L’envoi du document budgétaire à la préfecture est l’étape finale du processus de dématérialisation. Il est réalisé par le tiers de télétransmission de la collectivité (voir Dispositifs des opérateurs de transmission homologués pour le système d'information @CTES, 13 septembre 2019).
La collectivité doit contacter son tiers de télétransmission pour plus d’informations concernant le fonctionnement des outils qu’il met à disposition.
Accusé de réception
Lors de la télétransmission d’un document budgétaire dans Actes budgétaires, le tiers de télétransmission reçoit un accusé de réception du document de l’application Actes qu’il doit envoyer à la collectivité.
Contenu de l’enveloppe de télétransmission
Afin de faciliter le contrôle mis en œuvre par les services des préfectures sur les actes budgétaires, les collectivités émettrices sont invitées à joindre dans le même envoi la délibération soumise au contrôle de légalité ainsi que le document budgétaire qui lui est annexé et qui est soumis au contrôle budgétaire.
- Les actes budgétaires doivent, quels qu’ils soient (budget primitif, budget supplémentaire, compte administratif, décision modificative), être transmis sous format électronique sur l'application Actes Budgétaires dans la matière intitulée « 7.1 Décisions budgétaires », en utilisant la nature d'acte « 5. Documents budgétaires et financiers ».
- Quand la collectivité envoie son budget sous forme dématérialisée, il lui appartient d’intégrer le document budgétaire au format XML dans la même enveloppe dématérialisée que la délibération arrêtant le budget.
L’utilisation d’une enveloppe dématérialisée unique évite l’envoi de deux accusés de réception réceptionnant chacun une partie de l’acte. Elle évite toute ambiguïté sur la date d’ouverture des délais du contrôle de légalité (deux mois) et du contrôle budgétaire (un mois). Ainsi, l’envoi de l’accusé de réception sanctionnera la réception d’un acte complet et dissipera une insécurité juridique majeure.
NB : Le fichier XML ne doit pas être signé électroniquement. Il doit seulement être scellé dans TotEM puis transmis à la préfecture via le tiers de télétransmission.
Cas fréquents d’échec de la télétransmission
Cas n°1 : le flux de la collectivité n’est pas correctement scellé
Un flux non scellé est rejeté à l’entrée d’Actes budgétaires. Un flux correctement scellé doit être visible à partir du filtre « Voir les flux scellés » de la fenêtre principale de TotEM. Si ce n’est pas le cas, le flux n’est pas scellé. Veuillez alors vous rediriger vers le menu « Utiliser TotEM» pour obtenir le mode opératoire détaillé de la procédure de scellement via le guide d’utilisation.
Cas n°2 : les consignes de télétransmission n’ont pas été correctement suivies par le tiers de télétransmission
Une enveloppe de télétransmission ne doit contenir qu’un seul fichier XML (indépendamment du nombre de PDF). De plus, il convient de vérifier que lors de l’envoi, les informations suivantes ont été correctement saisies dans le portail d’injection des actes par le tiers de télétransmission :
- Nature : 5.Documents budgétaires et financiers
- Matière : 7.1. Décisions budgétaires