Les agents concernés
Sont concernés tous les agents en position d’activité, de détachement ou mis à disposition ainsi que les agents non titulaires de droit public hormis ceux occupant des emplois de direction et des emplois de cabinet.
En sont exclus les agents en position hors cadre, en disponibilité ou en congé parental.
En ce qui concerne les stagiaires, la cour administrative d’appel de Marseille, dans un arrêt du 6 avril 2004, a jugé que les dispositions concernant la notation des fonctionnaires n’étaient pas incompatibles avec la situation des stagiaires et leur étaient donc applicables, alors que la circulaire du 2 décembre 1992 (NOR : INTB9200314C) relative aux dispositions communes applicables aux fonctionnaires stagiaires stipulait qu’elles ne leur étaient pas applicables. Une réponse ministérielle précise que « sous réserve de décisions des juridictions administratives qui viendraient remettre en cause le caractère facultatif de la notation des stagiaires, celle-ci ne constitue aucunement une obligation. Lorsqu’elle est effectuée, elle est dépourvue de lien avec la notation qui accompagne le déroulement de la carrière des fonctionnaires titulaires ». (JO Sénat du 18 octobre 2007, p. 1867, question n° 543).
La procédure de notation
La procédure de notation est fixée par le décret n° 86-473 du 14 mars 1986. Elle est établie chaque année au cours du dernier trimestre. Elle repose sur une fiche individuelle de notation qui doit comporter les éléments suivants :
- une appréciation d’ordre général exprimant la valeur professionnelle de l’agent et indiquant, le cas échéant, les aptitudes de l’intéressé à exercer d’autres fonctions dans le même grade ou dans un grade supérieur ;
- une note chiffrée allant de 0 à 20 ;
- les observations de l’autorité territoriale sur les vœux exprimés par l’intéressé.
La notation conditionne l’évolution de leur carrière. Elle influe sur l’avancement d’échelon, permet d’évaluer l’aptitude de l’agent à bénéficier d’un avancement de grade, d’une promotion interne, ou d’un changement d’affectation au vu des vœux qu’il a formulés ; elle est également l’occasion pour l’agent de s’exprimer sur son travail quotidien, sur les difficultés qu’il peut rencontrer, de faire connaître ses souhaits. La notation est obligatoire. Le pouvoir de notation est exercé par l’autorité territoriale au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur des services, ces derniers pouvant recueillir l’avis du chef ou du responsable de service sous les ordres duquel l’intéressé travaille.
La fiche individuelle doit être communiquée à l’agent qui atteste en avoir pris connaissance et à la CAP compétente. En effet, la commission peut proposer la révision de la fiche à la demande des agents. La communication de la fiche de notation doit intervenir trois semaines au moins avant la réunion de la CAP compétente ; l’agent peut demander la révision de l’appréciation et de la note à l’autorité territoriale, mais il doit faire parvenir cette demande huit jours au moins avant la réunion de la CAP.
L’agent prend connaissance de sa note chiffrée, de l’appréciation générale et des observations faites sur ses vœux. Puis il date et signe sa fiche, sauf demande de révision.
La fiche individuelle de notation doit figurer au dossier du fonctionnaire et une copie doit en être communiquée au centre de gestion compétent.
Les critères de notation
L’autorité territoriale peut établir une grille détaillant les critères fixés. Le décret 87-1107 du 30 décembre 1987 a fixé pour les agents de catégorie C les critères d’appréciation, doivent être pris en compte des éléments suivants :
- connaissances professionnelles ;
- initiative, exécution, rapidité, finition ;
- sens du travail en commun et relations avec le public ;
- ponctualité et assiduité.
Pour les agents relevant des catégories A et B, les critères d’appréciation sont fixés par chaque statut particulier ; les critères mentionnés dans la plupart des statuts sont les suivants :
- aptitudes générales ;
- efficacité ;
- qualités d’encadrement ;
- sens des relations humaines.
Cependant, quelques statuts particuliers ont adapté les critères de notation aux particularités de certains emplois (directeurs de police, directeurs d’établissement d’enseignement artistique etc.).
A titre expérimental, les collectivités territoriales et leurs établissements publics peuvent remplacer la notation par un entretien professionnel.
Instauré à titre expérimental par la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 (création de l’article 76-1 dans la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984) au titre des années 2010, 2011 et 2012, l’entretien professionnel sera pérennisé en lieu et place de la notation à compter de 2015, par le biais d'une disposition législative insérée dans un prochain projet de loi. L’expérimentation se poursuit donc au titre des années 2013 et 2014.
Le personnel concerné
L’expérimentation est rendue applicable par délibération. La participation des collectivités à ce dispositif est facultative. Cette expérimentation ne peut concerner qu’un cadre d’emplois, qu’une filière ou qu’un seul niveau hiérarchique. Les fonctionnaires soumis à cette expérimentation ne sont pas soumis au système de notation. Sont exclus de l’expérimentation :
- les fonctionnaires stagiaires ;
- les agents non titulaires ;
et les cadres d’emplois dont les statuts particuliers ne prévoient pas de système de notation
Le calendrier
La campagne d’évaluation doit débuter de façon à rester compatible avec les dates prévisibles des commissions administratives paritaires (CAP) au cours desquelles les éventuelles révisions de notations des personnels non évalués seront examinées
La préparation de l’entretien
Un délai minimal de huit jours est fixé entre le moment où le fonctionnaire reçoit une convocation de son supérieur hiérarchique direct et la date de l’entretien professionnel. La convocation à l’entretien professionnel doit être accompagnée de la fiche de poste et de la fiche d’entretien professionnel qui servira de base au compte rendu.
Le contenu de l’entretien
Le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 rappelle que l’entretien professionnel doit porter sur :
- Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
- La détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service ;
- La manière de servir du fonctionnaire ;
- Les acquis de son expérience professionnelle ;
- Le cas échéant, ses capacités d'encadrement ;
- Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié ;
- Les perspectives d'évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité.
Les critères à partir desquels la valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée, au terme de cet entretien, sont fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau de responsabilité assumé. Ces critères, fixés après avis du comité technique paritaire, portent notamment sur :
- L'efficacité dans l'emploi et la réalisation des objectifs ;
- Les compétences professionnelles et techniques ;
- Les qualités relationnelles ;
- La capacité d'encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.
Les suites des entretiens
Le compte rendu rédigé par le supérieur hiérarchique doit être soumis à l’autorité territoriale qui peut le compléter de ses observations. Dans un délai de 10 jours suivant la date de l’entretien professionnel, le compte rendu de cet entretien est notifié au fonctionnaire évalué qui a, lui-même dix jours pour le retourner signé à son supérieur hiérarchique. La signature de l’agent atteste uniquement qu’il en a pris connaissance et ne présume pas de son accord. Elle ne fait pas non plus obstacle à ce que l’agent formule une demande de révision ou exerce les voies de recours habituelles.
Le compte rendu est inséré dans le dossier individuel du fonctionnaire. Si la collectivité est affiliée à un centre de gestion, elle doit lui en communiquer une copie dans les délais compatibles avec l’organisation des CAP.
Les recours
L’article 7 du décret du 29 juin 2010 organise, sans pour autant exclure les voies de recours administratif et contentieux de droit commun, une procédure de révision propre à l’entretien professionnel. Cette procédure interrompt le délai de recours contentieux.
Quel que soit le mode de recours, la révision ou l’annulation du compte rendu de l’entretien conduit soit à reprendre les parties non modifiées en faisant apparaître les nouvelles formulations soit, s’il s’agit d’une annulation totale, à l’établissement d’un nouveau compte rendu précédé, le cas échéant d’un nouvel entretien.
La procédure de révision
Dans un délai de 15 jours francs suivant la notification, le fonctionnaire évalué présente sa demande de révision du compte rendu auprès de l’autorité territoriale (pour un compte rendu notifié le 10 janvier, la demande de révision devra être déposée au plus tard le 26 janvier à minuit).
L’autorité territoriale dispose de 15 jours à compter de la date du dépôt de la demande de révision pour répondre au fonctionnaire. L’absence de réponse dans ce délai doit être considérée comme un rejet de la demande de révision. Le fonctionnaire peut alors décider de poursuivre la procédure en saisissant la CAP pour obtenir la modification du compte rendu. il doit le faire dans les 15 jours suivant la réponse (explicite ou implicite) de l’autorité territoriale à sa demande.
Même si la CAP estime que la demande est justifiée, elle n’a pas le pouvoir de réviser la notation : elle ne peut que proposer à l’autorité territoriale de modifier le compte rendu de l’entretien professionnel.
Au terme de la procédure devant la CAP, il revient à l’autorité territoriale de communiquer au fonctionnaire évalué le compte rendu définitif de l’entretien individuel.
Prise en compte des entretiens professionnels pour l’établissement du tableau d’avancement
Cet entretien est pris en compte pour établir les tableaux d’avancement. En effet, l’article 8 du décret du 29 juin 2010 établit un lien entre l’examen de la valeur professionnelle des fonctionnaires effectué à l’occasion de l’élaboration des tableaux d’avancement et le dispositif expérimental d’évaluation annuelle compte tenu notamment :
- des comptes rendus d'entretiens professionnels ;
- des propositions motivées formulées par le chef de service ;
- et, pour la période antérieure à la mise en place de l'entretien professionnel, des notations.
Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté dans le grade.