission d’un document budgétaire ?
Afin de faciliter le contrôle mis en œuvre par les services des préfectures sur les actes budgétaires, les collectivités émettrices sont invitées à joindre dans le même envoi la délibération soumise au contrôle de légalité  ainsi que le document budgétaire qui lui est annexé et qui est soumis au contrôle budgétaire.

1. Les actes budgétaires doivent, quels qu’ils soient (BP, BS, DM, CFU), être transmis sous format électronique en sélectionnant la matière  « 7.1 Décisions budgétaires », et la nature « 5. Documents budgétaires et financiers ».
2. La document budgétaire doit impérativement être déposée au format XML en sélectionnant le type de pièce jointe “99_BU - Document budgétaire” et la délibération d’approbation PDF doit être déposée au sein de la même enveloppe avec le type “70_DE - Délibération”.

L’utilisation d’une enveloppe dématérialisée unique est impérative. Elle évite l’envoi de deux accusés de réception pour chaque partie de l’acte. Elle évite toute ambiguïté sur la date d’ouverture des délais du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire. Ainsi, l’envoi de l’accusé de réception sanctionnera la réception d’un acte complet et dissipera une insécurité juridique majeure.
NB : Le fichier XML ne doit pas être signé électroniquement. Il doit seulement être scellé dans TotEM puis transmis à la préfecture via le tiers de télétransmission.

Cas fréquents d’échec de la télétransmission :

Cas n°1 : le flux de la collectivité n’est pas correctement scellé.
Un flux non scellé est rejeté à l’entrée  d’Actes budgétaires. Un flux correctement scellé doit être visible à partir du filtre « Voir les flux scellés » de la fenêtre principale de TotEM. Si ce n’est pas le cas, le flux n’est pas scellé. Veuillez alors vous rediriger vers le menu « Utiliser TotEM» pour obtenir le mode opératoire détaillé de la procédure de scellement via le guide d’utilisation.

Cas n°2 : les consignes de télétransmission n’ont pas été correctement suivies par le tiers de télétransmission.
Une enveloppe de télétransmission ne doit contenir qu’un seul fichier XML (indépendamment du nombre de PDF). De plus, il convient de vérifier que lors de l’envoi, les informations suivantes ont été correctement saisies dans le portail d’injection des actes par le tiers de télétransmission :

• Nature : 5. Documents budgétaires et financiers
• Matière : 7.1. Décisions budgétaires