Fiches techniques sur les régies d'avances et de recettes

Le décret n°2005-1601 du 19 décembre 2005 relatif aux régies de recettes, d'avances et de recettes et d'avances des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, modifiant le code général des collectivités territoriales, et complétant le code de la santé publique ainsi que le code de l'action sociale et des familles, a été publié au Journal officiel du 22 décembre 2005. Il est accompagné d'un arrêté du 19 décembre 2005   fixant le montant par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement et d'acquisition de spectacles payables par l'intermédiaire d'un régisseur d'avances. Ce décret est entré en vigueur le 1er mars 2006.

Parallèlement, a été publiée l’instruction codificatrice n°06-031 ABM du 21 avril 2006 qui a vocation à expliciter les dispositions réglementaires figurant dans le décret.

Les principales mesures à signaler sont les suivantes :

  • La notion de mandataire introduite par le décret a vocation à remplacer celles de suppléant, sous-régisseur et préposé en vigueur dans l’ancienne réglementation.

En effet, le mandat tel qu'il résulte de l'article 1984 du code civil donne une assise juridique à l'intervention de personnes par procuration du régisseur et agissant, de ce fait, en son nom et pour son compte.

Dans l’ancienne réglementation, les notions de sous-régisseur, préposé et suppléant étaient uniquement prévues par l'instruction codificatrice du 20 février 1998 (aujourd’hui abrogée), sans définition juridique de la nature des opérations qu'ils exécutaient.

Dorénavant, l'acte constitutif de la régie, qu'il s'agisse d'une régie d'avances, de recettes, ou d'avances et de recettes, doit prévoir le recours à des mandataires. Ceux-ci sont nommés par l'ordonnateur sur avis conformes du comptable et du régisseur.

Les mandataires ne sont pas responsables personnellement et pécuniairement des opérations qu'ils exécutent. Ils sont dispensés de cautionnement.

Toutefois, le mandataire est responsable personnellement et pécuniairement des opérations de la régie lorsqu'il assure la fonction de suppléant du régisseur absent pour une durée n'excédant pas deux mois.

Le mandataire suppléant peut percevoir une indemnité de responsabilité pendant la durée effective où il exerce la fonction de régisseur.

Parallèlement, le décret organise la possibilité de désigner un régisseur intérimaire lorsque le régisseur titulaire est susceptible d'être absent pour une durée supérieure à deux mois ou en cas de cessation de fonctions du régisseur, dans l'attente de la nomination d'un nouveau régisseur.

Toutefois, l'intérim des fonctions de régisseur ne saurait excéder six mois mais peut être renouvelable une fois.

Le régisseur intérimaire est responsable personnellement et pécuniairement des opérations qu'il réalise. Il est astreint à constituer un cautionnement. Il peut percevoir une indemnité de responsabilité.

  • S'agissant des modalités de règlement des dépenses ou d'encaissement des recettes, le décret prend acte de la possibilité pour les collectivités locales d'avoir recours à des titres spéciaux de paiement, dénommés "instruments de paiement".

C'est ainsi que les régisseurs de recettes et d'avances peuvent être amenés, dans les conditions prévues par la réglementation qui organise ces titres, à percevoir ou à remettre des chèques d'accompagnement personnalisé, des chèques emploi-service universels, des titres-restaurant ou des chèques-vacances.

  • Parmi les autres mesures visant à faciliter le fonctionnement des régies, le décret prévoit que  la périodicité de remises des chèques à l'encaissement doit être fixée dans l'acte constitutif   de la régie dès lors que le régisseur ne dispose pas de compte de disponibilités.

Le montant de l'avance peut être porté au quart des dépenses prévisibles annuelles de la régie (au lieu du sixième dans l’ancienne réglementation).

Les régisseurs de régies temporaires peuvent être dispensés de constituer un cautionnement pour une durée n'excédant pas six mois (au lieu de deux mois dans l’ancienne réglementation).

Si la règle de la reconstitution de l'avance par le comptable assignataire après validation des pièces justificatives par l'ordonnateur demeure, le régisseur peut dorénavant remettre directement les pièces justificatives au comptable et   obtenir une reconstitution directe de son avancedès lors que l'acte constitutif de la régie le prévoit.

Enfin, l’instruction codificatrice autorise le non reversement en fin d'année du montant de l'avance et du fonds de caisse.

Compléments à l'instruction du 21 avril 2006 sur les régies : mise en jeu de la responsabilité du régisseur et attribution de la nouvelle bonification indiciaire - Janvier 2007

1) Au titre 8, chapitre 4, §3 sur la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur :

A ce paragraphe,  il convient de supprimer le paragraphe relatif à la prise en charge du mandat.

Exemple :
Le comptable verse un fonds de caisse de 1.000 euros au régisseur
Débit 5412 Crédit 515 pour 1.000 euros.
Suite à un vol de 250 euros, le fonds de caisse se retrouve à 750 euros.

Les dispositions du chapitre 4 du titre 8 de l’instruction sur les régies du secteur public local s’appliquent comme suit :

§2 : Constatation comptable du préjudice   de 250 euros

Débit 429 Crédit 5412 pour 250 euros

Ce faisant, le solde du compte 5412 chez le comptable correspond à celui réellement présent dans les caisses du régisseur, soit 750 euros.

§3 :

  • Émission d’un ordre de reversement (pas d’écriture comptable)
  • Reconstitution du fonds de caisse

Dans la mesure où la régie doit continuer à fonctionner, l’avance doit être reconstituée à hauteur de la somme prévue à l’acte constitutif.

A ce titre et au cas d’espèce, le comptable doit lui verser 250 euros de fonds de caisse :

Débit 5412 Crédit 515 pour 250 euros

Le fonds de caisse est ainsi reconstitué, le régisseur dispose de 1.000 euros de monnaie conformément à ce qui est retracé dans la comptabilité du comptable.

La prise en charge du mandat à ce stade est a priori une erreur. En effet, la collectivité à ce stade n’a pas à supporter une charge dès lors qu’elle attend le versement de cette somme par le régisseur sur un compte de tiers comme indiqué au §4 Débit 515 Crédit 429 ou par la trésorerie générale des créances spéciales du trésor à défaut de versement spontané du régisseur selon la même écriture.

§8 et 9 :

Le compte de charge exceptionnel 6718 n’est appelé à jouer pour apurer le compte 429 (Dt 6718 Ct 429) qu’en cas de décharge de responsabilité (§8) ou de remise gracieuse (§9). C’est cette écriture qui est décrite dans la M14 pour apurer le 429. C’est à ce moment que doit être supportée la charge et non au moment de la reconstitution de l’avance comme il est indiqué au §3.

Il convient donc de supprimer le § "prise en charge du mandat."

2) Au titre 2, chapitre 3, § 1.7 sur l’attribution de la nouvelle bonification indiciaire (NBI) :

Le décret n°2006-779 du 3 juillet 2006 publié au JO du 4 juillet 2006 et portant attribution de la nouvelle bonification indiciaire à certains personnels de la fonction publique territoriale a modifié les points d’attribution de NBI aux personnels assurant les fonctions de régisseur d’avances ou de recettes.

Ainsi, les régisseurs d’avances et/ou de recettes ont désormais droit à une bonification des points de NBI attribués de la manière suivante

  • pour les régies de 3.000 euros à 18.000 euros : 15 points de majoration sont attribués
  • pour les régies supérieures à 18.000 euros : 20 points de majoration sont attribués.

Par conséquent, les arrêtés attributifs de NBI aux régisseurs de recettes et d’avances doivent être mis en conformité avec ce nouveau décret.

Par ailleurs, il est également précisé que ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er août 2006.

Nomination de régisseurs dans le secteur public local - Actes non soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'Etat - Janvier 2007

L'instruction codificatrice n°98-037 ABM du 20 février 1998 (aujourd'hui abrogée) prévoyait au titre 2, chapitre 3, paragraphe 2.2 que, pour être exécutoire, l'acte de nomination du régisseur devait être notifié aux intéressés et transmis au représentant de l'Etat dans le département.

Cette position avait été arrêtée en accord avec le ministère de l'Intérieur par analogie aux actes de nomination des agents dans les collectivités locales qui, pour être exécutoires, doivent être notifiés aux intéressés et transmis au représentant de l'Etat.

Cependant, la loi n°2004-809 du 13 août 2004 dite loi relative aux responsabilités locales a allégé la liste des actes transmissibles au représentant de l'Etat, notamment en ce qui concerne les actes de nomination.

De plus, la fonction de régisseur n'est prévue par aucun cadre d'emploi de la fonction publique territoriale et toute personne physique peut être nommée régisseur (même s'il ne s'agit pas d'un agent de la collectivité) comme cela est fixé par l’article R.1617-3 du code général des collectivités territoriales (CGCT).

Par conséquent, le ministère de l’Intérieur a finalement considéré qu’il n’est pas possible d’assimiler la nomination des régisseurs aux actes de nomination des agents de la fonction publique territoriale.

Pour admettre que les actes de nomination des régisseurs devaient être transmissibles au représentant de l’Etat, il aurait donc fallu que ces actes figurent expressément dans la liste des actes fixés par l’article L.2131-2 du CGCT, ce qui n’est pas le cas.

Les actes de nomination des régisseurs et des mandataires sont donc exécutoires de plein droit dès qu’ils ont été notifiés aux intéressés conformément aux dispositions de l’article L.2131-3 du CGCT.

Pour autant, même si ces actes ne sont pas soumis à l’obligation de transmission pour revêtir le caractère exécutoire, "le représentant de l’Etat peut en demander communication à tout moment."

L’instruction codificatrice n°06-031 ABM du 21 avril 2006 relative aux régies du secteur public local a pris acte de cette modification.

Mention de l’adresse personnelle des régisseurs sur leur acte de nomination - Janvier 2007

La ville de X avait saisi la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) sur les modalités de communication et de publicité des arrêtés de nomination des régisseurs et des suppléants.

La CADA, dans un avis en date du 6 décembre 2001, a estimé que "l’adresse des régisseurs constitue une mention couverte par le secret de la vie privée et ne peut donc pas être communiquée aux tiers en application de l’article 6-II de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000, sauf texte législatif exprès imposant une telle formalité". Elle notait, en outre, que "l’instruction ministérielle (instruction codificatrice n°98-037 ABM du 20 février 1998 aujourd'hui abrogée)imposant la mention de cette adresse, alors que ces arrêtés doivent, par ailleurs, être rendus publics dans leur intégralité par voie d’affichage ou d’insertion au recueil des actes des collectivités en cause, ne paraît pas conforme sur ce point aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978". Elle proposait la solution de faire figurer la mention litigieuse sur un document autre que l’arrêté lui-même afin de pouvoir en dissocier les modalités de diffusion et de communication.Afin de se conformer à l’avis rendu par la CADA, il convient de ne plus faire figurer l’adresse des régisseurs sur les arrêtés de nomination et il appartient aux collectivités de la communiquer aux comptables sur un document annexe. L'instruction 06-031 ABM du 21 avril 2006 a pris acte de ces observations au titre 2, chapitre 3, § 1.2 : "L'identification du régisseur, à savoir son nom patronymique ou d'épouse et son prénom, doit être clairement mentionnée dans l'acte de nomination." La mention de l'adresse ne devra pas figurer sur l'arrêté de nomination lui-même mais sur un document annexe qui sera communiqué au comptable.

En effet, l'adresse des régisseurs constitue une mention couverte par le secret de la vie privée et ne peut donc pas être communiquée aux tiers en application de l'article 6-II de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000.

Assouplissement de la périodicité de remise à l'encaissement des chèques reçus par les régisseurs - Janvier 2007

L’article R.1617-8 du CGCT modifié par le décret n°2005-1601 du 19 décembre 2005 relatif aux régies du secteur public local précise que :

"Les régisseurs versent et justifient les recettes encaissées par leurs soins au comptable public assignataire dans les conditions fixées par l’acte constitutif de la régie et au minimum une fois par mois. Les chèques sont remis à l’encaissement, ou au comptable assignataire si le régisseur ne détient pas de compte de dépôts, selon une périodicité fixée par l’acte constitutif de la régie. Ils peuvent être envoyés par voie postale, en recommandé." Auparavant, il était prévu une obligation de remise des chèques à l’encaissement, ou au comptable assignataire, au plus tard le lendemain de leur réception.Cette obligation a été abrogée. En effet, elle s’avérait particulièrement contraignante, difficile à respecter et présentait un intérêt limité en terme d’enjeu financier pour certaines régies. Dorénavant, la périodicité de remise des chèques à l’encaissement doit être prévue par l’acte constitutif de la régie et elle est au minimum d’une fois par mois.

En tout état de cause, la périodicité doit être fixée en tenant compte des exigences de sécurité et des objectifs de gestion de la trésorerie de la collectivité en fonction des sommes encaissées par la régie.

Perception du produit des contraventions par les policiers municipaux et indemnités aux régisseurs - Mars 2005

L'article L.2212-5 du code général des collectivités territoriales prévoit que les agents de police municipale constatent par procès-verbaux les contraventions aux arrêtés de police du maire, ainsi que les contraventions aux dispositions du code de la route dont la liste est fixée par décret en Conseil d'État.

Afin de permettre à ces agents de police municipale d'encaisser, pour le compte de l'État, le produit des amendes sanctionnant les contraventions, des régies de recettes d'État sont créées par le préfet en concertation avec les maires concernés.

Les régisseurs de ces régies sont nommés par arrêtés préfectoraux.

Conformément aux termes de la circulaire du ministère de l'Intérieur du 3 mai 2002, les régisseurs perçoivent une indemnité de responsabilité déterminée par l'arrêté du 28 mai 1993 modifié par l'arrêté du 3 septembre 2001.

L'article 102 de la loi de finances rectificative pour 2004 a inséré un article L.2212-5-1 au code général des collectivités territoriales précisant les conditions de versement de cette indemnité de responsabilité :

Les communes et groupements de communes (...) versent au nom et pour le compte de l'État, l'indemnité de responsabilité due aux régisseurs de ces régies au vu de la décision du représentant de l'État dans le département. Ce versement fait l'objet d'un remboursement par l'État dans des conditions prévues par voie réglementaire.

Sans attendre la parution de ce texte réglementaire, il est précisé que la pièce justificative dont doit disposer le comptable à l'appui de cette dépense est constituée soit de l'arrêté pris par le préfet précisant le montant dû à chaque régisseur, soit de l'arrêté de nomination du régisseur pris par le préfet sur lequel figure le montant de l'indemnité à verser.

L'arrêté de mise à jour de la nomenclature M14 est déjà paru au titre de l'exercice 2005, et d'éventuelles subdivisions spécifiques identifiant ces opérations ne pourront être créées avant l'exercice 2006. Aussi, seront utilisés le compte 6225 "Indemnités aux comptables et aux régisseurs" pour constater le versement de l'indemnité et le compte 74718 "Participations - État - Autres" pour l'encaissement de la compensation versée par l'État.

Versement d'une indemnité de responsabilité par les communes ou groupements de communes aux régisseurs d'Etat chargés de percevoir le produit des contraventions - Juillet 2005

Conditions de remboursement de cette dépense réalisée pour le compte de l'État - Arrêté du 17 juin 2005

L'arrêté du 17 juin 2005 publié au Journal officiel du 14 juillet organise le dispositif de remboursement de l'indemnité de responsabilité due aux agents de police municipale, régisseurs d'État, chargés de percevoir le produit des amendes sanctionnant les contraventions.L'indemnité due à chaque régisseur est calculée dans les conditions fixées par l'arrêté du 28 mai 1993 modifié relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et au montant du cautionnement imposé à ces agents.Le remboursement par l'État est égal au montant de l'indemnité fixée pour chaque régisseur dans la décision du représentant de l'État dans le département prise en application du barème précité et produite comme pièce justificative à l'appui de la dépense réalisée, à même hauteur, par la collectivité ou l'établissement public local.Lorsque plusieurs régies sont implantées au sein d'une même commune ou d'un même groupement de communes, le remboursement correspond au cumul des sommes dues par régisseur installé auprès de chaque régie.Lorsque plusieurs régisseurs se succèdent auprès de la même régie au cours d'une année, le montant du remboursement tient compte des sommes dues à chaque régisseur au prorata de la durée effective pendant laquelle l'agent a exercé la fonction de régisseur.

Enfin, le montant de la dotation versée au titre de l'année 2004 comprend une part correspondant au montant des sommes dues au titre de l'indemnité de responsabilité à verser aux régisseurs des régies de police municipale créées antérieurement au 1er janvier 2004.

Instruction relative au recensement des régies pour le remboursement de l'indemnité de responsabilité due aux régisseurs d’État au sein des polices municipales au titre de l'exercice 2020.