Circuit de traitement des dépenses
L’ordonnateur est chargé d’engager, de liquider et d’ordonnancer les dépenses.
L’engagement est l’acte par lequel l’organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge.
Il doit rester dans la limite des autorisations budgétaires données par l’assemblée (budget, autorisations de programme, autorisations d’engagement) et demeurer subordonné aux autorisations, avis et visas prévus par les lois et règlements propres à chaque catégorie d’organismes publics (décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).
L’engagement juridique d’une dépense peut résulter :
- de l’application de dispositions législatives ou réglementaires ;
- d’actes individuels accomplis par l’ordonnateur ou ses représentants habilités (passation d’un marché, d’un bail, commande d’une fourniture, acquisition immobilière, etc.) ;
- de la combinaison de lois, règlements et de décisions individuelles (dépenses de personnel) ;
- d’une décision juridictionnelle (dommages et intérêts, expropriation).L’engagement comptable est préalable à l’engagement juridique.
La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette de l’établissement et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux opérations qui interviennent soit simultanément, soit successivement : la constatation du service fait et la liquidation proprement dite.
La constatation précède logiquement la liquidation, mais elles sont étroitement liées. La constatation du service fait consiste à vérifier la réalité de la dette. Cette opération a donc pour but de s’assurer que la personne ou l’organisme avec lesquels l’établissement a traité ont bien accompli les obligations qui leur incombent. L’ordonnateur doit ainsi certifier le service fait à l’intention de l’agent comptable.
L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’établissement à un ou plusieurs créanciers. En dehors des procédures de paiement sans ordonnancement préalable ou de paiement par les régisseurs, aucune dépense ne peut être acquittée si elle n’a pas été préalablement ordonnancée.
Le calcul du plafond applicable aux dotations budgétaires pour dépenses imprévues
La procédure des dépenses imprévues de l'article L. 2322-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) permet à l'exécutif de la collectivité de répondre rapidement à des aléas budgétaires sans solliciter une décision modificative de l'assemblée délibérante.
Pour chacune des sections, le montant des crédits inscrits au titre des dépenses imprévues de l'exercice ne doit cependant pas dépasser le plafond de 7,5% des crédits correspondants aux dépenses réelles prévisionnelles de la section.
Pour le calcul de ce plafond, il convient de rapporter le montant des dépenses imprévues au total des dépenses réelles prévisionnelles de la section à l'exclusion des dépenses inscrites en restes à réaliser.
En effet, les restes à réaliser correspondent aux dépenses engagées et non mandatées de l'exercice précédent (article R. 2311-11 du CGCT). Ils ne donnent pas lieu à une ouverture de crédit au titre de l'exercice en cours et ne constituent donc pas une dépense prévisionnelle. Par conséquent, leur montant ne peut être retenu dans le calcul du total des dépenses réelles prévisionnelles de chaque section. De la même façon, le déficit reporté est également exclu de l'assiette de calcul des dépenses imprévues.
En cas de dépassement du plafond fixé par la loi, une lettre d’observation peut être adressée à la collectivité locale lui suggérant d’adopter une nouvelle délibération budgétaire. A défaut, il appartient au préfet de déférer la délibération au tribunal administratif pour non respect des dispositions de l’article L 2322-1 du CGCT.
Le service facturier dans le secteur local
Un service facturier ou « SFACT » est une organisation innovante de la chaîne de la dépense qui mutualise les contrôles respectifs de l’ordonnateur et du comptable pour limiter leur redondance. Ce dispositif est prévu par l’article 41 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
Cette organisation, qui a fait ses preuves dans la sphère de l’État, est transposable au secteur public local. Le SFACT, centre unique de traitement et de paiement des factures piloté par le comptable public, fonctionne avec une équipe mixte composée d’agents issus de la DGFiP et de la collectivité concernée, chacun conservant son statut d’origine.
La mise en place d’un SFACT ne modifie pas la séparation ordonnateur/comptable.
Les avantages du SFACT
- Professionnaliser et fluidifier la chaîne de la dépense
- Optimiser l’utilisation des crédits et les délais de paiement
- Améliorer les relations avec les fournisseurs
- Réaliser des gains de productivité
- Consolider la qualité comptable
Plus d'informations sur le SFACT
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