Selon les textes, les collectivités ont le choix entre :
• construire elles-mêmes leur dispositif de transmission électronique pour se connecter à l'application @CTES ;
• recourir à un opérateur de transmission qui assure la transmission de leurs actes vers l'application du ministère et peut, à leur demande, fournir des prestations complémentaires (aide à la constitution des fichiers, formats, certificats d'authentification et/ou de signature électronique, stockage …).
Dans les deux cas, le dispositif de transmission utilisé par la collectivité doit être conforme aux caractéristiques définies dans le cahier des charges de la transmission électronique et faire l'objet d'une procédure d'homologation déterminée par l’arrêté du 26 octobre 2005 modifié . Ces règles visent à assurer son insertion dans la chaîne de dématérialisation entre la collectivité et la préfecture.
Le responsable du dispositif de transmission doit s’assurer de :
• l’identification de l’émetteur ;
• l’intégrité du flux de données ;
• la sécurité et la confidentialité des données.
En application de l’exigence EXPL-5 du cahier des charges des dispositifs de télétransmission, le formulaire de déclaration de changement doit être dûment rempli et envoyé au minimum dans les deux mois précédant une évolution technique majeure, juridique ou d’hébergement. Même en l’absence de changement, il doit être envoyé au plus tard le 31 décembre de chaque année.